PO là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong hoạt động xuất – nhập khẩu, được hiểu với nhiều nghĩa khác nhau như đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng hay Payoneer. Vậy PO là gì? Cùng TSL tìm hiểu những thông tin chi tiết xoay quanh thuật ngữ PO nhé!
Khái niệm PO là gì?
PO (Purchase Order) hay Đơn đặt hàng là một tài liệu thương mại do người mua cấp cho người bán, nhằm mục đích thể hiện loại sản phẩm, số lượng và giá thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu.
Đơn đặt hàng thường được sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại hoặc kinh doanh để xác nhận các chi tiết của việc mua hàng và thiết lập các điều khoản giao dịch trong xuất nhập khẩu.
Bản thân việc phát hành PO không tạo thành hợp đồng. Nếu không có hợp đồng trước đó thì việc người bán chấp nhận PO sẽ hình thành nên hợp đồng giữa người mua và người bán.
>>> Đọc thêm: Hợp đồng ngoại thương là gì?
Nội dung trong PO
Thông thường, PO gồm các thông tin chi tiết liên quan đến về hàng hóa như: Số lượng hàng hóa, đơn giá, bao bì, thời hạn, cam kết,… Trên thực tế, mỗi đơn đặt hàng sẽ có cách trình bày thông tin khác nhau tùy theo ý muốn, trao đổi của người mua và người bán.
Nội dung cơ bản của một Đơn đặt hàng (PO) gồm có:
- Number and date: Số và ngày
- Seller/Buyer (Name, contact, Tel/fax): Thông tin về người mua và người bán.
- Goods description/Commodity/Product: Thông tin mô tả hàng hóa.
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Specifications/Quality: Phẩm cấp/Thông số kỹ thuật
- Unit price: Đơn giá
- Total amount: Giá trị của hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Payment terms: Điều kiện thanh toán
- Incoterms: Điều kiện bàn giao hàng hóa
- Special instruction (discount, FOC…): Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, FOC…)
- Signature: Chữ ký của các bên liên quan.
Phân loại PO
Hiện nay, PO được chia thành 2 loại phổ biến: PO điện tử và PO phi điện tử
PO điện tử
Trong xu thế phát triển của thương mại điện tử, hoạt động mua bán hàng hóa online phát triển mạnh. Do đó, nhiều đơn đặt hàng – PO được thực hiện thông qua Internet thay vì bản giấy truyền thống.
PO điện tử được áp dụng trong việc mua bán hàng hóa, dịch vụ trực tuyến (online) và thường được gọi với các tên gọi khác nhau như:
- Mua sắm điện tử
- Mua hàng điện tử
- Yêu cầu mua hàng điện tử.
PO phi điện tử
Trong nhiều trường hợp, PO phi điện tử vẫn được thực hiện thông qua bản giấy. Đây được xem là một phần tài liệu quan trọng trong hồ sơ kinh doanh. Với đơn đặt hàng phi điện tử, quy trình ghi lại hoạt động giao dịch hàng hóa trở nên thuận tiện và dễ dàng, giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm với khách hàng.
Ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại
PO được biết là loại chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hóa, dịch vụ xuất nhập khẩu. Dưới đây là một số ý nghĩa chính của PO trong hoạt động thương mại:
Xác định chính xác các thông tin giao dịch
PO là tài liệu chứa các thông tin chi tiết về việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ, bao gồm mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán và các điều khoản giao hàng. Vì thế, nó giúp xác định rõ ràng việc mua hàng và các điều khoản giao dịch.
Xác nhận giao dịch
Khi bên mua tạo và gửi một PO, nó thường phải được bên nhà cung cấp chấp nhận. Điều này tạo ra sự xác nhận chính thức từ bên nhà cung cấp rằng họ sẽ thực hiện giao dịch theo các điều khoản được đưa ra trong PO.
Theo dõi giao dịch
PO giúp bên mua và bên bán theo dõi toàn bộ quá trình giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Nó cung cấp một bản ghi về việc đặt hàng và giao hàng, giúp đảm bảo rằng quá trình giao dịch đều được thực hiện chuẩn xác.
Kiểm soát tài chính
PO thường chứa thông tin về giá cả và điều khoản thanh toán. Nhờ vậy, bên mua có thể kiểm soát tài chính và dự trù nguồn kinh phí cần thiết cho đơn đặt hàng.
Phục vụ quản lý mua hàng
PO là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý mua sắm của doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo quy trình mua hàng được thực hiện thành công. Mặt khác, PO cung cấp một cơ sở dữ liệu cho việc đánh giá và cải thiện quy trình mua sắm trong tương lai.
Bảo vệ lợi ích của các bên liên quan
PO là một văn bản hợp pháp được ký kết giữa bên mua và bên nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa. Nó được xem là căn cứ pháp lý giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều tuân theo các cam kết và điều khoản mua sắm.
Bằng việc đặt các điều khoản và điều kiện, PO giúp tránh những hiểu lầm và tranh chấp giữa các bên trong quá trình giao dịch thương mại.
Quản lý hàng hóa tồn kho
PO cung cấp thông tin về số lượng hàng cần mua, giúp quản lý tồn kho và cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch sản xuất hoặc giao hàng.
Quy trình sử dụng PO
Quy trình mua hàng PO khác nhau tùy theo từng loại hình kinh doanh, cơ bản gồm có 7 bước:
- Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và đưa ra quyết định chọn mẫu dịch vụ, hàng hóa phù hợp.
- Bước 2: Bên mua hàng xuất PO cho bên bán để tiến hành quá trình mua hàng hóa, dịch vụ.
- Bước 3: Sau khi nhận được PO, bên bán tiến hành xác nhận đơn hàng với bên mua xem có thỏa mãn điều kiện đặt hàng hay không? Nếu không đơn hàng sẽ bị hủy bỏ.
- Bước 4: Khi đơn hàng được xác nhận thành công, bên bán sẽ chuẩn bị hàng hóa, dịch vụ theo đúng yêu cầu của bên mua.
- Bước 5: Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa theo yêu cầu, bên bán nhờ đơn vị vận chuyển tiến hành chuyển hàng hóa theo đúng thông tin ghi trên PO cho bên mua.
- Bước 6: Bên bán lập hóa đơn kèm theo PO do bên mua gửi đến để đảm bảo tính chính xác và giúp kiểm tra chép thông tin nhanh chóng nhất.
- Bước 7: Bên mua kiểm tra hàng hóa xem có đúng theo PO đã gửi không? Sau khi đã nhận đúng dịch vụ, hàng hóa đã đạt, bên mua tiến hành thanh toán toàn bộ chi phí mua hàng cho bên bán.
Cách quản lý PO hiệu quả
PO là tài liệu quan trọng trong hoạt động thương mại đối với cá nhân doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO là việc làm cần thiết để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Sau đây là một số cách quản lý PO hiệu quả mà bạn có thể áp dụng:
- Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý mua sắm để tạo, theo dõi và quản lý PO. Hệ thống này giúp tự động hóa quá trình và tạo lập cơ sở dữ liệu giúp bạn dễ dàng truy cập cho tất cả các PO.
- Xác định quy trình cụ thể cho việc tạo, duyệt và xử lý PO. Việc làm này bao gồm cả việc xác định người chịu trách nhiệm tạo PO, người phê duyệt và các bước kiểm tra chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Trước khi tạo PO, cần xác minh thông tin, đảm bảo rằng nội dung ghi trong PO là chính xác và đầy đủ.
- Bên tạo PO cần yêu cầu bên nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ xác nhận PO được gửi đến. Việc này đảm bảo rằng bên bán đã nhận và đồng ý với các điều khoản trong đơn đặt hàng.
- Lưu trữ tất cả các PO và thông tin liên quan vào một hệ thống quản lý tài liệu chung. Điều này giúp dễ dàng truy xuất thông tin, theo dõi lịch sử giao dịch và xác minh các cam kết giữa hai bên.
Như vậy, TSL đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về PO trong hoạt động giao dịch thương mại. Qua đây, hi vọng rằng bằng đã có cho mình câu trả lời chính xác PO là gì và biết cách sử dụng và quản lý PO hiệu quả nhất.
TSL nhận ủy thác xuất nhập khẩu, hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai các hoạt động xuất nhập khẩu với chi phí tối ưu nhất. Chúng tôi nhận ủy thác hầu hết các mặt hàng, từ đồ gia dụng, xe đạp, phụ tùng ô tô đến các mặt hàng cồng kềnh hơn như máy xúc, xe nâng,… Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc với đa dạng các mặt hàng, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ.
Quý vị cần hỗ trợ làm trong quá trình triển khai các hoạt động logistics, vui lòng liên hệ tới TSL để nhận tư vấn nhiệt tình nhất!
CÔNG TNHH DỊCH VỤ TỔNG HỢP LOGISTICS
- Địa Chỉ: Tầng 3 Số 126 – 128 Trần Vỹ, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: 092 188 83 88
- Zalo: 092 188 83 88
- Email: info@tsl.com.vn