Trong lĩnh vực logistics, thuật ngữ Procurement được dùng để chỉ hoạt động thu mua của doanh nghiệp. Vậy Procurement là gì? Nó giữ vai trò gì trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và làm sao để phân biệt rõ với Purchasing? Trong bài viết dưới đây, TSL Logistics sẽ cùng bạn làm rõ từng khía cạnh của thuật ngữ này, từ khái niệm cơ bản đến sự khác biệt cụ thể.
Procurement là gì
Procurement tiếng Việt là thu mua, là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực logistics và quản trị chuỗi cung ứng. Đây không đơn thuần là hành động mua hàng như nhiều người vẫn nghĩ, mà là một quy trình chiến lược gồm nhiều bước liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý cung ứng và đánh giá hiệu quả.
Mục tiêu của procurement là đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp cận được nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ với chi phí tối ưu, chất lượng ổn định và đúng thời gian, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh trong thị trường.
Điểm đặc biệt của procurement là tính liên kết chặt chẽ với các hoạt động sourcing, contract management, quản lý rủi ro, và cả quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (supplier relationship management). Tại nhiều doanh nghiệp procurement không chỉ hỗ trợ bộ phận tài chính và vận hành, mà còn là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Procurement làm những gì
Thực tế bộ phận procurement không chỉ đơn thuần là đặt hàng hay thanh toán, mà đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ then chốt, góp phần đảm bảo sự vận hành trơn tru và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là những hoạt động nổi bật nhất mà người làm procurement thường thực hiện:
- Phân tích nhu cầu mua sắm: Đây là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo mọi quyết định mua hàng đều dựa trên nhu cầu thực tế. Nhân viên procurement sẽ làm việc với các phòng ban như kỹ thuật, sản xuất, marketing để thu thập thông tin, từ đó lập kế hoạch mua hàng phù hợp với ngân sách và mục tiêu vận hành. Quá trình này còn bao gồm việc dự báo nhu cầu, phân tích dữ liệu tiêu thụ và quản lý tồn kho để tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa vật tư.
- Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Tiếp nữa procurement sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, thường thông qua mạng lưới sẵn có, đấu thầu hoặc nghiên cứu thị trường. Ngoài ra họ còn đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá thành, năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và uy tín sau đó mới lựa chọn.
- Đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng: Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, người làm procurement sẽ tiến hành đàm phán các điều khoản hợp đồng, bao gồm giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, cam kết chất lượng và xử lý khiếu nại.
- Kiểm tra hàng hóa và xử lý hóa đơn, thanh toán: Khi hàng hóa được giao đến bộ phận procurement có trách nhiệm kiểm soát chất lượng để nghiệm thu, kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu hàng đạt yêu cầu, hóa đơn sẽ được tiếp nhận và xử lý thanh toán theo quy trình.
Procurement có quan trọng trong doanh nghiệp
Một số vai trò của procurement trong doanh nghiệp
Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí
Nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận procurement là đàm phán giá cả, điều khoản vận chuyển và phương thức thanh toán với nhà cung cấp quốc tế. Việc thương lượng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp có được giá tốt mà còn tối ưu chi phí vận chuyển. Ngoài ra, nhờ hiểu rõ thị trường cung ứng và biến động giá nguyên vật liệu, procurement có thể đề xuất chiến lược mua hàng ngắn hạn hoặc dài hạn nhằm tránh rủi ro tăng giá, góp phần kiểm soát chi phí đầu vào của hoạt động xuất nhập khẩu.
Đảm bảo nguồn cung ổn định, hạn chế rủi ro
Trong kinh doanh việc gián đoạn nguồn cung từ nhà cung cấp nước ngoài có thể khiến toàn bộ đơn hàng bị chậm trễ, ảnh hưởng đến lịch giao hàng, uy tín với đối tác và thậm chí phát sinh chi phí lưu kho. Procurement chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp, thiết lập phương án thay thế cũng như liên tục đánh giá năng lực cung ứng nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng không bị đứt gãy.
Hỗ trợ bộ phận làm thủ tục nhập khẩu
Procurement còn cung cấp thông tin về đơn hàng quốc tế, bao gồm: mô tả hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng và nhà cung cấp, các thông tin quan trọng để làm thủ tục thông quan. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn như Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng mua bán quốc tế, chứng từ C/O… được hỗ trợ một phần lớn từ phòng thu mua. Nhờ vậy, quá trình thông quan và vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tránh bị sai sót thông tin, giảm nguy cơ bị giữ hàng hoặc phạt do vi phạm quy định hải quan.
Sự khác biệt giữa Procurement và Purchasing
Có nhiều người thường nhầm lẫn khái niệm và hoạt động chính của Procurement với Purchasing. Cả 2 thuật ngữ này đều liên quan đến hoạt động thu mua nhưng chúng vẫn có những khác biệt. TSL sẽ chỉ rõ khác biệt giữa Procurement và Purchasing để bạn có thể hiểu rõ hơn về 2 hoạt động này.
Purchasing – Mua hàng
Purchasing là khái niệm chỉ những hoạt động mang tính giao dịch đơn lẻ, tập trung vào việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo nhu cầu đã được xác định trước. Những nhiệm vụ tiêu biểu của purchasing bao gồm: tạo yêu cầu mua hàng, phát hành đơn đặt hàng tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hóa đơn và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Nhiều người thường nhầm lẫn Purchasing và Procurement do cả hai đều liên quan đến quá trình mua sắm. Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở phạm vi và mục tiêu. Purchasing chỉ là một phần nhỏ trong chuỗi hoạt động rộng lớn của procurement. Ví dụ: khi một doanh nghiệp đặt mua giấy in từ nhà cung cấp đã được chọn, hoạt động đặt hàng, kiểm tra và thanh toán chính là hoạt động purchasing.
Purchasing thường diễn ra sau khi đã xác định được nhà cung cấp, giá cả, điều khoản, những yếu tố này vốn là kết quả của quy trình procurement. Purchasing tập trung vào hiệu quả giao dịch, chi phí và tuân thủ tiến độ giao hàng ngắn hạn.
Procurement – Quản lý mua sắm
Trái ngược với purchasing, Procurement bao gồm toàn bộ chuỗi hoạt động chiến lược liên quan đến việc đảm bảo nguồn cung cấp ổn định, tối ưu chi phí dài hạn và quản lý rủi ro trong quan hệ với nhà cung cấp. Ngoài việc bao hàm các hoạt động purchasing, procurement còn bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như: phân tích nhu cầu, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, thương lượng điều khoản hợp đồng, quản lý hiệu suất nhà cung cấp và tối ưu tổng chi phí.
Nếu purchasing là hành động cụ thể như đặt đơn hàng, thì procurement là một chiến lược toàn diện nhằm tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát chi tiêu, xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp.
Ví dụ: việc một công ty thực hiện đánh giá thị trường cung ứng toàn cầu, tổ chức đấu thầu đàm phán hợp đồng dài hạn với nhà sản xuất là những minh chứng rõ ràng cho hoạt động procurement.
Nói cách khác, procurement đóng vai trò định hướng chiến lược, chịu trách nhiệm cao hơn và có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, trong khi purchasing chỉ là một trong những công cụ để triển khai chiến lược đó trong thực tế.
Hy vọng với những chia sẻ chi tiết trên bạn đã biết procurement Là Gì. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề xuất nhập khẩu hãy liên hệ tới hotline: 0866 139 944/ 0246 292 9229 chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.