Chứng nhận C/O Form E được coi là một trong những công cụ quản lý xuất xứ hàng hoá mạnh mẽ mà bất cứ doanh nghiệp xuất – nhập khẩu nào cũng cần phải có. Đặc biệt là các doanh nghiệp làm việc trực tiếp với thị trường Trung Quốc. Vậy chứng nhận C/O Form E gồm các loại nào? Những nội dung cần phải có và quy trình cấp C/O Form E là gì? Làm thế nào để tránh gặp phải những sai sót trong quá trình xin cấp hồ sơ C/O Form E? Tất cả sẽ được TSL đề cập chi tiết trong bài viết dưới đây.
C/O Form E là gì?
Chứng nhận C/O Form E là một loại giấy tờ quan trọng trong hệ thống thương mại quốc tế, đặc biệt là trong bối cảnh Hiệp định khung về hợp tác kinh tế toàn diện ASEAN – Trung Quốc (ACFTA). Loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa này này được phát hành để xác nhận rằng hàng hóa xuất khẩu có nguồn gốc xuất xứ từ một trong các nước thành viên của hiệp định.
Mục đích cốt lõi của C/O Form E là xác định và chứng minh về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Điều này có tác động trực tiếp đến việc quyết định liệu lô hàng đó có được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt hay không. Mức thuế nhập khẩu ưu đãi này thường thay đổi tùy theo từng loại hàng hóa cụ thể và căn cứ vào mã HS Code của hàng hóa đó. Sử dụng C/O Form E đúng cách có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhập khẩu và tăng độ cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
>>> Đọc thêm: Tìm hiểu chi tiết về C/O form AJ
Các loại C/O Form E
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, C/O Form E có thể xuất hiện với hai loại cụ thể như sau:
C/O Form E trực tiếp
C/O Form E trực tiếp được dùng khi bạn mua hàng và nhập khẩu hàng hóa trực tiếp từ Trung Quốc, người bán bên Trung Quốc sẽ là người cấp chứng nhận C/O Form E cho thương nhân nhập khẩu. Trong trường hợp này, thông tin trên C/O Form E sẽ tương ứng với thông tin trên Invoice (hóa đơn), Packing List (danh sách đóng gói) và Bill of Lading (vận đơn).
C/O Form E trực tiếp được sử dụng để xác nhận nguồn gốc của hàng hóa được xuất xứ nguồn cung cấp Trung Quốc và không thông qua bất kỳ bên thứ ba nào khác.
C/O Form E 3 bên
C/O Form E 3 bên sẽ có tính chất phức tạp hơn bởi vì nó xuất hiện trong trường hợp người bán hàng không phải là từ Trung Quốc, nhưng hàng hóa lại được gửi từ Trung Quốc. Điều này thường xảy ra khi bạn ký hợp đồng mua bán với một công ty nước ngoài khác với nguồn gốc hàng hóa thực tế được sản xuất hoặc gửi từ Trung Quốc.
Loại C/O này có thể bị bác với lý do C/O ủy quyền, vậy nên khi xin cấp chứng nhận C/O, bạn nên chú ý đến một số thông tin quan trọng như:
- Ô số 1 – Shipper/exporter: Tên công ty trên Bill of Lading tại Trung Quốc.
- Ô số 2 – Consignee/importer: Tên công ty nhập khẩu.
- Ô số 7 – Description of goods: Ghi tên công ty phát hành hóa đơn và tên nước mà công ty đó đặt trụ sở để hoạt động.
- Ô số 10 – Invoice: Ngày và số hóa đơn phải được ghi chi tiết.
- Ô số 13: Đánh dấu vào Third Party Invoicing (Hóa đơn bên thứ ba) để đảm bảo sự khớp nhau giữa các thông tin liên quan đến giao dịch.
Những nội dung trong chứng nhận C/O Form E
Chứng nhận C/O Form E là loại giấy tờ chứa các thông tin quan trọng để xác minh nguồn gốc và điều kiện của hàng hóa nhập khẩu, trong đó có những nội dung sau đây:
Ô số 1: Thông tin nhà xuất khẩu:
Bao gồm tên công ty xuất khẩu và địa chỉ. Thông thường, đây là tên của người bán hàng trên Invoice (hóa đơn). Tuy nhiên, trong trường hợp của hóa đơn bên thứ ba (third party invoice), ô này sẽ chứa tên công ty sản xuất hàng hóa.
Ô số 2: Thông tin người nhận hàng (nhà nhập khẩu).
Ô số 3: Thông tin vận tải và tuyến đường:
- Ngày khởi hành: Đây là ngày tàu hoặc phương tiện vận tải khởi hành, thường lấy từ vận đơn (Bill of Lading).
- Tên phương tiện vận tải và số chuyến hoặc tên tàu bay.
- Tên cảng dỡ hàng.
- Tuyến đường và phương thức vận chuyển (ví dụ: From Shanghai, China to Hochiminh, Viet Nam. By Sea).
Ô số 4: Để trống, không cần điền.
Ô số 5: Thứ tự Item.
Ô số 6: Thông tin về shipping Mark.
Ô số 7: Số lượng, chủng loại bao gói và mô tả hàng hóa:
Bao gồm cả số lượng và mã HS code (Hệ thống mã hóa hàng hóa quốc tế) của hàng hóa. Thông tin này sẽ mô tả cụ thể về loại hàng hóa và cách đóng gói.
Ô số 8: Tiêu chí xuất xứ:
Tiêu chí xuất xứ Form E là một yếu tố quan trọng, vì nó xác định tỷ lệ phần trăm giá trị hàng hóa được sản xuất tại nước cấp C/O.
Ô số 9: Trọng lượng toàn bộ (hoặc lượng khác) và giá trị FOB:
Giá trị FOB (Free on Board) là giá trị hàng hóa tại cảng xuất khẩu. Điều này cần được điều chỉnh nếu hóa đơn ghi giá trị theo điều kiện khác như ExWorks, CIF,…
Ô số 10: Số và ngày Invoice:
Thông tin này được lấy từ hóa đơn mua bán (Invoice), cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo sự khớp nhau giữa C/O và hóa đơn.
Ô số 11: Tên nước xuất khẩu và nhập khẩu, địa điểm và ngày xin C/O, cùng với dấu của công ty xin C/O.
Ô số 12: Xác nhận chữ ký của người được ủy quyền, dấu của tổ chức cấp C/O, địa điểm và ngày cấp.
Chữ ký của người đại diện và dấu của tổ chức cấp C/O là yếu tố quan trọng để xác minh tính hợp lệ của chứng từ. Đối với chữ ký tiếng Hoa tượng hình, cán bộ hải quan sẽ tự đối chiếu với chữ ký có trong cơ sở dữ liệu để xác minh tính trùng khớp.
Ô số 13: Một số lựa chọn, người viết có thể đánh dấu vào các ô tương ứng:
- Issued Retroactively: Trường hợp C/O được cấp sau quá 3 ngày tính từ ngày tàu hoặc phương tiện vận tải khởi hành.
- Exhibition: Trường hợp hàng hóa tham gia triển lãm và được bán sau khi triển lãm.
- Movement Certificate: Trường hợp hàng hóa được cấp C/O giáp lưng.
- Third Party Invoicing: Trường hợp hóa đơn được phát hành bởi bên thứ ba (third party invoice).
Bộ hồ sơ xin cấp C/O Form E
Để xin cấp chứng nhận C/O Form E, doanh nghiệp/thương nhân xuất – nhập khẩu cần tổ chức một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và hợp lệ. Dưới đây là các thành phần cần có trong bộ hồ sơ này:
- Đơn đề nghị cấp C/O: Đơn này cần phải được khai hoàn chỉnh và đúng quy định.
- Mẫu C/O: Bao gồm một (01) bản gốc và ba (03) bản sao.
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Cần phải hoàn thiện thủ tục hải quan và có bản sao có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu “sao y bản chính”.
- Commercial Invoice/Packing List (Hóa đơn thương mại/Danh sách đóng gói) của doanh nghiệp: 1 bản.
- Bảng giải trình Quy trình sản xuất: Đối với doanh nghiệp lần đầu xin C/O hoặc cho mặt hàng lần đầu xin C/O, bảng này phải giải thích chi tiết các bước sản xuất từ nguyên liệu đến sản phẩm cuối cùng.
- Bill of Lading (Vận đơn): Một bản sao có dấu đỏ của doanh nghiệp và dấu “sao y bản chính”.
- Chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu: Tùy theo yêu cầu của tổ chức cấp C/O, doanh nghiệp cũng có thể cần cung cấp các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu. Các chứng từ này có thể bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phẩm và phụ liệu
- Giấy phép xuất khẩu
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phẩm và phụ liệu trong nước
- Mẫu nguyên phẩm, phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu
- Các chứng từ khác có liên quan.
- Chứng thực điện tử (đối với tham gia eCOSys): Đối với các doanh nghiệp tham gia hệ thống eCOSys, các chứng từ sẽ được thương nhân ký điện tử và tự động truyền tới các tổ chức cấp C/O. Tổ chức cấp C/O sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thông tin dựa trên hồ sơ trực tuyến và sau đó cấp C/O cho thương nhân khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ theo định.
Quy trình xin cấp C/O Form E
Để xin cấp chứng nhận C/O Form E, doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện quy trình xin cấp online hoặc tới Sở Công thương để xin cấp. Quy trình xin cấp chứng nhận C/O Form E được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản mới (đối với những doanh nghiệp mới xin C/O lần đầu). Tài khoản này sẽ giúp bạn tiến hành các thủ tục xin cấp C/O trực tuyến.
Bước 2: Truy cập vào hệ thống ecosys.gov.vn để bắt đầu quá trình khai báo hồ sơ C/O trực tuyến. Tại đây bạn sẽ nhập các thông tin liên quan đến xuất khẩu hàng hóa.
Bước 3: Tải các thông tin chứng từ bắt buộc lên hệ thống. Các tài liệu này bao gồm tờ khai hải quan, vận đơn, bảng kê hàm lượng và Commercial Invoice (hóa đơn mua bán).
Bước 4: Sau khi hoàn thành việc khai báo thông tin và tải các chứng từ liên quan, người đề xuất sẽ thực hiện các thao tác ký điện tử và gửi hồ sơ online.
Bước 5: Hồ sơ sẽ được duyệt và kết xuất. Doanh nghiệp sẽ nhận được đơn xin C/O đã cấp số, sau đó in và nộp cùng bộ hồ sơ.
Bước 6: Cán bộ sẽ tiến hành kiểm tra và duyệt hồ sơ giấy. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp được xác minh là chính xác và đầy đủ, C/O gốc (Original) sẽ được cấp bằng giấy cho các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp/thương nhân cần phải lưu ý rằng, việc thực hiện quy trình xin cấp chứng nhận theo đúng quy định là rất quan trọng, đảm bảo rằng chứng nhận C/O Form E được cấp một cách hợp pháp và có thể sử dụng để hưởng các ưu đãi thuế nhập khẩu.
Các sai sót thường gặp khi làm C/O form E cần lưu ý
Trong quá trình làm C/O Form E, có một số sai sót phổ biến mà bạn cần chú ý và tránh để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả của chứng nhận xuất xứ:
Thiếu dấu tick “Issued Retroactively”: Trong trường hợp ngày cấp C/O đã quá 3 ngày sau khi tàu chạy, bạn cần phải tick vào mục “Issued Retroactively” để C/O đúng mẫu và có giá trị nhằm đảm bảo rằng chứng nhận của bạn được chấp nhận khi nhập khẩu.
C/O Form E ủy quyền: Đối với C/O trực tiếp, một số nhà sản xuất tại Trung Quốc không có khả năng xin C/O mà phải ủy quyền cho một công ty dịch vụ đứng tên để xin C/O thay họ và đứng ra làm thủ tục xuất khẩu. Tuy nhiên, quy định tại Việt Nam lại yêu cầu người được ủy quyền phải đứng tên trên C/O, điều này có thể làm cho mẫu C/O Form E trở nên không hợp lệ tại Việt Nam. Vì vậy, bạn cần kiểm tra xem công ty đó có khả năng xin C/O ủy quyền và đáp ứng các yêu cầu tại Việt Nam hay không.
Số liệu trên C/O không khớp với các giấy tờ khác: Đây là một sai sót cơ bản và thường gặp. Khi số liệu trên C/O không đúng hoặc không khớp với các giấy tờ khác như hóa đơn, tờ khai hải quan, vận đơn, thì việc vận chuyển hàng hóa có thể gặp nhiều khó khăn. Để tránh sai sót này, bạn cần kiểm tra và đối chiếu thông tin trên C/O với các tài liệu khác và sửa chữa ngay lập tức.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về chứng nhận C/O Form E. Chúng tôi mong rằng các thông tin này sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ về chứng từ vận tải hay các thủ tục nhập khẩu, đừng ngần ngại liên hệ với TSL, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp miễn phí.