Để kiểm soát hiệu quả dòng tiền, hàng hóa và tuân thủ đúng quy định kế toán, doanh nghiệp cần nắm rõ cách hạch toán nhập khẩu ủy thác. Vậy hạch toán nhập khẩu ủy thác là gì? Quy trình thực hiện ra sao? Trong bài viết dưới đây, TSL Logistics sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về khái niệm, các bước thực hiện .
Hạch toán nhập khẩu ủy thác là gì
Hạch toán nhập khẩu ủy thác là quá trình ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ thuế phát sinh liên quan đến hoạt động ủy thác nhập khẩu hàng hóa trên hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Trong hình thức này, doanh nghiệp (bên giao ủy thác) ký hợp đồng với một đơn vị trung gian (bên nhận ủy thác) để thay mặt mình thực hiện toàn bộ hoặc một phần quy trình nhập khẩu hàng hóa, bao gồm cả khai báo hải quan, thanh toán, vận chuyển và giao nhận hàng.
Về bản chất, đây là một nghiệp vụ thuế, kế toán đặc thù bởi liên quan đến hai thực thể pháp lý khác nhau nhưng có sự ràng buộc thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Chính vì vậy, việc hạch toán cần đảm bảo đúng bản chất giao dịch, minh bạch về chi phí ủy thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, cũng như phản ánh đúng tài sản và nghĩa vụ nợ của từng bên.
Tại sao cần làm hạch toán nhập khẩu
Một trong những lý do quan trọng nhất khiến doanh nghiệp cần làm hạch toán nhập khẩu là để kiểm soát chi phí một cách chính xác. Khi thực hiện một thương vụ nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều loại chi phí như: giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển, phí thông quan, bảo hiểm, chi phí bốc xếp, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, và các khoản lệ phí khác.
Việc ghi nhận đầy đủ các khoản chi này không chỉ giúp xác định đúng giá vốn hàng bán, mà còn là cơ sở để phân tích hiệu quả từng lô hàng. Nếu hạch toán sai hoặc thiếu sót, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sai lệch về chiến lược giá, mua hàng hoặc thậm chí tổn thất lợi nhuận mà không nhận ra.
Thêm nữa khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra sau thông quan, các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn nhập khẩu, biên lai nộp thuế, phiếu xuất kho và các bút toán kế toán liên quan sẽ được sử dụng làm căn cứ để đối chiếu.
Nếu doanh nghiệp không ghi nhận đầy đủ, đúng thời điểm hoặc không có sự thống nhất giữa chứng từ hải quan và sổ sách kế toán, rủi ro bị loại trừ chi phí hợp lý hoặc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là rất cao.
Quy trình thực hiện hạch toán bên ủy thác nhập khẩu
Bên giao ủy thác không trực tiếp thực hiện thủ tục thông quan mà sẽ ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu với bên nhận ủy thác để thay mặt mình nhập hàng từ nước ngoài. Tuy nhiên, toàn bộ chi phí, thuế và giá trị hàng hóa nhập khẩu vẫn cần được bên giao ủy thác ghi nhận đầy đủ và chính xác trên hệ thống kế toán theo đúng quy định.
Quy trình hạch toán kế toán tại bên giao ủy thác sẽ trải qua nhiều bước kế toán khác nhau, gắn liền với từng giai đoạn của hoạt động nhập khẩu, từ lúc ứng tiền mở L/C, đến khi ghi nhận hàng nhập khẩu, thuế GTGT, phí ủy thác, và kết thúc bằng việc thanh toán công nợ với bên nhận ủy thác.
Khi bên giao ủy thác chuyển tiền cho đơn vị nhận ủy thác để mở L/C nhập hàng, sẽ ghi nhận:
- Nợ TK 331 (chi tiết bên nhận ủy thác)
- Có TK 112 (chi tiết ngân hàng)
- Nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá thì đồng thời hạch toán vào TK 635 (lỗ tỷ giá) hoặc TK 515 (lãi tỷ giá).
Trị giá hàng hóa nhập khẩu sẽ được ghi nhận vào TK 156 (hàng hóa) hoặc TK 211 (TSCĐ) tuỳ loại tài sản, đồng thời phản ánh nghĩa vụ thuế như thuế nhập khẩu (TK 3333), thuế tiêu thụ đặc biệt (TK 3332), thuế bảo vệ môi trường (TK 33381) nếu có. Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, nếu doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ thì ghi Nợ TK 1331 – Có TK 33312, ngược lại sẽ ghi thẳng vào giá trị hàng hóa.
Lưu ý, phí ủy thác nhập khẩu cũng được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, và nếu có hóa đơn GTGT từ bên nhận ủy thác, cần hạch toán phần thuế được khấu trừ và không được khấu trừ một cách rõ ràng.
Cuối cùng doanh nghiệp thanh toán công nợ cho bên nhận ủy thác (bao gồm tiền hàng, thuế, phí), lúc này cần sử dụng TK 331, 3388 hoặc 1388 để thể hiện dòng tiền và công nợ đã ứng trước.
Thực hiện hạch toán bên nhận ủy thác nhập khẩu
Bước 1 Nhận tiền từ bên giao ủy thác để mở L/C
Khi bên nhận ủy thác nhận tiền từ bên giao ủy thác nhằm mục đích mở L/C (thư tín dụng). Khoản tiền này có thể được chuyển bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ, và kế toán cần căn cứ vào loại tiền nhận để thực hiện hạch toán theo tỷ giá phù hợp.
- Nếu nhận bằng tiền Việt Nam, doanh nghiệp hạch toán:
- Nợ TK 111/112 – Có TK 3388 (Phải trả bên giao ủy thác).
- Nếu nhận bằng ngoại tệ, thì phải ghi nhận tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận tiền, sử dụng TK 1112/1122 và cũng hạch toán vào TK 3388 để theo dõi công nợ chi tiết với bên giao ủy thác.
Bước 2: Hạch toán tiền ký quỹ mở thư tín dụng
Khi tiến hành chuyển tiền để ký quỹ mở L/C, kế toán cần căn cứ theo hệ thống tài khoản của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy theo chế độ kế toán áp dụng.
- Theo Thông tư 200, định khoản:
- Nợ TK 244 – Có TK 112 (theo tỷ giá thực tế)
- Theo Thông tư 133, sử dụng TK 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược
Trong cả hai trường hợp, sự thay đổi tỷ giá có thể dẫn đến lãi hoặc lỗ tỷ giá hối đoái, được phản ánh lần lượt qua TK 515 hoặc TK 635.
Bước 3: Hạch toán thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài
Thanh toán trực tiếp hoặc trừ vào khoản ký quỹ L/C để chi trả cho nhà cung cấp ở nước ngoài. Tùy thuộc vào việc bên giao đã ứng tiền hay chưa, kế toán phải:
- Ghi nhận công nợ vào TK 1388 hoặc TK 3388
- Ghi giảm khoản ký quỹ tại TK 244 hoặc TK 1386
- Phản ánh biến động tỷ giá hối đoái nếu phát sinh
Bước 4: Ghi nhận thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các loại phí nộp hộ
Trong trường hợp bên nhận ủy thác phải nộp hộ các loại thuế cho bên giao ủy thác (như thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt…), kế toán cần ghi nhận khoản phải thu lại số tiền đã nộp.
- Định khoản chuẩn sẽ là: Nợ TK 1388 / Nợ TK 3388 – Có TK 111/112
Cân đảm bảo bù trừ công nợ hợp lý và tránh sai lệch trong báo cáo tài chính, đồng thời minh bạch khoản phí mà doanh nghiệp đã ứng thay cho khách hàng ủy thác.
Bước 5: Ghi nhận doanh thu từ phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu
Nếu doanh nghiệp nhận ủy thác có tính phí dịch vụ, kế toán cần hạch toán doanh thu này dựa vào hóa đơn GTGT phát hành cho bên giao ủy thác:
- Nợ TK 131/111/112: Tổng giá trị thanh toán
- Có TK 5113: Doanh thu từ dịch vụ ủy thác
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Phần doanh thu này là nguồn thu chính của doanh nghiệp nhận ủy thác, cần được ghi nhận đúng thời điểm và đầy đủ chứng từ để không vi phạm quy định về xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
Cuối cùng, doanh nghiệp nhận ủy thác thường phát sinh nhiều khoản chi hộ khác cho bên giao như: phí lưu kho, phí giám định, phí hải quan, chi vận chuyển, bốc xếp…
- Hạch toán: Nợ TK 1388 – Có TK 111/112
- Khi kết thúc kế toán tiến hành bù trừ giữa khoản phải thu và phải trả bằng cách: Nợ TK 3388 – Có TK 1388
Bước bù trừ này giúp đối chiếu công nợ chính xác giữa hai bên và là căn cứ cho việc thanh lý hợp đồng nhập khẩu ủy thác.
Trên đây là bài viết chi tiết về quy trình làm hạch toán nhập khẩu ủy thác mà TSL muốn gửi đến bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé.