Nhiều doanh nghiệp khi vận chuyển hàng hóa quốc tế thường băn khoăn giữa việc tự xử lý thủ tục hay thuê dịch vụ forwarder để tối ưu chi phí và thời gian. Vậy forwarder là gì, đóng vai trò thế nào trong chuỗi cung ứng, và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ này trong hoạt động xuất nhập khẩu? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về vấn đề này.
Forwarder là gì
Forwarder hay thường được viết tắt là FWD là thuật ngữ dùng để chỉ các công ty giao nhận vận tải quốc tế hoặc cá nhân chuyên đảm nhận vai trò gom hàng, sắp xếp phương thức vận tải và làm cầu nối giữa chủ hàng (shipper) với hãng vận tải (carrier). Nói cách khác, Forwarder không trực tiếp sở hữu tàu biển hay máy bay mà hoạt động như một đơn vị trung gian giúp hàng hóa của doanh nghiệp được vận chuyển an toàn, nhanh chóng đến người nhận (consignee) ở điểm cuối.
Trong thực tế, Forwarder có thể kết hợp nhiều lô hàng nhỏ từ nhiều chủ hàng khác nhau để tiết kiệm chi phí vận chuyển (consolidation), đồng thời hỗ trợ các dịch vụ cần thiết như khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ vận tải, bảo hiểm hàng hóa, hay tư vấn lựa chọn Incoterms phù hợp. Chính nhờ chuyên môn này, Forwarder giúp doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty mới tham gia xuất nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp tại Việt Nam muốn xuất khẩu cà phê sang châu Âu. Thay vì phải tự mình liên hệ hãng tàu họ có thể thuê một Forwarding company đảm nhận toàn bộ quy trình. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào sản xuất và bán hàng, còn Freight Forwarder sẽ lo từ khâu vận tải, lưu kho đến giao hàng tận nơi.
Forwarder có vai trò gì trong xuất nhập khẩu
Trung gian giữa chủ hàng và hãng vận tải
Forwarder giữ vai trò trung gian kết nối chủ hàng với hãng vận tải trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thay vì doanh nghiệp phải tự mình liên hệ nhiều đơn vị vận chuyển quốc tế, Forwarder sẽ đứng ra đàm phán giá cước, đặt chỗ trên tàu biển, máy bay hoặc xe tải, đồng thời sắp xếp toàn bộ quy trình vận chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức.
Tư vấn lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu
Không chỉ dừng lại ở vai trò trung gian, Forwarder òn cung cấp dịch vụ tư vấn về tuyến đường vận tải, phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ) và lựa chọn Incoterms phù hợp. Ví dụ, với lô hàng nông sản cần đi châu Âu, Forwarder có thể đề xuất giải pháp vận tải biển kết hợp với dịch vụ gom hàng để giảm chi phí, hoặc vận tải hàng không trong trường hợp yêu cầu giao nhanh.
Đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra thuận lợi
Trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, Forwarder đóng vai trò đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru. Từ việc chuẩn bị chứng từ hải quan, sắp xếp kho bãi, đến quản lý bảo hiểm hàng hóa, mọi công đoạn đều được kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng hàng hóa được giao đúng tiến độ, hạn chế tình trạng chậm trễ hay phát sinh chi phí không mong muốn.
Các dịch vụ mà đơn vị Forwarder cung cấp
- Dịch vụ vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa: Ngày nay, một Forwarder không chỉ đơn thuần cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, mà còn hỗ trợ vận chuyển nội địa nhằm kết nối chuỗi cung ứng toàn cầu. Với sự phát triển của các tuyến vận tải đường biển, hàng không và đường bộ, Forwarder giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu cho từng loại hàng hóa, từ việc vận chuyển hàng hóa nhỏ lẻ cho đến các lô hàng lớn cần container riêng.
- Dịch vụ gom hàng: Một trong những dịch vụ quan trọng mà Forwarder cung cấp là gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau để tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Forwarder sẽ đóng vai trò như một nhà điều phối, gom hàng từ các nhà xuất khẩu, đảm bảo rằng mỗi lô hàng đều được đóng gói và phân loại hợp lý, phù hợp với yêu cầu của hãng tàu hoặc hãng vận chuyển.
- Dịch vụ thủ tục hải quan: Trước đây, nhiều đơn vị Forwarder chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế và gom hàng, nhưng ngày nay, họ đã mở rộng phạm vi dịch vụ, bao gồm cả thủ tục hải quan. Forwarder hiện nay cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan từ việc chuẩn bị hồ sơ hải quan, kiểm tra các chứng từ xuất khẩu – nhập khẩu, đến việc xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), đảm bảo rằng các lô hàng được thông quan nhanh chóng.
Tại sao cần sử dụng Forwarder
Tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng dịch vụ Forwarder giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển quốc tế. Forwarder có mối quan hệ trực tiếp với các hãng tàu, hãng hàng không, và thông qua đó có thể đàm phán mức giá cước vận chuyển tốt hơn so với khi doanh nghiệp tự làm việc trực tiếp với các hãng vận tải. Thậm chí, doanh nghiệp còn có thể nhận được những ưu đãi đặc biệt hoặc giảm giá từ các đối tác của Forwarder, giúp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.
Trong trường hợp hàng hóa không đủ để đóng đầy một container, Forwarder có thể ghép các đơn hàng khác, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển cho mỗi lô hàng. Cách làm này không chỉ giúp giảm giá thành mà còn giúp doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng hóa nhỏ lẻ mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí so với việc vận chuyển riêng lẻ.
Hạn chế rủi ro
Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng dịch vụ của Forwarder là khả năng hạn chế rủi ro trong suốt quá trình vận chuyển quốc tế. Với kinh nghiệm và chuyên môn, Forwarder có thể xác định phương thức vận chuyển tối ưu, tránh những rủi ro tiềm ẩn như chậm trễ, hư hỏng hàng hóa, hay tắc nghẽn tại các cảng.
Họ hiểu rõ các quy định hải quan, quy trình kiểm tra hàng hóa, và các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển, từ đó đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp tuân thủ luật pháp quốc tế và giảm thiểu sự cố. Forwarder còn giúp doanh nghiệp bảo vệ hàng hóa bằng các dịch vụ bảo hiểm đầy đủ và xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng.
Kinh nghiệm chọn dịch vụ Forwarder uy tín
Chọn công ty lâu năm, có nhiều kinh nghiệm
Khi lựa chọn một Forwarder cần xem xét kinh nghiệm và thời gian hoạt động của công ty trong ngành logistics quốc tế. Các công ty có nhiều năm kinh nghiệm sẽ hiểu rõ các quy trình vận chuyển quốc tế, từ việc làm thủ tục hải quan, đàm phán với các hãng vận tải, đến việc xử lý các tình huống bất ngờ trong quá trình vận chuyển. Họ có thể giúp bạn tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa.
Dịch vụ Forwarder có chi phí hợp lý
Một yếu tố không kém phần quan trọng khi chọn dịch vụ Forwarder là chi phí dịch vụ. Dù giá cả không phải là yếu tố quyết định duy nhất, nhưng việc công ty Forwarder có giá cả hợp lý và minh bạch, không có các khoản phí ẩn sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn. Khi lựa chọn Forwarder, hãy so sánh giá cả giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau để đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất với chi phí hợp lý.
Mạng lưới đối tác rộng
Một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có mạng lưới đối tác mạnh mẽ là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể dễ dàng kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, kho bãi và các tổ chức hải quan trên toàn cầu. Mạng lưới đối tác rộng còn giúp Forwarder linh hoạt trong việc lựa chọn các tuyến đường vận chuyển và phương thức vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Có cam kết rõ ràng
Cuối cùng, khi chọn dịch vụ Forwarder bạn cần xem xét các cam kết, đảm bảo của công ty. Họ phải cam kết rõ ràng về chất lượng dịch vụ, thời gian vận chuyển, các cam kết về bảo hiểm hàng hóa và trách nhiệm trong việc xử lý các vấn đề phát sinh. Việc này giúp bạn yên tâm hơn trong việc quản lý rủi ro khi vận chuyển hàng hóa.
Forwarder là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng. Hy vong qua bài viết này bạn đã hiểu được vai trò và lý do nên sử dụng các đơn vị Forwarder.