Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết nhất 2024

Hiện nay ngành xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Và có rất nhiều doanh nghiệp đang muốn tiếp cận với thị trường quốc tế để mở rộng kinh doanh. Tuy nhiên một trong những khó khăn chính mà nhiều doanh nghiệp gặp phải đó là quy trình làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Do đó, TSL sẽ gửi đến bạn bài viết chi tiết nhất về quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cách làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, quy trình thực hiện và các chú ý cần biết. Hãy tham khảo bài viết để biết thêm chi tiết.

Thế nào là xuất khẩu hàng hóa

Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005 về xuất khẩu hàng hóa có định nghĩ về việc xuất hàng hóa là: “Hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào những khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”. 

Xuất khẩu hàng hóa đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy và phát triển nền kinh tế của một quốc gia. Giúp quốc gia có thêm nguồn thu ngoại tệ, thu hút thêm vốn đầu tư nước ngoài, mở rộng thị trường. Nó còn giúp giải quyết các vấn đề khan hiếm hàng hóa trong nước, giúp các doanh nghiệp nội địa tìm được đầu ra ổn định. 

Để hiểu hơn về hoạt động xuất khẩu cũng như biết thêm thông tin về vai trò của xuất nhập khẩu đối với một quốc gia bạn nên tham khảo bài viết: Xuất nhập khẩu là gì, Đặc điểm và vai trò của xuất nhập khẩu

Các chứng từ cần thiết khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Muốn làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa thì điều không được thiếu chính là các chứng từ hải quan. Việc đảm bảo có đầy đủ các chứng từ giúp quá trình làm thủ tục xuất khẩu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Dưới đây là bộ hồ sơ cần có khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa:

• Tờ khai hải quan: Không thể thiếu khi làm thủ tục nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa cũng không ngoại lệ.

• Hóa đơn thương mại: Dùng làm căn cứ xác định số tiền cần thanh toán cho người mua. Thông thường sẽ cần đến bản chụp, bạn có thể không dùng đến hóa đơn thương mại nhưng cần giấy có giá trị tương đương. 
• Giấy phép xuất khẩu: Một số mặt hàng nằm trong diện thuộc quản lý theo giấy phép. Nếu như bạn định xuất khẩu các mặt hàng này cần tiến hành xin giấy phép xuất khẩu được cơ quan có thẩm quyền cấp cho.  
• Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc Giấy thông báo trả kết quả. Giấy tờ khác theo luật định về quản lý, kiểm tra chuyên ngành hàng xuất nhập khẩu. Thông thường loại giấy tờ này chỉ cần nộp cho lô hàng đầu tiên, và khi muốn xuất khẩu tiếp mà giấy tờ vẫn còn hiệu lực thì bạn không cần nộp lại nữa.

• Hợp đồng ủy thác: Sẽ cần đến trong trường hợp bản ủy thác việc xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép hay cần những giấy tờ chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, hoặc công ty đủ điều kiện xuất khẩu,… cho người khác thì sẽ cần đến hợp đồng ủy thác.

• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện xuất khẩu: Cần nộp một bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu cho lô hàng đầu tiên.

Chi phí xuất khẩu hàng hóa

Khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa bạn sẽ bắt gặp 2 loại phí chủ yếu đó là thuế xuất khẩu và chi phí vận chuyển. Trong đó 

• Thuế xuất khẩu là loại mà nhà nước đánh vào các mặt hàng cần hạn chế xuất khẩu. Nhằm ngăn chặn doanh nghiệp dùng nguồn lực trong nước để sản xuất rồi đem ra nước ngoài. Nhưng để phát triển ngành xuất khẩu nhà nước cũng tạo cho doanh nghiệp rất nhiều điều kiện thuận lợi. Nếu như hàng hóa không nằm trong danh mục hàng quy định thì doanh nghiệp không cần phải đóng thuế xuất khẩu. 
• Chi phí vận chuyển là số tiền mà doanh nghiệp cần trả để đưa hàng hóa đến cửa khẩu của nước nhập khẩu. Nó sẽ bao gồm chi phí vận chuyển hành hóa đến cửa khẩu, phí vận chuyển quốc tế, chi phí kiểm dịch, phí ℅,…

Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Dưới đây là 10 bước khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa:

Bước 1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong quá trình xuất khẩu hàng hóa đó là bạn cần tìm kiếm khách hàng. Phải tìm được khách hàng, đảm bảo đầu ra cho hàng hóa mới có thể xuất khẩu được. Chỉ cần bạn có sản phẩm đủ chất lượng thì việc tìm kiếm khách hàng quốc tế sẽ không quá khó khăn. Quan trọng nhất vẫn phải phải đàm phán thành công và đi đến ký kết hợp đồng. Đây là hợp đồng ngoại thương nên ngoài có nội dung như thông tin sản phẩm, thời gian giao hàng,.. sẽ cần có những chính sách ràng buộc tránh trường hợp một trong hai bên vi phạm hợp đồng.  

Bước 2 Chuẩn bị hồ sơ

Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP có quy định một số loại hàng hóa nằm trong danh mục cần xin giấy phép xuất nhập khẩu. Thì cần phải xin giấy phép ở những cơ quan có thẩm quyền mới được phép xuất khẩu. Lưu ý nếu như bạn định xuất khẩu nhiều lần với cùng một loại hàng hóa thì chỉ cần xin giấy phép xuất khẩu 1 lần. 

Ngoài khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa không chỉ cần mỗi giấy phép xuất khẩu mà còn cần các chứng từ như ở trên chúng tôi có đề cập. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết, có như vậy quy trình xuất hàng hóa mới có thể diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Việc chuẩn bị chứng từ làm thủ tục sẽ khá khó khăn nếu như bạn là người mới và chưa có nhiều kinh nghiệm. Nên để tránh sai sót bạn có thể liên hệ với TSL qua hotline: 092 188 83 88 để nhờ giúp đỡ. 

Bước 3: Đặt lịch booking tàu, lấy container rỗng

Sau khi đã chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, tiếp đến bạn cần đặt lịch booking tàu. Bạn không nên đặt tàu quá sớm hoặc quá muốn. Bởi nếu như đặt tàu quá sớm có thể bạn sẽ phải chịu mức phí vận chuyển cao hơn, do có nhiều yếu tố biến động làm ảnh hưởng đến giá vận chuyển. Nếu như đặt quá muộn thì rất có thể sẽ không còn chỗ trống trên tàu. Khoảng thời gian hợp lý nhất để đặt booking tàu là từ 1 – 2 tuần trước khi tàu khởi hành. 

Về việc lấy container rỗng, nếu như lô hàng theo điều kiện CIF thì bạn cần ra cản để đổi lấy booking confirmation. Sau đó hãng tàu sẽ cung cấp container rỗng. Ngược lại nếu như bạn xuất khẩu theo điều kiện FOB, sẽ được Transport confirmation để đổi lấy Booking và xác nhận lấy container. 

>> Xem thêm: CIF là gì? Chi tiết về CIF trong hoạt động xuất nhập khẩu

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra hàng hóa

Bước này cần tiến hành chuẩn bị đủ số lượng hàng hóa và kiểm tra lại chất lượng, tính trạng hàng hóa. 

Bước 5: Đóng gói hàng hóa

Khi đóng gói hàng hóa bạn có thể chọn đóng gói hàng hóa ngay tại cơ sở của doanh nghiệp hoặc chọn đóng gói tại cảng. Đóng gói tại cảng sẽ mất thêm chi phí nhân công, và đòi hỏi nhiều giấy tờ thủ tục hơn. Nên TSL nghĩ rằng bạn nên đóng gói ngay tại cơ sở kinh doanh để giảm bớt lượng công việc cần làm.

Khi đóng gói hàng hóa xuất khẩu cần chú ý đóng gói đúng quy cách, đảm bảo hàng hóa không va đập, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó nếu như hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành thì sẽ cần tiến hành lấy mẫu, kiểm tra tại bước này. 

Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng 

Một việc rất quan trọng khác chính là mua bảo hiểm cho lô hàng. Bạn sẽ không biết được trong quá trình vận chuyển nhiều ngày thì hàng hóa có bị hư hỏng không. Việc mua bảo hiểm sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của bạn khi hàng hóa gặp sự cố. Đối với những lô hàng theo điều kiện FOB/CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Để hoàn thành bước này, bạn cần làm theo những công việc sau:

• Khai tờ khai quan: Để thực hiện việc khai tờ khai quan bạn nên lên hệ thống hải quan để được khai báo miễn phí. 

• Mở tờ khai quan: Sau khi đã khai tờ khai quan thành công, sau 1-2 ngày hệ thống sẽ trả về cho bạn kết quả phân luồng. Bạn chỉ cần mang kết quả xuống cửa khẩu để thực hiện mở tờ khai quan. 

• Thông quan hàng hóa: Bước này các cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và lô hàng của bạn. Nếu như không có vấn đề gì thì bạn chỉ cần đóng thuế xuất khẩu là hàng hóa có thể thông quan.

• Thanh lý tờ khai: Cần hoàn thiện nốt các giấy tờ còn thiếu để cán bộ hải quan đóng hồ sơ và cho phép bạn thực hiện các bước tiếp theo. 

• Thực xuất tờ khai: Công việc thực xuất tờ khai sẽ cần làm các giấy tờ sau tờ khai hải quan, vận đơn, commercial Invoice

Bước 8: Vận chuyển hàng hóa lên tàu

Sau quá trình làm thủ tục hải quan, bạn cần đưa hàng hóa lên tàu. Hãy nhớ cung cấp đầy đủ các giấy tờ để hàng tàu có thể làm vận đơn. Khi giao hàng cho hãng tàu bạn sẽ nhận lại vận đơn. 

Bước 9: Thanh toán 

Khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa bạn cần thanh toán các chi phí có trong quá trình làm thủ tục. Bên cạnh đó không được quên việc hoàn thành các chứng từ thanh toán sau: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ.  

Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành các bước trên bạn sẽ phải gửi các chứng từ gốc theo số lượng đã ghi trong hợp đồng cho người mua. Điều này giúp người mua chuẩn bị cho quá trình làm thủ tục nhập khẩu được tốt hơn.

Quá trình làm thủ tục xuất khẩu bằng được biển hay đường thủy không có nhiều khác biệt. Chỉ khác nhau giữa việc vận chuyển hàng hóa đường biển cần đóng hàng vào container, và khi vận chuyển hàng bằng đường hàng không cần sử dụng ULD. 

Những lưu ý khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa

Dưới đây là một số lưu ý cần thiết để quá trình làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Bạn hãy tham khảo để biết thêm chi tiết nhé:

• Tuy quá trình làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa khá khó khăn và nhiều khâu phức tạp. Nhưng đây chưa phải vấn đề chính, bạn cần quan tâm đến chất lượng sản phẩm. Nếu như bạn có một sản phẩm không tốt sẽ rất khó tìm được khách hàng, và nếu không đảm bảo chất lượng thì hàng hóa rất có thể sẽ bị trả lại.
• Tuân thủ các điều khoản có ghi trong hợp đồng thương mại, không được vi phạm hợp đồng điều này giúp tránh được những rắc rối không đáng có. Cũng như đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
• Hãy mua bảo hiểm cho lô hàng, điều này không những làm giảm tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Mà còn giúp bạn giảm bớt rủi ro khi hàng hóa bị hư hỏng.
• Cần xác định phương tiện vận chuyển phù hợp. Bởi việc vận chuyển hàng hóa quốc tế thường sẽ sử dụng máy bay hoặc tàu thủy. Việc xác định phuong phương tiện vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp cân đối được chi phí cũng như đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến an toàn và hiệu quả nhất. 
• Cần nắm rõ các chính sách nhập khẩu ở các quốc gia mà hàng hóa của bạn sẽ đến. Bởi mỗi quốc gia có quy định khác nhau về việc nhập khẩu, nếu như bạn không nắm được các quy định này sẽ làm tăng khả năng hàng hóa bị trả về trước khi đến được tay khách hàng. 
• Thường xuyên cập nhật tình hình lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Điều này giúp bạn có thể xử lý các tình huống phát sinh kịp thời và tính được cách giải quyết nhanh nhất.

Trên đây là bài viết chi tiết về quy trình làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Nếu như bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa. Hãy liên hệ với TSL để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn sớm nhất nhé.