Trong lĩnh vực quản lý kho vận và kinh doanh hiện đại, SKU ngày càng trở thành yếu tố để tối ưu hóa vận hành và kiểm soát hàng hóa hiệu quả. Vậy SKU là gì, trong bài viết này TSL sẽ giải đáp tất cả thắc về mã SKU để bạn có thể ứng dụng chúng trong việc quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
SKU là gì
SKU viết tắt của từ Stock Keeping Unit – đơn vị phân loại hàng hóa. Hiểu một cách đơn giản, SKU là mã định danh sản phẩm được thiết kế duy nhất cho từng mặt hàng trong kho. Mỗi mã SKU thường bao gồm sự kết hợp giữa chữ cái và số, phản ánh các thông tin như loại sản phẩm, màu sắc, kích cỡ, hay thuộc tính đặc biệt nào đó.
SKU do chính doanh nghiệp tạo ra, phục vụ cho mục đích quản lý tồn kho và vận hành nội bộ. Nhờ có SKU, các chủ shop dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa, nhanh chóng kiểm tra tồn kho, định vị vị trí sản phẩm và tối ưu quy trình bán hàng, đặc biệt là trong các mô hình bán lẻ đa kênh.
Việc xây dựng được hệ thống SKU chuẩn hóa không chỉ giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian kiểm kê mà còn nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng. Khi số lượng sản phẩm tăng lên hoặc danh mục sản phẩm mở rộng, việc sử dụng SKU một cách bài bản sẽ tạo nền tảng vững chắc để tích hợp với các hệ thống quản lý tổng thể từ đó tự động hóa quy trình và tối ưu nguồn lực vận hành.
Đặc điểm của SKU
Một mã SKU hoàn chỉnh sẽ phải có những đặc điểm dưới đây:
- SKU là duy nhất, không trùng lặp: Mỗi sản phẩm, dù chỉ khác nhau một yếu tố nhỏ như màu sắc hay kích thước, đều sẽ được gán một mã SKU riêng biệt. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện sản phẩm, tránh nhầm lẫn khi kiểm kê hàng hóa, cũng như khi vận hành trên các kênh bán hàng đa dạng.
- SKU có ký tự chữ hoặc số: SKU thường được cấu thành từ các ký tự chữ, số, hoặc kết hợp cả hai. Cấu trúc này không những giúp mã dễ đọc, dễ ghi nhớ mà còn đảm bảo tính linh hoạt khi mở rộng danh mục sản phẩm.
- SKU thể hiện được thuộc tính của sản phẩm: Không chỉ đơn thuần là một mã số, SKU còn mang chức năng mô tả các thuộc tính đặc trưng của sản phẩm như loại mặt hàng, kích thước, màu sắc, chất liệu hoặc dòng sản phẩm. Một SKU xây dựng chuẩn hóa sẽ giúp nhân viên kho, nhân viên bán hàng và cả hệ thống phần mềm dễ dàng phân loại, tìm kiếm và đối chiếu sản phẩm trong quá trình vận hành.
Tại sao cần sử dụng SKU
việc sử dụng SKU (Stock Keeping Unit) trở thành một công cụ không thể thiếu đối với chủ shop online, nhà bán lẻ, doanh nghiệp thương mại điện tử hay bất kỳ ai quản lý kho hàng. SKU giúp hệ thống hóa sản phẩm, tối ưu quản lý kho, nâng cao hiệu quả bán hàng và hỗ trợ phân tích dữ liệu kinh doanh.
Giúp nhận diện sản phẩm nhanh chóng
Với mỗi sản phẩm, gắn mã SKU giúp phân biệt từng biến thể như màu sắc, kích thước, mẫu mã, hoặc phiên bản. Thay vì mất thời gian tìm kiếm thủ công, quản lý kho và nhân viên bán hàng có thể tra cứu ngay lập tức thông qua hệ thống SKU được chuẩn hóa. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có hàng trăm đến hàng ngàn sản phẩm cần kiểm soát. Có thể thấy việc áp dụng SKU sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành.
Tối ưu quản lý kho hàng
Quản lý tồn kho là một trong những thách thức lớn của mọi doanh nghiệp. Việc sử dụng SKU giúp chủ shop và nhân viên vận hành kiểm soát lượng hàng tồn một cách khoa học và trực quan. Nhờ hệ thống mã SKU, bạn có thể theo dõi chính xác số lượng sản phẩm nhập vào, bán ra, tồn kho và điều chỉnh tồn kho phù hợp.
Không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận, SKU còn hỗ trợ cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hoặc bị tồn đọng quá lâu, từ đó giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng, xả kho hoặc tối ưu vòng quay hàng hóa hiệu quả hơn.
Hỗ trợ vận hành bán hàng đa kênh
Hiện nay việc bán hàng đa kênh không còn mới, đây là hình thức kinh doanh được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy để quản lý hàng hóa cùng lúc tại cửa hàng vật lý, website, sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, hay các mạng xã hội như Facebook, TikTok Shop thì cần phải làm gì ?
SKU trở thành cầu nối quan trọng giúp đồng bộ dữ liệu sản phẩm xuyên suốt các kênh. Khi mỗi sản phẩm được định danh bằng một mã SKU duy nhất, việc đồng bộ tồn kho, cập nhật giá bán, kiểm soát đơn hàng trở nên dễ dàng và nhất quán hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt thông tin sản phẩm, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu doanh thu đa nền tảng.
Phân tích dữ liệu kinh doanh hiệu quả
Không chỉ dừng lại ở việc nhận diện và quản lý, SKU còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích dữ liệu kinh doanh. Thông qua hệ thống SKU được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thống kê sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho lâu ngày, biên lợi nhuận theo từng dòng sản phẩm, thậm chí là xu hướng tiêu dùng theo mùa vụ. Những dữ liệu này khi được phân tích đúng cách sẽ trở thành cơ sở vững chắc cho các chiến lược marketing, điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, và tối ưu hóa dòng tiền.
Hướng dẫn cách tạo SKU tối ưu nhất
Một mã SKU tối ưu không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự vô nghĩa, mà nó còn phản ánh đặc điểm nhận diện sản phẩm.
Mã SKU lý tưởng thường được cấu thành từ các phần nhỏ, mỗi phần đại diện cho một thuộc tính quan trọng của sản phẩm. Việc kết hợp thông minh các yếu tố này sẽ tạo ra mã SKU dễ đọc, dễ nhớ và có tính ứng dụng cao trong hệ thống quản lý bán hàng.
- Danh mục sản phẩm: Đây là yếu tố đầu tiên cần mã hóa để phân loại nhóm sản phẩm. Ví dụ: TEE cho áo thun (T-shirt), SHO cho giày (Shoes), ELC cho thiết bị điện tử (Electronics).
- Màu sắc hoặc kiểu dáng: Màu sắc sản phẩm được mã hóa ngắn gọn, như BLK (đen), RED (đỏ), WHI (trắng). Điều này cực kỳ hữu ích khi quản lý các sản phẩm có nhiều biến thể như quần áo, điện thoại,…
- Kích thước: Đối với sản phẩm có kích cỡ khác nhau, hãy sử dụng các ký hiệu ngắn gọn như S, M, L, XL cho quần áo hoặc 32GB, 64GB cho các thiết bị lưu trữ.
- Số thứ tự: Để đảm bảo tính duy nhất, hãy gán một số định danh cho từng mẫu sản phẩm hoặc lô hàng, ví dụ: 001, A12.
- Nguồn gốc sản xuất và tên nhà sản xuất: Nếu bạn kinh doanh các sản phẩm từ nhiều thương hiệu thì nên đưa tên viết tắt của nhà sản xuất hoặc thương hiệu vào SKU, giúp truy xuất nguồn gốc nhanh chóng.
- Mô tả sản phẩm: Các chi tiết như chất liệu (COT cho Cotton, LTH cho Leather) hoặc hình dáng sẽ giúp mã SKU trở nên rõ ràng hơn.
- Ngày mua hàng: Thêm thông tin ngày, tháng, năm dưới dạng ký hiệu hai chữ số (ví dụ: 2404 cho ngày 24/04) giúp dễ dàng theo dõi vòng đời sản phẩm.
- Kho lưu trữ: Nếu quản lý nhiều kho hàng, nên bổ sung ký hiệu kho như HN (Hà Nội), HCM (Hồ Chí Minh) để tối ưu vận hành.
- Tình trạng sản phẩm: Một sản phẩm có thể được ghi chú tình trạng như NEW (mới) hoặc USED (đã qua sử dụng) ngay trong mã SKU.
Để bạn hình dung dễ hơn, dưới đây là một ví dụ cụ thể về cách tạo mã SKU:
Sản phẩm: Áo thun nam, màu đen, size M, thuộc thương hiệu ABC, nhập kho Hà Nội vào ngày 24/04/2025.
Cấu trúc mã SKU:
- TEE-BLK-M-ABC-2404-HN
Giải thích mã SKU:
- TEE: Áo thun
- BLK: Màu đen
- M: Kích cỡ Medium
- ABC: Tên thương hiệu
- 2404: Ngày nhập (24 tháng 4)
- HN: Kho Hà Nội
Ví dụ điện thoại:
- ELC-SAM-64GB-BLK-001-HCM
- ELC: Thiết bị điện tử
- SAM: Thương hiệu Samsung
- 64GB: Dung lượng bộ nhớ
- BLK: Màu đen
- 001: Mã nội bộ
- HCM: Kho Hồ Chí Minh
Lưu ý khi tạo và sử dụng mã SKU
- Mã SKU phải ngắn gọn dễ hiểu: Khi tạo mã SKU, yếu tố đầu tiên cần chú trọng chính là sự ngắn gọn và dễ hiểu. Bạn chỉ nên dùng từ 8–12 ký tự. Hãy ưu tiên các ký tự viết tắt thông dụng để thể hiện nhanh nhóm sản phẩm, màu sắc, kích thước hoặc mã nội bộ.
- Thể hiện được sản phẩm nhưng không cần quá dài: Một sai lầm phổ biến là cố gắng nhồi nhét quá nhiều thông tin vào mã SKU. Điều này không những làm mã trở nên dài dòng, khó nhớ mà còn tăng nguy cơ nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu. Thay vào đó, hãy cân nhắc chọn lọc những yếu tố thực sự quan trọng
- Mã SKU cần là duy nhất: Để hệ thống quản lý có thể nhận diện được mã SKU thì mã cần phải là duy nhất. Khi một SKU đã được gán cho sản phẩm, tuyệt đối không tái sử dụng lại cho sản phẩm khác dù đã ngưng kinh doanh.
- Không sử dụng ký tự đặc biệt: Một lưu ý khác rất quan trọng là không nên sử dụng ký tự đặc biệt trong mã SKU như “@”, “#”, “/”, “\”, “&” hay dấu cách. Các ký tự này có thể gây lỗi trong hệ thống quản lý bán. Thay vào đó, hãy ưu tiên sử dụng dấu gạch ngang (-) hoặc dấu gạch dưới (_) nếu cần phân tách các phần của mã.
- Đảm bảo tính nhất quán khi sử dụng mã SKU: Một cấu trúc mã chuẩn cần được áp dụng đồng bộ cho toàn bộ sản phẩm, từ nhóm hàng thời trang, thiết bị điện tử cho đến mỹ phẩm, đồ gia dụng. Ví dụ: nếu bạn chọn định dạng [Loại sản phẩm] – [Màu sắc] – [Kích thước], hãy duy trì định dạng này cho tất cả SKU, giúp việc tìm kiếm, phân loại và phân tích tồn kho trở nên hiệu quả hơn.
Barcode và SKU khác nhau như thế nào
Barcode và SKU là hai loại mã rất phổ biến trên sản phẩm nhưng lại dễ gây nhầm lẫn. Chúng vẫn có các điểm khác biệt cụ thể như
Mục đích sử dụng
- Barcode: Hay mã vạch là loại mã được thiết kế chủ yếu để tự động hóa quá trình bán hàng, kiểm kê tồn kho và quản lý vận chuyển. Khi quét mã vạch bằng thiết bị barcode scanner, hệ thống sẽ nhanh chóng nhận diện thông tin sản phẩm như giá bán, xuất xứ hay số lượng tồn. Barcode thường được tiêu chuẩn hóa quốc tế, điển hình như mã UPC hoặc EAN, nên phù hợp cho các hoạt động logistics xuyên quốc gia.
- SKU: là một mã định danh nội bộ do doanh nghiệp tự đặt ra để phân loại và quản lý sản phẩm theo cách riêng. SKU giúp quản lý hàng hóa chi tiết hơn, ví dụ: phân biệt cùng một sản phẩm theo màu sắc, kích cỡ, phiên bản. SKU đóng vai trò tối quan trọng trong các phần mềm quản lý kho
Cấu trúc
- Barcode: chuỗi ký tự số hoặc chữ số được mã hóa thành dạng hình ảnh (vạch đen-trắng), dễ dàng nhận diện bằng máy quét chuyên dụng. Mỗi barcode thường liên kết với cơ sở dữ liệu quốc tế, đảm bảo tính nhất quán giữa các bên trong chuỗi cung ứng.
- SKU: có cấu trúc tùy chỉnh hoàn toàn theo nhu cầu quản lý nội bộ, bao gồm chữ cái, số hoặc sự kết hợp cả hai. Cấu trúc SKU linh hoạt hơn nhiều, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát cách họ muốn phân chia và theo dõi sản phẩm.
Ứng dụng
- Barcode: thường được ứng dụng tại quầy thanh toán, kiểm kê nhanh và vận chuyển hàng hóa. Ví dụ, khi nhân viên siêu thị quét mã vạch sản phẩm, hệ thống POS sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và doanh thu ngay lập tức.
- SKU: Được sử dụng trong quản lý nội bộ, từ việc theo dõi biến thể sản phẩm đến việc xây dựng báo cáo phân tích tồn kho, tối ưu hóa tồn kho và lập kế hoạch nhập hàng.0
Trên đây là bải viết giải thích SKU là gì mà TSL muốn gửi đến bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề trên hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn sớm nhất nhé.