Thanh lý tờ khai là bước quan trọng trong quá trình hoàn tất thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp kết thúc một lô hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu một cách hợp lệ và minh bạch. Khi nắm rõ khái niệm, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng, doanh nghiệp không chỉ tránh được rủi ro pháp lý mà còn tối ưu được thời gian giao nhận hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thanh lý tờ khai, cách thực hiện đúng chuẩn cùng những điểm cần chú ý để quá trình làm thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Thanh lý tờ khai là gì
Thanh lý tờ khai hay còn gọi là thanh lý tờ khai hải quan là bước cuối cùng trong quy trình làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây là quá trình cơ quan Hải quan kiểm tra, đối chiếu và xác nhận rằng lô hàng khai báo trên tờ khai hải quan đã hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ như đóng thuế, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có), đối chiếu manifest, vận đơn (Bill of Lading) và các chứng từ liên quan theo đúng quy định của Tổng cục Hải quan. Khi tờ khai được thanh lý, hệ thống điện tử VNACCS/VCIS sẽ cập nhật trạng thái hoàn tất, đồng thời xác nhận rằng hàng hóa đã được giải phóng khỏi khu vực giám sát và doanh nghiệp có thể đưa hàng vào lưu thông.
Quá trình thanh lý tờ khai giúp đảm bảo tính minh bạch của hoạt động xuất nhập khẩu, tránh sai lệch giữa chứng từ khai báo và hàng hóa thực tế. Đây cũng là cơ sở quan trọng để cơ quan Hải quan theo dõi luồng hàng, quản lý rủi ro và kiểm soát hồ sơ của doanh nghiệp.
Tại sao cần thực hiện thanh lý tờ khai hải quan
Là quy định bắt buộc của pháp luật
Thanh lý tờ khai hải quan là bước quan trọng được quy định rõ trong các văn bản pháp lý như Luật Hải quan, Nghị định và Thông tư hướng dẫn ban hành. Doanh nghiệp nếu không thực hiện hoặc thực hiện chậm việc thanh lý tờ khai có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí trong một số trường hợp hàng hóa có thể bị giữ lại tại khu vực giám sát. Đây là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo tính tuân thủ khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, giúp quá trình thông quan hàng hóa được diễn ra minh bạch và đúng quy định.
Đảm bảo sự chính xác trong quản lý
Quy trình thanh lý tờ khai giúp cơ quan Hải quan đối chiếu lại toàn bộ thông tin giữa tờ khai điện tử, manifest, vận đơn (Bill of Lading), chứng từ nộp thuế và kết quả kiểm hóa (nếu có). Bước này đảm bảo dữ liệu trên hệ thống quản lý rủi ro được cập nhật chính xác, đồng thời giúp Hải quan giám sát hiệu quả luồng hàng xuất nhập khẩu. Khi tất cả thông tin được xác nhận đầy đủ, doanh nghiệp tránh được tình trạng sai lệch dữ liệu, giảm nguy cơ bị yêu cầu kiểm tra sau thông quan hoặc bị phân luồng bất lợi trong các lô hàng tiếp theo.
Tránh mất thêm thuế, phí
Việc đối chiếu và xác nhận thông tin tại thời điểm thanh lý giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh như bị tính thuế không đúng, nộp thêm phí lưu kho, lưu bãi do tờ khai chưa được hệ thống ghi nhận hoàn tất. Nếu sai số chứng từ giữa tờ khai hải quan và chứng từ vận chuyển không được xử lý kịp thời, doanh nghiệp có thể bị gián đoạn quy trình XNK và chịu thêm chi phí ngoài dự kiến. Thanh lý tờ khai kịp thời đảm bảo nghĩa vụ thuế đã được hoàn tất.
Tối ưu quy trình thông quan hàng hóa
Thanh lý tờ khai là bước cuối cùng để xác nhận rằng hàng hóa đã hoàn tất toàn bộ thủ tục hải quan và được phép rời khỏi khu vực giám sát. Khi tờ khai được thanh lý đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp giải phóng hàng nhanh hơn, tránh phát sinh chậm trễ trong khâu logistics. Việc này rất cần thiết để tối ưu chuỗi cung ứng và không làm chậm trễ các hoạt động khác của doanh nghiệp
Những trường hợp cần thực hiện thanh lý tờ khai quan
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, có một số tình huống bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành thanh lý tờ khai hải quan để đảm bảo dữ liệu trên hệ thống được cập nhật chính xác và phù hợp với quy định.
Hủy bỏ giao dịch xuất nhập khẩu
Trường hợp phổ biến nhất là giao dịch thương mại bị hủy bỏ sau khi tờ khai đã được đăng ký trên hệ thống VNACCS. Khi hợp đồng mua bán bị một trong hai bên chấm dứt, tờ khai hải quan vẫn tồn tại và được coi là tờ khai mở. Nếu không tiến hành thanh lý, dữ liệu tờ khai sẽ không đồng bộ, dẫn đến nguy cơ phát sinh kiểm tra hoặc các vấn đề pháp lý sau này. Do đó, việc thanh lý tờ khai trong trường hợp giao dịch bị hủy là cần thiết để đảm bảo hệ thống quản lý thông tin chính xác.
Cần sửa đổi thông tin hàng hóa
Sửa đổi thông tin trên tờ khai là tình huống khá thường gặp trong thực tế, đặc biệt khi người khai khai sai mã HS, chủng loại hàng hóa, trị giá hoặc số lượng. Những sai lệch này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại khi kiểm tra thực tế hoặc dẫn đến việc tính thuế sai. Vì vậy, trước khi hàng đến cảng hoặc kho giám sát, người khai cần chủ động thực hiện thanh lý tờ khai cũ để mở lại tờ khai chính xác hơn, tránh làm gián đoạn quy trình thông quan.
Hàng hóa không được xuất khẩu hoặc nhập khẩu
Một số lô hàng không đáp ứng được tiêu chuẩn kiểm tra chuyên ngành, an toàn chất lượng hoặc vi phạm quy định quản lý chuyên ngành nên bị từ chối thông quan. Khi hệ thống đã ghi nhận tờ khai nhưng hàng không thể xuất/nhập, doanh nghiệp buộc phải tiến hành thanh lý tờ khai để tránh phát sinh thuế, phí lưu kho hoặc các trách nhiệm pháp lý liên quan. Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo hồ sơ hải quan minh bạch và đồng bộ.
Tờ khai không được sử dụng
Có những trường hợp doanh nghiệp khai báo tờ khai nhưng vì lý do khách quan hoặc thay đổi kế hoạch, tờ khai không được dùng để mở hoặc để làm thủ tục thông quan. Những tờ khai tồn đọng này, dù không có giá trị thực hiện, vẫn được ghi nhận trên hệ thống và có thể ảnh hưởng đến quá trình quản lý dữ liệu của cơ quan hải quan. Việc thanh lý tờ khai giúp xóa bỏ các tờ khai không hợp lệ, tránh nhầm lẫn trong quá trình tra cứu hoặc đối chiếu sau này.
Chi tiết quy trình thực hiện thanh lý tờ khai quan mới nhất 2025
Quy trình thanh lý tờ khai hải quan được chuẩn hóa trên hệ thống VNACCS/VCIS nhằm giúp doanh nghiệp xử lý nhanh hơn các tờ khai sai thông tin, tờ khai không sử dụng hoặc các trường hợp cần hủy bỏ giao dịch. Dù thủ tục này không quá phức tạp, nhưng để việc thanh lý diễn ra thuận lợi và tránh phát sinh rủi ro, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước theo hướng dẫn
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ liên quan đến tờ khai cần thanh lý. Những chứng từ này thường bao gồm tờ khai hải quan đã đăng ký, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading/AWB), hợp đồng ngoại thương, cùng các giấy phép quản lý chuyên ngành nếu hàng thuộc diện phải nộp khi làm thủ tục thông quan. Đây là những chứng từ đã có sẵn trong quá trình mở tờ khai trước đó nên việc chuẩn bị khá đơn giản. Bộ hồ sơ này đóng vai trò là căn cứ để cơ quan Hải quan đối chiếu thông tin trên hệ thống VNACCS, giúp xác minh tình trạng của tờ khai và lý do đề nghị thanh lý.
Bước 2: Truy cập hệ thống hệ thống hải quan điện tử
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, doanh nghiệp truy cập vào hệ thống Hải quan điện tử VNACCS/VCIS bằng tài khoản khai báo đã được đăng ký trước đó. Tại đây, bạn tìm đến tờ khai cần thực hiện thanh lý, kiểm tra trạng thái và chọn thanh lý tờ khai.
Bước 3: Xác minh thông tin
Trước khi gửi yêu cầu thanh lý tờ khai, bạn cần đối chiếu toàn bộ thông tin trên hệ thống với chứng từ thực tế. Các nội dung quan trọng cần kiểm tra gồm: mã HS, trị giá khai báo, số lượng hàng hóa, đơn vị tính, thông tin người xuất – nhập khẩu, mã loại hình XNK, cùng lý do thanh lý. Việc xác minh này rất quan trọng vì hệ thống VNACCS chỉ phê duyệt thanh lý khi dữ liệu khai báo khớp với hồ sơ. Nếu có sai lệch, doanh nghiệp phải giải trình rõ hoặc bổ sung chứng từ liên quan.
Bước 4: Thực hiện thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn tất việc đối chiếu ở bước trước, bạn tiến hành gửi yêu cầu thanh lý tờ khai trực tiếp trên hệ thống hải quan điện tử. Ở bước này, toàn bộ dữ liệu của tờ khai hải quan, thông tin về lô hàng, mã loại hình và các chứng từ đính kèm sẽ được truyền lên hệ thống để cơ quan hải quan kiểm tra. Cán bộ hải quan sẽ dựa vào hồ sơ đã khai báo, lịch sử xử lý tờ khai và tình trạng thông quan để đánh giá tính chính xác trước khi phê duyệt. Thời gian xử lý thông thường chỉ mất vài ngày làm việc, tuy nhiên với những hồ sơ có sai lệch dữ liệu, tờ khai sai, tờ khai không sử dụng hoặc phải điều chỉnh hậu kiểm thì thời gian có thể kéo dài hơn.
Bước 5: Kiểm tra và xác nhận
Khi cơ quan hải quan hoàn tất việc kiểm tra, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái tờ khai.Việc của bạn là đăng nhập lại vào hệ thống để kiểm tra thông tin một lần nữa, bảo đảm rằng các dữ liệu về mã tờ khai, số vận đơn, trị giá hải quan, thông tin người nhập khẩu – xuất khẩu đều hiển thị đúng.
Các lưu ý khi thực hiện thanh lý tờ khai
Việc thực hiện thanh lý tờ khai rất quan trọng nên có một số lưu ý giúp bạn thực hiện chính xác và nhanh chóng hơn.
- Đảm bảo tính chính xác của tài liệu: Trước khi thực hiện thanh lý tờ khai cần kiểm tra kỹ các chứng từ liên quan. Thông tin trên hồ sơ phải trùng khớp với tờ khai hải quan đã nộp, bao gồm mã HS, số lượng, trị giá, loại hình hàng hóa, nhằm tránh sai sót và giảm rủi ro bị hải quan từ chối hoặc xử phạt.
- Thực hiện thanh lý tờ khai đúng quy định: Việc thanh lý tờ khai phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hải quan, thông tư, nghị định liên quan và thực hiện đầy đủ trên hệ thống VNACCS/VCIS. Nhiều trường hợp doanh nghiệp cố tình kê khai sai thông tin hàng hóa nhằm trục lợi sẽ bị cơ quan hải quan kiểm tra chặt chẽ, dẫn đến tờ khai bị từ chối hoặc xử lý hành chính.
- Theo dõi thời gian thực hiện thanh lý tờ khai: Cần nắm rõ thời gian xử lý thanh lý trên hệ thống hải quan. Việc chủ động theo dõi giúp tránh trễ hạn, rủi ro phát sinh và đảm bảo quy trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.
- Sử dụng dịch vụ tư vấn/hải quan chuyên nghiệp khi cần: Đối với doanh nghiệp mới, hàng hóa phức tạp hoặc tờ khai nhiều lỗi, nên cân nhắc thuê dịch vụ khai thuê hải quan để đảm bảo thủ tục chính xác, rút ngắn thời gian và giảm rủi ro.
Thanh lý tờ khai là bước không thể thiếu để hoàn tất quy trình hải quan một cách trọn vẹn, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh. Khi hiểu rõ các bước thực hiện cùng những lưu ý quan trọng, bạn sẽ chủ động hơn trong việc xử lý hồ sơ và rút ngắn đáng kể thời gian thông quan.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình cũng như cách thực hiện thanh lý tờ khai đúng chuẩn. Nếu bạn đang gặp vướng mắc hoặc muốn tối ưu toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu trọn gói của TSL để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng.