Công bố hợp quy không chỉ là thủ tục pháp lý giúp sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp, mà còn là minh chứng rõ ràng cho chất lượng, độ an toàn và sự tuân thủ quy định của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ công bố hợp quy là gì, hồ sơ cần chuẩn bị ra sao và quy trình thực hiện như thế nào. Trong bài viết này, TSL sẽ giúp bạn nắm vững toàn bộ thông tin quan trọng về thủ tục công bố hợp quy.
Công bố hợp quy là gì
Theo Điều 3 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, được bổ sung bởi Thông tư 02/2017/TT-BKHCN, công bố hợp quy được hiểu là việc tổ chức hoặc cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành. Nói cách khác, đây là thủ tục pháp lý bắt buộc nhằm khẳng định sản phẩm của doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về an toàn, sức khỏe, môi trường và lợi ích cộng đồng theo đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN).
Hiểu một cách đơn giản, công bố hợp quy chính là bước khẳng định “chất lượng đạt chuẩn” để sản phẩm được phép lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam. Việc thực hiện công bố hợp quy giúp doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 119/2017/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Quy chuẩn kỹ thuật là gì
Quy chuẩn kỹ thuật là văn bản quy định về giới hạn các đặc tính kỹ thuật, yêu cầu bắt buộc mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc quy trình phải tuân thủ để đảm bảo an toàn cho con người, động vật, thực vật, bảo vệ môi trường, lợi ích và an ninh quốc gia. Các quy chuẩn này được ban hành dưới dạng QCVN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) hoặc QCĐP (Quy chuẩn kỹ thuật địa phương) bởi Bộ quản lý ngành, lĩnh vực hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Đối tượng phải công bố hợp quy là gì
Đối tượng công bố hợp quy bao gồm tất cả sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quy trình hoặc môi trường thuộc danh mục sản phẩm nhóm 2 tức là nhóm có khả năng gây mất an toàn, được quy định cụ thể trong quy chuẩn hiện hành.
Các đối tượng này thường bao gồm:
- Sản phẩm vật liệu xây dựng, thiết bị điện, viễn thông, đồ chơi trẻ em, phương tiện giao thông.
- Hàng hóa nhập khẩu có nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe, môi trường, hoặc an ninh quốc gia.
- Dịch vụ kỹ thuật và quy trình sản xuất có yêu cầu đảm bảo chất lượng, an toàn.
Thời gian hiệu lực của công bố hợp quy
Theo quy định hiện hành, đối với hàng hóa sản xuất trong nước, giấy công bố hợp quy có thời hạn hiệu lực là 03 năm kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền cấp. Sau thời gian này, tổ chức hoặc cá nhân sản xuất phải thực hiện công bố hợp quy lại, khi có thay đổi về đặc tính kỹ thuật, thông số sản phẩm hoặc khi giấy chứng nhận hợp quy hết hiệu lực.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, quy định có sự khác biệt. Công bố hợp quy cho hàng nhập khẩu chỉ có hiệu lực đối với từng lô hàng, tức là mỗi lần nhập khẩu cùng loại hàng hóa, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện công bố hợp quy lại. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và chi phí đánh giá, doanh nghiệp có thể sử dụng lại các kết quả thử nghiệm hoặc chứng nhận hợp quy còn hiệu lực đã thực hiện trước đó, nếu các thông số kỹ thuật của sản phẩm không thay đổi.
Lý do cần làm thủ tục công bố hợp quy
Dưới đây là 3 lý do chính giải thích vì sao mọi doanh nghiệp cần làm thủ tục công bố hợp quy:
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý bắt buộc theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Theo quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và Thông tư 02/2017/TT-BKHCN, tất cả sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm 2 đều phải được công bố hợp quy trước khi đưa ra thị trường. Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, nhằm đảm bảo sản phẩm phù hợp với các giới hạn, chỉ tiêu kỹ thuật mà quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đã ban hành.
- Hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát chất lượng hàng hóa hiệu quả hơn: Thủ tục công bố hợp quy giúp các cơ quan chức năng dễ dàng quản lý, theo dõi và kiểm soát các sản phẩm đang lưu thông. Điều này đảm bảo thị trường chỉ lưu hành các mặt hàng đạt tiêu chuẩn an toàn, đồng thời giảm thiểu tình trạng hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc hàng không rõ nguồn gốc.
- Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và nâng cao uy tín doanh nghiệp: Một sản phẩm đã được chứng nhận và công bố hợp quy thể hiện rằng doanh nghiệp cam kết tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật và đặt chất lượng lên hàng đầu. Điều này không chỉ giúp người tiêu dùng an tâm khi lựa chọn mà còn tăng uy tín thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh khi hợp tác xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường. Ngoài ra, việc chủ động công bố hợp quy còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý.
Danh mục hàng hóa phải làm thủ tục công bố hợp quy
Danh mục các loại hàng hóa, sản phẩm buộc phải làm công bố hợp quy:
| Căn cứ pháp lý | Cơ quan quản lý | Danh mục hàng hóa, sản phẩm làm công bố hợp quy |
| Thông tư số 31/2017/TT-BYT | Bộ Y tế |
|
| Thông tư số 14/2018/TT-BNNPTNT | Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn |
|
| Thông tư số 04/2018/TT-BTTTT và Thông tư 11/2020/TT-BTTTT | Bộ Thông tin và Truyền thông |
|
| Thông tư số 41/2018/TT-BGTVT và 12/2022/TT-BGTVT | Bộ Giao thông Vận tải | Xe đạp, xe đạp điện, xe mô tô, xe gắn máy
Xe máy chuyên dùng Ô tô, rơ moóc và sơ mi rơ moóc Toa xe đường sắt đô thị Đầu máy Điêzen |
| Thông tư số 13/VBHN-BCT | Bộ Công thương |
|
| Thông tư số 01/2009/TT-BKHCN | Bộ Khoa học và Công nghệ |
|
Bộ hồ sơ làm thủ tục công bố hợp quy theo quy định
Theo quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và Thông tư 02/2017/TT-BKHCN, một bộ hồ sơ công bố hợp quy hoàn chỉnh cần bao gồm:
- Bản công bố hợp quy được lập theo Mẫu 2.CBHC/HQ
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép kinh doanh (bản sao)
- Giấy chứng nhận hợp quy: là chứng từ bắt buộc, do tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định cấp, sau khi sản phẩm vượt qua quá trình đánh giá sự phù hợp.
- Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu (bản sao)
Các trường hợp công bố hợp quy phổ biến
Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá
Đây là trường hợp công bố hợp quy áp dụng khi doanh nghiệp đã có chứng nhận hợp quy cho sản phẩm cùng loại được cấp trước đó và muốn mở rộng thêm các lô hàng mới có thông số kỹ thuật giống nhau. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tự đánh giá sự phù hợp dựa trên kết quả đã có, kèm theo phiếu kết quả thử nghiệm mẫu, bản sao giấy chứng nhận hợp quy, và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn
Công bố hợp quy dựa trên kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được thừa nhận
Đây là hình thức công bố hợp quy phổ biến nhất hiện nay, áp dụng cho hầu hết hàng hóa sản xuất trong nước hoặc nhập khẩu lần đầu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xin cấp chứng nhận hợp quy tại các tổ chức chứng nhận hợp quy đã được đăng ký hoặc được thừa nhận, ví dụ như Quatest 1, Quatest 3, VNCE, v.v.
Sau khi tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá và cấp Giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp sẽ dùng kết quả này để nộp hồ sơ công bố hợp quy đến cơ quan quản lý có thẩm quyền và làm thủ tục công bố.
Công bố hợp quy dựa trên kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận được chỉ định
Tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định là các tổ chức được các cơ quan quản lý chuyên ngành chỉ định thực hiện chứng nhận hợp quy cho từng nhóm hàng hóa cụ thể.
Trường hợp công bố hợp quy này áp dụng cho các sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm quản lý chặt, ví dụ như khăn giấy, máy dệt, thực phẩm, tiền chất nổ, vật liệu công nghiệp,… Những nhóm hàng này sẽ chỉ do các tổ chức được chỉ định thử nghiệm và cấp chứng nhận.
Để biết hàng hóa sản phẩm cần làm công bố hợp quy có cần đánh giá từ các tổ chức này không, hãy liên hệ với TSL để biết thêm thông tin nhé.
Quy trình công bố hợp quy với hàng hóa, sản phẩm sản xuất trong nước
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn hợp quy
Trước khi bắt đầu thủ tục, doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm của mình thuộc nhóm hàng hóa nào và phải tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng. Mỗi loại hàng hóa từ thiết bị điện, đồ gia dụng, vật liệu xây dựng cho đến sản phẩm thực phẩm đều có một hoặc nhiều quy chuẩn kỹ thuật khác nhau.
Bước 2: Mang sản phẩm đi thử nghiệm
Sau khi xác định được quy chuẩn áp dụng, doanh nghiệp cần đưa mẫu sản phẩm đi thử nghiệm tại phòng thí nghiệm hoặc tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận hợp pháp. Kết quả thử nghiệm này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để lập bản công bố hợp quy. Doanh nghiệp có thể liên hệ với các tổ chức chứng nhận được chỉ định bởi Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương, Bộ Xây dựng… tùy theo loại sản phẩm.
Bước 3: Đánh giá sự phù hợp
Sau khi có kết quả thử nghiệm, doanh nghiệp tiến hành đánh giá sự phù hợp để chứng minh rằng sản phẩm đạt yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật đã xác định. Có hai trường hợp phổ biến như sau:
- Trường hợp 1: Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá: Doanh nghiệp tự tiến hành đánh giá các kết quả thử nghiệm. Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp đã từng thực hiện công bố hợp quy trước đó, có hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn. Hồ sơ công bố hợp quy trong trường hợp này bao gồm kết quả thử nghiệm, bản mô tả sản phẩm, quy trình kiểm soát chất lượng và mẫu bản công bố hợp quy theo mẫu quy định.
- Trường hợp 2: Công bố hợp quy dựa trên đánh giá của tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp sẽ làm công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận mà các tổ chức thử nghiệm đã cấp. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ này để nộp hồ sơ công bố hợp quy tại cơ quan quản lý chuyên ngành.
Bước 4: Nộp hồ sơ công bố hợp quy
Khi đã chuẩn bị đầy đủ kết quả thử nghiệm và các tài liệu kỹ thuật, doanh nghiệp cần tiến hành lập hồ sơ công bố hợp quy theo đúng quy định. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho sản phẩm sản xuất trong nước thường bao gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo mẫu)
- Giấy chứng nhận hợp quy
- Bản tự đánh giá sự phù hợp ((áp dụng khi doanh nghiệp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá)
- Kết quả thử nghiệm sản phẩm được thực hiện tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận.
- Các tài liệu kỹ thuật kèm theo, như bản mô tả sản phẩm, quy trình sản xuất, hoặc báo cáo kiểm soát chất lượng.
Sau khi hoàn thiện, bộ hồ sơ công bố hợp quy sẽ được nộp đến cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền. Tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất mà cơ quan tiếp nhận khác nhau, ví dụ: Đối với sản phẩm điện – điện tử, thiết bị viễn thông, hồ sơ được nộp cho Cục Viễn thông.
Bước 5: Nhận kết quả và dán tem hợp quy cho sản phẩm
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin và đánh giá tính hợp lệ. Thông thường, trong khoảng 5 đến 10 ngày làm việc, nếu hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy.
Khi đã có Thông báo tiếp nhận, nghĩa là sản phẩm của bạn chính thức được phép gắn dấu hợp quy (CR) theo quy định. Dấu hợp quy được in hoặc dán trực tiếp lên sản phẩm, bao bì, hoặc tài liệu kỹ thuật đi kèm, giúp người tiêu dùng và cơ quan quản lý dễ dàng nhận biết hàng hóa đã được kiểm định và chứng nhận đạt chuẩn.
Quy trình công bố hợp quy với hàng hóa nhập khẩu
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn hợp quy và đăng ký thử nghiệm
Trước tiên cần xác định rõ sản phẩm của mình thuộc nhóm hàng hóa nào, và tiêu chuẩn – quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Sau khi đã xác định được quy chuẩn áp dụng, doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu tại các trung tâm thử nghiệm được chỉ định.
Bước 2: Làm thủ tục thông quan hàng hóa
Với hàng hóa nhập khẩu, thông quan là bước bắt buộc trước khi đưa hàng đi thử nghiệm và đánh giá sự phù hợp. Doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chất lượng và truyền tờ khai hải quan kèm theo giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.
Lưu ý, đây chỉ là thông quan tạm thời để hàng hóa được phép vận chuyển ra khỏi khu vực cảng và mang đi kiểm tra tại phòng thử nghiệm được chỉ định. Trong thời gian này, doanh nghiệp không được phép lưu hành hoặc bán sản phẩm trên thị trường cho đến khi hoàn tất thủ tục công bố hợp quy.
Bước 3: Mang hàng hóa đi kiểm tra và đánh giá sự phù hợp
Sau khi hàng hóa đã được thông quan tạm thời, doanh nghiệp mang mẫu đến phòng thử nghiệm được chỉ định để tiến hành kiểm tra, thử nghiệm các chỉ tiêu kỹ thuật theo quy chuẩn quốc gia QCVN tương ứng.
Tương tự như quy trình công bố hợp quy đối với hàng hóa sản xuất trong nước, việc đánh giá sự phù hợp với hàng nhập khẩu cũng được chia thành hai trường hợp là Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá và công bố hợp quy dựa trên kết quả kiểm tra của tổ chức được cấp phép hoặc chỉ định.
Bước 4: Nộp hồ sơ công bố hợp quy
Sau khi đã có kết quả thử nghiệm sản phẩm hoặc Giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ công bố hợp quy lên cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Tùy vào từng nhóm hàng hóa, bộ hồ sơ có thể khác nhau, tuy nhiên sẽ bao gồm các tài liệu chính sau:
- Bản công bố hợp quy theo mẫu quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN;
- Bản sao Giấy chứng nhận hợp quy hoặc kết quả thử nghiệm sản phẩm đạt yêu cầu;
- Tài liệu kỹ thuật, hợp đồng nhập khẩu, tờ khai hải quan và chứng từ liên quan.
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy
Sau khi tiếp nhận, cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa trong thời hạn quy định. Khi việc tiếp nhận hoàn tất, doanh nghiệp có thể thực hiện công bố bằng cách dán tem hợp quy CR lên sản phẩm theo đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
Phí làm thủ tục công bố hợp quy
Các khoản chi phí làm thủ tục công bố hợp quy bạn cần biết:
- Phí thử nghiệm đánh giá: là khoản chi lớn nhất trong quy trình công bố hợp quy, thường được tính dựa trên số lượng chỉ tiêu kỹ thuật, loại hàng hóa và tiêu chuẩn áp dụng. Chi phí thử nghiệm thường bao gồm nhiều hạng mục: phí phân tích mẫu, chi phí thuê nhân viên kỹ thuật thực hiện thử nghiệm, phí sử dụng thiết bị, chi phí ăn ở – đi lại cho nhân viên trong quá trình lấy mẫu hoặc kiểm tra tại nhà máy. Do vậy, tổng mức phí có thể dao động từ vài triệu đồng đến hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng, tùy thuộc vào loại sản phẩm.
- Phí chứng nhận hợp quy: Sau khi có kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần tiến hành bước chứng nhận hợp quy thông qua tổ chức chứng nhận. Khác với lệ phí hành chính, phí chứng nhận hợp quy không cố định mà phụ thuộc vào đơn giá dịch vụ của từng trung tâm hoặc tổ chức chứng nhận hợp quy
- Lệ phí công bố hợp quy: Bên cạnh các khoản phí dịch vụ, doanh nghiệp cần nộp lệ phí công bố hợp quy. Căn cứ Điều 4, Thông tư số 183/2016/TT-BTC ngày 08/11/2016, mức lệ phí công bố hợp quy hiện hành là 150.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm.
- Trong trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách hoặc chưa quen với quy trình pháp lý, có thể thuê đơn vị tư vấn dịch vụ công bố hợp quy trọn gói. Mức phí dịch vụ này thường dao động từ vài triệu đồng cho mỗi hồ sơ, tùy thuộc vào loại hàng hóa, mức độ phức tạp của hồ sơ và yêu cầu về thời gian xử lý.
Thủ tục công bố hợp quy đòi hỏi sự am hiểu về quy định pháp lý, hồ sơ kỹ thuật và quy trình đánh giá chất lượng, khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tự thực hiện. Nếu bạn đang trong tình huống đó, TSL mang đến dịch vụ công bố hợp quy uy tín, chính xác và tiết kiệm thời gian. Hãy liên hệ ngay với TSL để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận được chứng nhận hợp quy hợp lệ.