Việc hiểu rõ SOF là gì và vai trò của Statement of Facts trong vận tải biển không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để xử lý các tranh chấp. Trong bài viết này, TSL Logistics sẽ giúp bạn làm rõ bản chất của SOF, cũng như vai trò mà chứng từ này mang lại trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
SOF là gì
SOF là viết tắt của cụm từ Statement of Facts, nghĩa là “nhật ký làm hàng” hay nhật ký hàng hải. Đây là một loại chứng từ được lập ra nhằm ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến quá trình tàu cập cảng, bốc dỡ hàng hóa, chẳng hạn như thời gian tàu đến, bắt đầu dỡ hàng, thời tiết, thời gian chờ, hoặc bất kỳ yếu tố nào ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận.
Thông thường, Statement of Facts sẽ do đại lý tàu hoặc người khai thác cảng lập và được xác nhận bởi thuyền trưởng, đại diện chủ hàng, và bên giao nhận (forwarder). Những thông tin trong SOF sẽ là căn cứ quan trọng để tính các chi phí phát sinh.
Nội dung có trong SOF
Các nội dung mà bạn sẽ thấy trong SOF
Thời gian tàu đến và đi
Nội dung đầu tiên và quan trọng nhất trong Statement of Facts (SOF) chính là thời gian tàu đến cảng và thời gian tàu rời đi. Những mốc thời gian này không chỉ thể hiện lịch trình thực tế của tàu mà còn là căn cứ quan trọng để tính toán laytime.
Ví dụ, nếu tàu cập cảng vào lúc 07:00 ngày 15/07 và rời đi lúc 23:00 ngày 18/07, thì tất cả thông tin này sẽ được ghi chi tiết trong SOF. Trong trường hợp quá trình cập cảng bị trì hoãn do yếu tố khách quan như thời tiết xấu tình trạng ùn tắc cảng, hay trục trặc kỹ thuật, thì những chi tiết đó cũng sẽ được liệt kê nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho mọi bên liên quan.
Thời gian xếp dỡ hàng
Thời điểm bắt đầu và kết thúc việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng là một phần không thể thiếu trong nội dung SOF. Các mốc thời gian này thường được ghi lại với độ chính xác đến từng phút, bao gồm:
- Thời gian bắt đầu xếp hàng
- Thời gian kết thúc xếp hàng
- Thời gian bắt đầu dỡ hàng
- Thời gian kết thúc dỡ hàng
Thông tin này giúp các bên dễ dàng kiểm soát tiến độ vận chuyển, đo lường hiệu quả làm hàng và đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng thuê tàu. Ngoài ra, các thời gian nghỉ do nghỉ trưa, ca kíp, hoặc điều kiện không thuận lợi cũng được ghi chú để tách khỏi tổng thời gian làm hàng thực tế.
Sự cố phát sinh
Trong quá trình làm hàng hoặc lưu tàu tại cảng, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra gây ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển, chúng đều phải được ghi rõ trong SOF. Những tình huống thường gặp bao gồm:
- Trục trặc thiết bị xếp dỡ
- Ngừng làm hàng do mưa bão
- Sự cố kỹ thuật từ tàu hoặc cảng
- Thiếu nhân lực bốc xếp
Việc liệt kê chi tiết các sự cố này giúp làm rõ nguyên nhân gây chậm trễ, hỗ trợ việc phân bổ trách nhiệm và tính toán chi phí phát sinh một cách công bằng, đồng thời giảm nguy cơ tranh chấp giữa các bên như chủ tàu, người thuê tàu, và đại lý giao nhận.
Chữ ký và xác nhận
Một SOF hợp lệ bắt buộc phải có đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan, bao gồm:
- Thuyền trưởng hoặc đại diện tàu
- Đại lý giao nhận hoặc người xếp dỡ
- Đại diện chủ hàng hoặc người thuê tàu
Chữ ký không chỉ xác nhận các thông tin ghi trong SOF là đúng sự thật, mà còn là bằng chứng nếu xảy ra tranh chấp về thời gian, phí lưu tàu hoặc tình trạng hàng hóa.
Vai trò của SOF trong vận tải đường biển
Là cơ sở để tính phí lưu tàu
Trong vận tải đường biển đóng vai trò như một “bằng chứng xác thực” về các mốc thời gian diễn ra trong suốt quá trình tàu cập cảng, xếp dỡ hàng và rời bến. Là yếu tố quan trọng trong việc xác định phí lưu tàu hoặc tiền thưởng dỡ hàng nhanh.
Ví dụ cụ thể: nếu tàu phải chờ lâu hơn thời gian làm hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng chủ tàu có quyền yêu cầu người thuê tàu bồi thường phần thời gian chậm. Ngược lại, nếu xếp dỡ hoàn thành sớm hơn dự kiến, người thuê sẽ được thưởng. Tất cả những mốc thời gian để tính toán các khoản này đều được trích xuất trực tiếp từ SOF.
Làm rõ trách nhiệm của các bên khi có tranh chấp
Không chỉ phục vụ việc tính chi phí, SOF còn là chứng từ có giá trị pháp lý trong việc làm rõ trách nhiệm của các bên nếu phát sinh tranh chấp. Chẳng hạn, khi quá trình xếp dỡ bị trì hoãn, việc xác định lỗi thuộc về chủ tàu, người thuê tàu hay cảng vụ có thể căn cứ vào các mốc sự kiện được ghi lại trong SOF.
Trong một số vụ việc trọng tài hàng hải SOF được trích dẫn như bằng chứng chính để phân tích nguyên nhân chậm trễ và xác lập nghĩa vụ bồi thường. Nếu SOF được ký xác nhận bởi cả đại lý cảng, thuyền trưởng và người thuê tàu, thì giá trị pháp lý của tài liệu càng được củng cố.
Theo dõi tiến độ
Bên cạnh các chức năng trên, người ta còn dùng SOF như công cụ giám sát tiến độ hiệu quả trong hoạt động vận tải. Thông qua các mốc thời gian được cập nhật liên tục, chủ hàng hoặc đại lý tàu có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ chuỗi hành trình tại cảng.
Đối với bộ phận logistics tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu, SOF giúp lập kế hoạch tiếp nhận hàng hóa, điều phối nhân sự và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển. Các sự kiện như thời tiết xấu, yêu cầu kiểm dịch, thời gian làm hàng ban ngày/ban đêm đều được thể hiện rõ trong SOF, giúp doanh nghiệp chủ động ra quyết định và tránh bị phạt khi tàu lưu cảng lâu hơn dự tính.
Qua bài viết này hy vọng bạn đã hiểu thế nào là SOF, biết được những nội dung cần có và sự quan trọng của chúng trong vận tải đường biển. Nếu bạn cần biết thêm thông tin hoặc có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé.