Trong quá trình nhận hàng tại cảng, lệnh giao hàng (Delivery Order) là giấy tờ bắt buộc, không có lệnh sẽ không thể lấy hàng dù mọi chi phí đã thanh toán. Hiện nay, nhiều hãng tàu đã áp dụng lệnh giao hàng điện tử (EDO) thay cho bản giấy. Việc hiểu rõ EDO là gì, lợi ích ra sao và cách lấy lệnh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nhận hàng, tránh phát sinh lưu bãi hoặc trễ tiến độ. Vậy EDO là gì? Có những lợi ích gì khi sử dụng và quy trình nhận lệnh ra sao? Cùng TSL tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây nhé:

Nội dung chính

Khái niệm

Lệnh giao hàng điện tử (EDO – Electronic Delivery Order) là một tài liệu điện tử được phát hành bởi hãng tàu hoặc đại lý giao nhận cho phép người nhận hàng (consignee) nhận hàng tại cảng đến. EDO thay thế lệnh giao hàng giấy truyền thống và được sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử trong ngành logistics và vận tải hàng hải.

Một số đặc điểm và lợi ích của EDO

Tiện lợi và nhanh chóng: EDO giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, người nhận có thể nhận lệnh ngay lập tức thông qua hệ thống điện tử thay vì chờ bản giấy
An toàn và bảo mật: Việc sử dụng lệnh giao hàng điện tử giúp hạn chế rủi ro thất lạc hoặc làm giả chứng từ.
Tiết kiệm chi phí: Việc chuyển đổi từ giấy sang lệnh giao hàng điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ.
Tích hợp với hệ thống quản lý: EDO dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý kho, hải quan, và các hệ thống khác, tạo sự liên kết chặt chẽ và giảm thiểu sai sót trong quy trình.

Quy trình lấy EDO

Bước 1: Đăng ký email nhận EDO với đại lý – hàng tàu theo form mẫu được gửi đến.

Bản đăng ký gốc sẽ phải gửi tới văn phòng làm việc của đại lý và hãng tàu để được xác nhận trên hệ thống và hoàn thành thủ tục đăng ký.

Bước 2: Thanh toán phí Local Charge (LCC) và tiền cược container

Khi nhận được Thông báo tàu cập cảng, khách hàng cần chuyển khoản thanh toán các khoản phí được liệt kê trong Đề nghị thanh toán (Debit Note) đã được nhận qua email. Đồng thời, chuyển khoản tiền đặt cọc container theo biểu phí của hãng tàu (nếu có).

Bước 3: Gửi email yêu cầu cấp EDO

Khách hàng gửi email yêu cầu cấp EDO (Lệnh giao hàng điện tử) theo mẫu và quy định của từng hãng tàu đến địa chỉ email do hãng cung cấp.

Bước 4: Hãng tàu cấp EDO

Bộ phận phát lệnh của hãng tàu sẽ kiểm tra xem đã nhận đủ tiền trong tài khoản và các điều kiện khác (như điện giao hàng, vận đơn gốc, tiền cược container…) trước khi gửi EDO qua email của khách hàng, theo thông tin trên “Bản đăng ký sử dụng dịch vụ EDO”. Sau đó sẽ tiến hành cấp EDO.

Bước 5: Gửi email xin duyệt lệnh trả rỗng

Phần lớn các hãng tàu tích hợp lệnh trả container rỗng trong lệnh giao hàng. Tuy nhiên, một số hãng tàu như COSCO, ONE… sẽ yêu cầu chủ hàng gửi email riêng để xin lệnh trả rỗng. Trong trường hợp này, khách hàng cần chủ động gửi đề nghị duyệt lệnh trả rỗng, hãng tàu sẽ phản hồi lệnh trả rỗng qua email.

📌 Lưu ý: Mỗi hãng tàu có thể có quy định và biểu mẫu riêng, vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện để đảm bảo quá trình lấy hàng diễn ra thuận lợi.