OPS là vị trí công việc phổ biến và đặc thù trong ngành xuất nhập khẩu, chuyên có mặt tại các cảng hàng không, cảng biển để nhập – xuất hàng hóa. Vậy thực chất OPS là gì, công việc này có khó không, đặc điểm và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp ra sao? Tất cả những thắc mắc ở trên sẽ được TSL giải đáp cụ thể và chi tiết ngay sau đây. Cùng theo dõi nhé!
OPS là gì?
OPS là từ viết tắt của “Operations”, tạm dịch là Hiện trường/Giao nhận. Đây là thuật ngữ dùng để chỉ chung cho các vị trí công việc liên quan đến giao nhận, vận chuyển hàng hóa,… tại hiện trường như sân bay, bến xe, cảng biển.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vị trí OPS đóng vai trò quan trọng, phụ trách các công việc liên quan đến thủ tục, chứng từ giấy tờ để nhập, xuất hàng hóa, giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi.
Thực tế, OPS là một công việc khó nhằn và vất vả khi phải di chuyển ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy vậy, công việc này lại không đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn như những bộ phận khác trong ngành logistics, xuất nhập khẩu.
Chức năng chính của OPS
Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa, OPS thực hiện các chức năng chính sau đây:
- Xử lý Đơn đặt hàng và các chứng từ, thủ tục xuất nhập khẩu: OPS có chức năng quản lý và xử lý các đơn đặt hàng từ khách hàng, bao gồm xác nhận đơn, xử lý thanh toán, đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Đồng thời, phối hợp với các bên liên quan để hoàn thành thủ tục nhập khẩu, xuất khẩu, thông quan hàng hóa.
- Điều phối các hoạt động tại kho bãi, bến cảng: OPS tiến hành điều phối hoạt động vận chuyển hàng hóa, tập kết hàng tại kho, bốc dỡ, đóng gói hàng hóa, nhập container,…
- Quản lý Quy trình Logistics: Đảm bảo quy trình vận chuyển, lưu kho, đóng gói và phân phối được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán.
- Giám sát vận chuyển: Theo dõi và quản lý các hoạt động vận chuyển, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng cách.
- Quản lý kho hàng: Tổ chức và quản lý kho hàng để đảm bảo tính hiệu quả trong việc lưu trữ và phân phối hàng hóa đến các địa điểm giao thương như sân bay, bến cảng, nhà ga,…
- Giải quyết các vấn đề phát sinh: Xử lý các vấn đề và khó khăn xuất hiện trong quá trình logistics, bao gồm cả việc giải quyết sự cố vận chuyển, hỏng hóc hoặc thiếu hàng hóa.
Vai trò của OPS trong hoạt động xuất nhập khẩu
Mỗi vị trí trong bộ phận OPS lại đảm nhận một vai trò khác nhau, giúp hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa của rủi ro. Cụ thể:
Nhân viên kinh doanh logistic và xuất nhập khẩu
- Nhân viên Sale xuất nhập khẩu (Trading hay Oversea Sale): Là chức vụ thường thấy trong các công ty cung cấp hàng hóa cho đối tác nước ngoài. Vai trò của công việc này là đem đến lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp.
- Nhân viên Sale tại các hãng tàu: Bộ phận đảm nhiệm hoạt động trao đổi trực tiếp với khách hàng hoặc thông qua công ty xuất nhập tàu để định giá cước. Vị trí này có nhiệm vụ bán và hỗ trợ cước tàu cho các hoạt động kinh doanh tại tàu cảng.
- Nhân viên Sale tại các Công ty giao nhận (Forwarder): Đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng như định giá cước tàu, làm các thủ tục hải quan, tracking,…
Nhân viên chứng từ
- Nhân viên chứng từ trong Công ty xuất nhập khẩu: Đảm nhận các công việc như gặp gỡ khách hàng/đối tác, tracking và đặt hàng, đóng hàng hóa, khai báo hải quan,…
- Nhân viên chứng từ Công ty giao nhận (Forwarder): Vai trò của bộ phận này là ghi chép cẩn thận các chứng từ và xuống bến cảng để làm việc với hải quan.
Nhân viên thanh toán Quốc tế:
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế bao gồm các công việc như chuyển T/T, mở L/C, kiểm tra các hóa đơn, chứng từ xuất nhập khẩu,…
Nhân viên hiện trường/giao nhận
Đảm nhiệm nhiệm vụ giao nhận chứng từ, làm các thủ tục hồ sơ vận chuyển, nộp thuế,… tại cảng khi cần giao nhận hàng hóa.
Nhân viên điều vận xe/bãi
Công việc này yêu cầu nhân viên điều khiển phương tiện, di chuyển hàng hóa chuẩn xác khi ra vào container.
Nhân viên thu mua (Purchaser)
Nhân viên viên thu mua OPS có vai trò chính trong việc tìm kiếm đối tác; đánh giá chất lượng nguyên vật liệu; thương lượng, đàm phán giá cả và chốt đơn hàng. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua phối hợp với phòng kinh doanh và kho bãi để thống nhất phương án mua bán và nhập hàng.
Các công việc chính của OPS trong ngành Logistics
Khi tham gia vào các vị trí OPS trong ngành Logistics, bạn cần phải đảm nhận một số công việc sau đây:
- Chịu trách nhiệm trong việc tiếp nhận bộ chứng từ xuất – nhập từ Sales/Docs và đi nộp thuế tại hải quan.
- Phụ trách thông quan hàng hóa tại hải quan hoặc lấy hàng tại chi cục, cảng nội địa (ICD), cảng biển, cảng hàng không,…
- Tiếp nhận hồ sơ và các yêu cầu từ bộ phận Sales/Docs để làm các chứng từ như giấy phép, chứng nhận, C/O, Phyto, Fumi,…
- Khai báo hải quan tại cảng hoặc hỗ trợ nhân viên chứng từ (CS) khai báo thông tin khi có yêu cầu.
- Liên hệ với khách hàng và hướng dẫn khách hàng làm các thủ tục cần thiết để vận chuyển hàng hóa.
Yêu cầu cần có của người làm OPS
Ops là vị trí có yêu cầu công việc tương đối vất vả, phải di chuyển nhiều giữa các địa điểm, thời gian làm việc không cố định. Công việc này đòi hỏi sự chăm chỉ, bền bỉ, sức khỏe tốt và phù hợp với nam giới hơn là chị em phụ nữ.
Nếu bạn định thử sức và gắn bó với OPS thì cần lưu ý một số yêu cầu cơ bản sau:
- Có kiến thức chuyên môn và nắm rõ quy trình thông quan hàng hóa tại bến cảng, sân bay.
- Rèn luyện sự cần cù chăm chỉ, sức khỏe dẻo dai để thích nghi với điều kiện ngoại cảnh.
- Không ngại việc di chuyển thường xuyên, liên tục giữa các địa điểm giao nhận hàng hóa.
- Chủ động sắp xếp thời gian làm việc hợp lý dựa theo các khung giờ tàu, máy bay ra vào bến cảng, sân bay.
- Có sự khéo léo, linh hoạt trong giao tiếp khi làm việc với đối tác, khách hàng và hải quan.
- Có tinh thần, trách nhiệm đối với công việc, hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra liên quan đến số lượng, chất lượng, hóa đơn chứng từ và an ninh.
Vậy là TSL vừa cùng bạn tìm hiểu chi tiết về công việc OPS là gì, đặc điểm và vai trò của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang tìm một công việc không yêu cầu cao về năng lực trong ngành logistics thì hoàn toàn có thể thử sức với OPS để tích lũy kinh nghiệm trước khi muốn chuyển qua các công việc chuyên sâu hơn.