Chi tiết về chứng nhận C/O form D

Chứng nhận C/O Form D là một trong những công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, từ đó có thể tận dụng các ưu đãi thuế quan và thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế. Hãy cùng TSL tìm hiểu chi tiết về chứng nhận này và những quy định liên quan để thực hiện quy trình xin cấp chứng nhận C/O form D nhanh chóng và hiệu quả nhất.

C/O form D là gì?

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin) là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp dựa trên hiệp định thương mại tự do FTA, được ký kết đa phương hoặc song phương và thường được yêu cầu bởi cơ quan hải quan của quốc gia nhập khẩu. Trong đó, C/O form D là một trong những tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xuất khẩu, đặc biệt khi bạn đang giao dịch với các nước thành viên của Hiệp định thương mại tự do ASEAN.

Khi người nhập khẩu trình C/O form D cho cơ quan hải quan tại điểm đến, hàng hóa thường sẽ được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu, trong đó có nhiều loại hàng hóa được áp dụng thuế 0%. Điều này giúp tạo động lực mạnh mẽ cho việc giao thương giữa các quốc gia thành viên ASEAN và thúc đẩy sự phát triển kinh tế trong khối này.

C/O form D là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giúp họ tận dụng các ưu đãi thuế quan và làm cho sản phẩm của họ trở nên cạnh tranh hơn trên thị trường quốc tế. Đặc biệt là đối với các quốc gia thành viên của ASEAN (Hiệp định về Xác định Xuất xứ Của Hàng Hóa trong Khối ASEAN).

>>> Tìm hiểu thêm: Chứng nhận C/O form E

Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận C/O form D

Để xin cấp giấy chứng nhận C/O form D, doanh nghiệp xuất khẩu cần tập hợp một số tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là danh sách các tài liệu cần thiết:

1. Vận đơn đường biển Bill of Lading: Bản sao y bản chính của vận đơn đường biển (Bill of Lading) được coi là một trong những giấy tờ quan trọng nhất. Cần phải lưu ý rằng bản nháp (draft BL) sẽ không được Bộ công thương chấp nhận.
2. Hóa đơn thương mại Commercial Invoice: Yêu cầu bản gốc.
3. Phiếu đóng gói Packing List: Bản gốc của phiếu đóng gói, chi tiết mô tả về cách hàng hóa được đóng gói.
4. Tờ khai hải quan: Đây là thông tin quan trọng, cần phải cung cấp bản sao y bản chính của tờ khai hải quan (TKHQ thông quan).
5. Bản giải trình quy trình sản xuất: Sao y bản chính của bản giải trình quy trình sản xuất từ các nguyên vật liệu đầu vào.
6. Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Sao y bản chính của bảng này, thể hiện rõ tỷ lệ phần trăm của từng nguyên liệu trong sản phẩm.
7. Hóa đơn mua bán nguyên vật liệu hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên vật liệu: Sao y bản chính của hóa đơn mua bán nguyên vật liệu nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trong nước, hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên vật liệu nếu doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp.
8. Hóa đơn mua bán sản phẩm xuất khẩu: Sao y bản chính của hóa đơn mua bán sản phẩm xuất khẩu và mang theo bản gốc để đối chiếu. Được áp dụng cho các công ty thương mại không trực tiếp sản xuất mà mua sản phẩm từ nguồn khác để xuất khẩu.
9. Đơn đề nghị cấp C/O: Mẫu đơn đề nghị cấp CO đính kèm theo Mẫu Phụ lục 10, được ban hành kèm theo Thông tư số 21/2010/TT-BCT ngày 17 tháng 5 năm 2010 của Bộ Công Thương.
10. Các loại giấy tờ khác: Tùy theo từng mặt hàng và yêu cầu cụ thể của cơ quan cấp C/O, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm các chứng từ như:

• Giấy phép xuất khẩu
• Hợp đồng mua bán
• Công văn cam kết
• Mẫu nguyên, phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu
• Các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm

Ngoài việc chuẩn bị các tài liệu trên, doanh nghiệp cũng cần đăng ký và khai báo thông tin trực tuyến trên hệ thống cấp C/O của Bộ Công Thương tại trang web http://www.ecosys.gov.vn/. Sau khi cán bộ cấp C/O duyệt thông tin và cấp cho doanh nghiệp mã số C/O, doanh nghiệp in mã số này lên trên form C/O để sử dụng trong quá trình xuất khẩu.

Quy trình xin cấp giấy C/O form D

Hiện nay, C/O form D được cung cấp dưới hai hình thức chính: bản giấy và bản điện tử. Mặc dù nội dung của C/O form D ở cả hai hình thức này không có sự khác biệt, tuy nhiên, quy trình xin cấp và hồ sơ chuẩn bị cho mỗi loại có sự đôi chút khác biệt:

C/O form D bản giấy

• Bước 1: Để xin C/O Form D bản giấy, doanh nghiệp cần thực hiện việc khai báo trên hệ thống EcoSys thuộc Bộ Công Thương. Đối với những doanh nghiệp chưa có đăng ký thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ thương nhân và yêu cầu cấp tài khoản trên hệ thống EcoSys.
• Bước 2: Sau khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp sẽ nhận được số thứ tự và cần chờ gọi tại quầy phù hợp.
• Bước 3: Doanh nghiệp tiếp tục nộp hồ sơ của mình cho cán bộ tiếp nhận tại quầy. Hồ sơ sau đó sẽ được kiểm tra và nhận được sự tư vấn cụ thể từ cán bộ C/O.
• Bước 4: Doanh nghiệp sẽ được cấp số C/O và nhận thông tin C/O từ trang web quản lý.
• Bước 5: Cán bộ có trách nhiệm ký duyệt C/O.
• Bước 6: C/O sẽ được đóng dấu, trong đó cơ quan quản lý sẽ giữ lại 01 bản và 01 bản sẽ được trả về cho doanh nghiệp.

*Lưu ý: Thời gian cấp C/O Form D bản giấy là từ 1 đến 2 ngày làm việc, tính từ thời điểm nhận đủ bộ hồ sơ.

C/O Form D bản điện tử

Đối với hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam đến các nước như Campuchia, Brunei, Indonesia, Malaysia, Singapore và Thái Lan thì cần phải áp dụng C/O Form D bản điện tử. 

Chú ý rằng toàn bộ thông tin trên C/O Form D điện tử phải được khai báo bằng tiếng Anh hoặc chọn những trường có sẵn trên hệ thống. 

Dưới đây là các bước để xin cấp C/O Form D bản điện tử:

Bước 1: Khai báo hồ sơ

• Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống EcoSys thuộc Bộ Công Thương tại địa chỉ http://ecosys.gov.vn bằng tài khoản và mật khẩu.
• Chọn menu “Khai báo C/O” để bắt đầu khai báo hồ sơ C/O.
• Tại tab C/O, doanh nghiệp nhập đầy đủ thông tin theo mẫu. Một số ô có dấu * là trường bắt buộc phải nhập.
• Chọn Form C/O có sẵn trong hệ thống.

– Importing Country: Chọn thông tin về nước nhập khẩu.

– Export Declaration Number: Số hiệu tờ khai hải quan.

– Export Declaration Attached: Các tài liệu đính kèm (nếu có).

– Good consigned from: Phần thông tin về Doanh nghiệp xuất khẩu lấy từ hồ sơ doanh nghiệp, bao gồm:

• Exporter’s Business Name: Tên Doanh nghiệp xuất khẩu.
• Address line 1: Ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà xuất khẩu (tối đa 70 ký tự)
• Address line 2: Ghi Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố. Thông thường Address line 2 không bắt buộc và chỉ ghi khi khi Address line 1 quá 70 ký tự.

– Good consigned to: Phần thông tin về đơn vị nhập khẩu, bao gồm:

• Consignee’s name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
• Address line 1: Ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà nhập khẩu (tối đa 70 ký tự)
• Address line 2: Ghi Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố. Thông thường Address line 2 không bắt buộc và chỉ ghi khi khi Address line 1 quá 70 ký tự.
• Country: Nước nhập khẩu.

– Transport Type: Chọn hình thức vận chuyển có sẵn trên hệ thống.

– Port of Loading: Chọn cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn trên hệ thống.

– Port of Discharge: Chọn cảng dỡ hàng (nước nhập khẩu) có sẵn trên hệ thống, có thể chọn others nếu chưa biết là cảng nào.

– Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên của tàu và Bill vận chuyển (nếu có)

– Departure date: Ngày tàu chạy

– Phần hàng hóa: Chọn Add/ Update Items để khai báo hàng hóa, bao gồm các nội dung sau:

• Exporting/Importing HS Code: Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu có sẵn trên hệ thống.
• Goods description: mô tả chi tiết hàng hóa.
• Origin Criterion: Chọn tiêu chí xuất xứ.
• Quantity/ Unit: Số lượng hàng hóa (Chọn theo đơn vị tính có sẵn của hệ thống).
• Gross Weight/ Unit: Trọng lượng hàng hóa (Chọn đơn vị tính có sẵn của hệ thống).
• Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn.
• Mark and Number on package: Ký hiệu trên thùng (Nếu không rõ thì ghi No Mark).
• Package Quantity: Số thùng (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống).
• FOB value: Ghi rõ giá trị, mặc định là USD (Có thể chọn ngoại tệ khác).
• Show FOB Value on C/O: tích chọn để thông báo cho chuyên viên phòng là có muốn hiển thị trị giá FOB trên C/O giấy hoặc không.

– Sau khi khai báo xong 1 dòng hàng, chọn Save item. Nếu có nhiều dòng hàng hóa hơn thì khai tiếp rồi lại ấn Add item.

– Có thể ấn sửa hoặc xóa để sửa/ xóa dòng hàng hóa đã khai.

– Khai báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O như sau:

• Third Country Invoicing: Khai báo chi tiết về Company Name, Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.
• Exhibition C/O và Back to back C/O cũng thực hiện tương tự như trên.

Bước 2: Tải lên tệp đính kèm

Mỗi khi khai báo, doanh nghiệp cần tải lên các tệp đính kèm như Export Declaration Attached (Tờ khai Hải quan), Transport document attached (Số vận đơn), Document proving the origin status attached (Bảng kê hàm lượng) và Invoices Attached (Hóa đơn).

Để tải lên các tài liệu đính kèm, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Ở mục cần tải lên tài liệu đính kèm, click chọn biểu tượng tải lên và chọn file cần upload từ máy tính.
• Sau đó hệ thống sẽ hiển thị và yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lên file đính kèm.
• Ấn chọn trong trường hợp bạn cần sử dụng lại file đính kèm đã từng upload.
• Các tệp đã tải lên được tự động sắp xếp theo thứ tự ngày. Doanh nghiệp có thể lựa chọn ngày mà tệp đã được tải lên, sau đó thực hiện việc chọn tệp bằng cách nhấp đúp vào tệp cần chọn.

Sau khi chọn và tải lên file thành công, link của file trên hệ thống sẽ được hiển thị ở ô bên cạnh.

Bước 3: Ký và gửi duyệt hồ sơ

– Sau khi nhập đầy đủ thông tin và tải lên tài liệu đính kèm, doanh nghiệp cần chọn nút gửi hồ sơ tới Phòng Xuất Nhập Khẩu.

– Hồ sơ sẽ được chuyển sang trạng thái “GĐDN đã duyệt” sau khi gửi.

– Nếu doanh nghiệp không muốn gửi hồ sơ ngay lập tức thì có thể chọn vào “Lưu tạm”. Trong tình huống này, Phòng Xuất nhập khẩu sẽ không tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp có thể sửa hồ sơ nếu cần và chờ kết quả phê duyệt từ phía Phòng Xuất Nhập Khẩu.

– Sau đó, doanh nghiệp cần kiểm tra số C/O đã được cấp trên hệ thống.

– Tiếp theo, doanh nghiệp cần xuất in đơn xin C/O đã được cấp số và nộp cùng với bộ hồ sơ theo yêu cầu của Cơ quan quản lý cấp C/O.

Bước 4: Chỉnh sửa C/O

– Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa hồ sơ đã tạo bằng cách chọn nút “Chỉnh sửa” tại các dòng tương ứng.

– Trong trường hợp C/O ở trạng thái lưu tạm và GĐDN đã duyệt, chuyên viên phòng XNK vẫn chưa xử lý hồ sơ. Lúc này, doanh nghiệp vẫn có thể sửa lại hồ sơ và chờ đợi kết quả phê duyệt từ phòng XNK.

– Trong trường hợp C/O đã được xử lý, doanh nghiệp vẫn có thể sửa hồ sơ với điều kiện là được chuyên viên phòng XNK chấp nhận hoặc từ chối những chỉnh sửa đó.

– Trạng thái hồ sơ sẽ thay đổi theo quy trình. Nếu chuyên viên chấp nhận những yêu cầu chỉnh sửa của hồ sơ thì hồ sơ sẽ về lại trạng thái Chờ duyệt, thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới sửa của doanh nghiệp.

– Nếu chuyên viên từ chối chỉnh sửa của hồ sơ thì trạng thái và thông tin trên hồ sơ sẽ quay về như lúc chưa sửa.

– Số C/O vẫn không thay đổi và luôn được giữ nguyên.

Bước 5: Hủy C/O

– Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy C/O.

– Yêu cầu hủy C/O sẽ được phê duyệt sau khi được gửi đến Phòng Xuất Nhập Khẩu.

Bước 6: Quản lý và tìm kiếm hồ sơ C/O

– Doanh nghiệp có thể quản lý và tìm kiếm các hồ sơ C/O đã tạo bằng cách chọn menu Khai báo C/O / Tìm kiếm hồ sơ C/O.

– Sau khi C/O điện tử được cấp thành công, dữ liệu sẽ được chuyển sang Cơ chế một cửa quốc gia sang các nước thành viên ASEAN. Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin trên hệ thống này.

Tổng hợp các trường hợp cơ quan quản lý từ chối C/O Form D cần chú ý

Dưới đây là tổng hợp các trường hợp mà cơ quan quản lý thường từ chối cấp C/O Form D và mà doanh nghiệp cần chú ý:

– Hồ sơ đề nghị cấp C/O không chính xác và không đầy đủ: Các giấy tờ, chứng từ trong bộ hồ sơ thiếu thông tin quan trọng, chứng từ không hợp lệ, hoặc sai sót trong việc khai báo. Hồ sơ cần phải hoàn chỉnh và chính xác để đảm bảo được cấp C/O Form D.

– Nội dung hồ sơ không đồng nhất: Nếu thông tin trong hồ sơ không nhất quán hoặc không khớp với các giấy tờ khác, cơ quan quản lý có thể từ chối cấp C/O.

– Bộ hồ sơ cấp C/O không trùng với địa điểm đăng ký hồ sơ: Điều này đề cập đến sự không phù hợp giữa địa điểm đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và địa điểm xuất khẩu của hàng hóa. Hồ sơ cần phải thể hiện rõ sự liên kết giữa địa điểm đăng ký và địa điểm xuất khẩu.

– C/O Form D khai bằng chữ viết tay, đã bị tẩy xóa, không đọc được hoặc in bằng nhiều màu mực khác nhau: Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của C/O, các thông tin cần phải được in và điền một cách chính xác, tránh việc sử dụng chữ viết tay hoặc sửa đổi sau khi viết.

– Hàng hoá không đảm bảo tiêu chuẩn, không xác định được xuất xứ theo tiêu chuẩn: Hàng hoá cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng hoặc xuất xứ được quy định theo pháp luật.

Những sai sót thường gặp khi ở C/O Form D

Có một số các sai sót phổ biến thường gặp khi làm CO Form D mà doanh nghiệp cần lưu tâm để tránh gặp phải:

– Không xác định đúng mã HS dẫn đến sai sót trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa (Change of Tariff Classification – CTC): Khi không xác định đúng mã HS của hàng hóa, có thể xảy ra sai sót trong việc xác minh và chuyển đổi mã số hàng hóa giữa nguyên liệu đầu vào và thành phẩm, từ đó có thể dẫn đến việc không đáp ứng các quy định về nguồn gốc và xuất xứ.

– Sử dụng Bill of Materials (BOM) kỹ thuật khi tính toán tỷ lệ và thể hiện trên BOM giải trình: Việc thiếu hoặc thừa các đầu mã nguyên liệu so với thực tế và sai sót về hệ số định mức so với thực tế có thể dẫn đến việc không khớp thông tin trong hồ sơ, đánh giá sai về nguồn gốc và xuất xứ của sản phẩm.

– Tên hàng và mã HS trên bảng BOM giải trình không giống với tờ khai và các chứng từ trong hồ sơ hải quan: Sự không nhất quán trong thông tin về tên hàng và mã HS giữa các tài liệu có thể tạo ra sự hiểu lầm và khó khăn trong việc xác định xuất xứ hàng hóa.

– LVC/RVC không phản ánh đúng hàm lượng nội địa/khu vực của sản phẩm xuất khẩu, và không có các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các nguyên liệu đầu vào.

– Không kiểm soát tồn kho so với các tờ khai, hóa đơn đưa vào chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc xác minh số lượng hàng hóa thực tế và đúng hàm lượng nội địa/khu vực, gây khó khăn trong việc chứng minh xuất xứ hàng hóa.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về chứng nhận C/O form D mà TSL đã cung cấp. Nếu bạn gặp khó khăn khi tự xin cấp C/O form D có thể tham khảo dịch vụ làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của TSL. Chúng tôi với kinh nghiệm lâu năm cung cấp dịch vụ cho nhiều cá nhân, tổ chức, giúp bạn nhanh chóng có được C/O form D với mức chi phí hợp lý nhất. Liên hệ ngay tới hotline 092 188 83 88 để nhận tư vấn chi tiết về dịch vu!