Các loại chứng từ có liên quan đến giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

Để đảm bảo quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển diễn ra thuận lợi và hợp pháp, việc nắm vững các chứng từ có liên quan đến giao nhận, vận chuyển là rất quan trọng. Trong bài viết này, TSL sẽ cùng bạn tìm hiểu về các loại chứng từ chủ yếu trong giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển, từ hợp đồng vận chuyển, vận đơn, đến các giấy tờ chứng nhận khác, nhằm giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất khi muốn tự làm thủ tục.

Tại sao cần chuẩn bị chứng từ giao nhận, vận chuyển đường biển

Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác trong vận chuyển đường biển là điều bắt buộc được quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành mà mọi nhà xuất khẩu đều cần phải thực hiện. Chứng từ như vận đơn đường biển (Bill of Lading), giấy phép xuất khẩu, và chứng từ hải quan đều có vai trò quan trọng trong việc xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, đảm bảo tính hợp pháp của quá trình xuất nhập khẩu, và giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý. 

Khi tất cả các giấy tờ liên quan được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng, từ đó giảm thiểu khả năng bị phạt hoặc gặp phải các tranh chấp pháp lý không mong muốn.

Ngoài ra, các chứng từ liên quan đến việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất khẩu còn giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi trong khi giao dịch quốc tế. Chứng từ như hợp đồng vận chuyển, phiếu kiểm đếm, và chứng từ hải quan giúp bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua, tránh tình trạng hàng hóa bị mất mát, chậm trễ, hoặc không đúng yêu cầu.

Bộ chứng từ xuất khẩu đường biển

Bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gồm các tài liệu cần thiết giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa một cách hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là các chứng từ chính mà các doanh nghiệp xuất khẩu cần phải có khi tham gia vào hoạt động xuất khẩu hàng hóa qua đường biển.

Chứng từ hải quan

Chứng từ hải quan là loại chứng từ bạn không thể thiếu khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Đây là những giấy tờ bạn cần chuẩn bị:

Giấy phép xuất khẩu hàng hóa của Bộ Công Thương (1 bản chính)

Đây là văn bản chứng nhận rằng doanh nghiệp xuất khẩu đã được cấp phép để xuất khẩu một loại hàng hóa cụ thể ra nước ngoài. Việc có giấy phép xuất khẩu giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định của Bộ Công Thương và các cơ quan chức năng. Đặc biệt, các mặt hàng đặc thù như sản phẩm nông sản, thực phẩm hoặc hóa chất sẽ yêu cầu giấy phép này để đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình xuất khẩu.

Tờ khai hải quan ( 2 bản chính )

Tờ khai hải quan là tài liệu không thể thiếu trong bất kỳ giao dịch xuất khẩu nào. Đây là chứng từ được lập để khai báo với cơ quan hải quan về thông tin chi tiết của lô hàng, bao gồm loại hàng hóa, số lượng, mã HS và các thông tin liên quan đến vận chuyển. Tờ khai hải quan không chỉ giúp cơ quan chức năng kiểm tra và kiểm soát lô hàng mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp xuất khẩu tuân thủ các quy định về thuế và phí hải quan. 

Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao)

Hợp đồng ngoại thương là sự thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu về các điều khoản liên quan đến giao dịch hàng hóa, bao gồm giá trị, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các yêu cầu khác. Hợp đồng này là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. 

Chuẩn bị bản sao hợp đồng ngoại thương cần phải được chuẩn bị và lưu trữ để làm bằng chứng trong quá trình thực hiện xuất khẩu, đồng thời giúp đảm bảo rằng mọi điều kiện về giao hàng và thanh toán đều được thực hiện theo đúng cam kết.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế 

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận mã số thuế được sử dụng để chứng minh rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và có đầy đủ điều kiện tham gia vào hoạt động xuất khẩu. Ngoài ra, giấy chứng nhận mã số thuế cũng giúp cơ quan hải quan và các cơ quan chức năng xác minh nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp trong mọi giao dịch.

Kê khai hàng hóa xuất khẩu

Bạn cũng cần chuẩn bị thêm kê khai hàng hóa xuất khẩu. Và giấy kê khai hàng xuấ khẩu cần đảm bảo đầy đủ những thông tin sau: mô tả, số lượng, trọng lượng, và giá trị của từng mặt hàng. Việc kê khai chính xác cũng giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sai sót trong việc tính toán thuế, phí và các chi phí khác liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa.   

Chứng từ cảng và tàu

• Bản khai lược hàng hóa: Là loại giấy tờ có tác dụng khai báo các loại hàng hóa tàu sẽ vận chuyển và dùng làm cơ sở để đối chiếu khi xếp dỡ hàng trên tàu. Việc chuẩn bị bản khai lược cũng không quá khó khăn, bởi đây là giấy tờ do đại lý tại cảng lập. Nên bạn chỉ cần ký vận đơn là sẽ lấy được bản khai lược. 

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Vận đơn xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận từ người gửi hàng và sẽ được vận chuyển đến cảng đích theo hợp đồng. Đây là tài liệu pháp lý chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, giúp người nhận hàng có thể lấy hàng tại cảng đích. Vận đơn cũng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, giảm thiểu các tranh chấp về quyền sở hữu và trách nhiệm vận chuyển.

• Biên lai thuyền phó: Biên lai này thường được lập khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, và nó đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh việc giao nhận hàng hóa đã diễn ra đúng quy trình.

• Sơ đồ xếp hàng: Là bản vẽ chi tiết, thể hiện cách thức xếp hàng hóa lên tàu sao cho tối ưu về mặt không gian và an toàn. Tạo thuận tiện trong việc kiểm tra và xếp dỡ hàng hóa.

• Phiếu kiểm đếm: Ghi số lượng, trọng lượng và các đặc tính khác của hàng hóa sau khi được kiểm tra tại cảng xuất khẩu. Phiếu giúp đảm bảo tính chính xác của hàng hóa khi xuất khẩu. Chứng từ này giúp xác nhận rằng lô hàng được giao đúng số lượng và chất lượng theo hợp đồng. 

• Chỉ thị xếp hàng: Là tài liệu chỉ dẫn về cách thức xếp hàng hóa trên tàu sao cho phù hợp với yêu cầu của cả người gửi hàng và các quy định an toàn.

Chứng từ khác 

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : Là một giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền từ nước xuất khẩu. Ngoài việc chứng minh nguồn gốc, loại chứng nhận này còn giúp giảm thuế quan.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) : Đây là tài liệu cần thiết để xác định giá trị hải quan của hàng hóa và làm căn cứ để tính thuế nhập khẩu. Hóa đơn thương mại cũng giúp nhà xuất khẩu yêu cầu thanh toán từ phía người mua.

• Phiếu đóng gói (Packing List): Phiếu đóng gói được hiểu là một bảng kê khai hàng hóa đựng trong 1 kiện hàng lớn. Trên đấy thường ghi các nội dung sau: Ngày lập hóa đơn, thông tin người mua và bán, địa chỉ, cảng xếp dỡ, số hiệu tàu vận chuyển, kích thước và trọng lượng hàng hóa.

• Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng: Là văn bản do người xuất khẩu lập ra để thông báo cho người nhập khẩu về số lượng, trọng lượng của hàng hóa sẽ nhận.

• Chứng từ bảo hiểm: Bảo hiểm dùng để bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro trong quá trình vận chuyển, như mất mát, hư hỏng hoặc thiên tai. Chứng từ này cũng giúp bảo vệ quyền lợi của cả người xuất khẩu và người nhập khẩu, tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Các chứng từ có thể phát sinh khi giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Trong quá trình vận chuyển sẽ rất khó để chúng ta tránh những trường hợp gặp phải sự cố phát sinh. Khi đó, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau để bảo vệ quyền lợi cũng như đòi bồi thường.

• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC): Là biên bản được lập để xác nhận số lượng hàng hóa thực tế đã giao nhận tại cảng. Đây là biên bản tạo lập giữa cảng và tàu vận chuyển.

• Biên bản kê khai hàng thừa thiếu: Trong trường hợp hàng hóa khi nhận có số lượng không khớp với biên bản ROROC nới trên. Thì bạn cần yêu cầu lập biên bản CSC – Kê khai hàng hóa thừa thiếu.

• Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ: Biên bản này được lập để ghi nhận tình trạng của hàng hóa tại thời điểm giao nhận và là chứng cứ cần thiết để yêu cầu bồi thường từ các công ty bảo hiểm hoặc nhà vận chuyển khi hàng hóa bị đổ vỡ.

• Biên bản giám định phẩm chất: Khi có sự nghi ngờ về chất lượng hàng hóa, biên bản giám định phẩm chất sẽ được lập để xác định xem hàng hóa có đạt chuẩn theo yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu hay không. 

• Biên bản giám định số trọng lượng: Biên bản giám định số trọng lượng được sử dụng trong trường hợp có sự không đồng nhất về trọng lượng của hàng hóa so với thông tin đã khai báo. 

• Biên bản giám định của công ty bảo hiểm: Trong trường hợp xảy ra sự cố, biên bản giám định của công ty bảo hiểm sẽ giúp xác định mức độ thiệt hại và là căn cứ để yêu cầu bồi thường. 

• Thư khiếu nại: Là chứng từ quan trọng trong trường hợp người xuất khẩu hoặc nhập khẩu phát hiện ra các vấn đề liên quan đến chất lượng, số lượng hoặc tình trạng hàng hóa sau khi giao nhận.

Trên đây là bài viết chi tiết về những loại giấy tờ cần thiết để quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra thuận lợi. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã có thể kiến thức về lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, có thể liên hệ với TSL để nhận được tư vấn sớm nhất.