Bài viết dưới đây của TSL sẽ giúp bạn nắm vững toàn bộ thông tin liên quan đến D/O trong xuất nhập khẩu, từ khái niệm, chức năng cho đến quy trình chi tiết khi lấy lệnh giao hàng tại cảng.
D/O là gì trong xuất nhập khẩu
D/O (viết tắt của Delivery Order) là lệnh giao hàng, một chứng từ hành chính do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc trong một số trường hợp là forwarder phát hành nhằm ủy quyền cho consignee (người nhận hàng) hoặc đại diện của họ rút hàng tại cảng, kho CFS hoặc ICD. Về bản chất, D/O không phải là Bill of Lading (B/L) gốc mà D/O là chỉ thị thực hiện việc giao, rút hàng dựa trên dữ liệu từ hợp đồng giao nhận. Trong thực tế D/O thường được gọi bằng nhiều tên đồng nghĩa như “lệnh rút hàng”, “lệnh giao container” hoặc dưới dạng điện tử là eDO.
Tại sao cần sử dụng D/O
Việc sử dụng D/O là yêu cầu bắt buộc vì nó chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của người nhận hàng đối với lô hàng được vận chuyển theo Bill of Lading (B/L). Nếu không có D/O, doanh nghiệp gần như “mất quyền mở kho”, không thể rút container, dẫn đến phát sinh chi phí lưu cont, lưu bãi và thậm chí là chậm tiến độ giao hàng cho khách hàng cuối.
D/O đóng vai trò như lệnh giao hàng chính thức do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu. Nó giúp xác định rõ ai là người được quyền nhận hàng, tại đâu, trong thời gian nào. Nhờ đó, hệ thống cảng biển, kho ngoại quan và các bên liên quan có thể phối hợp đồng bộ, tránh rủi ro thất lạc hoặc giao nhầm hàng. Sử dụng D/O còn giúp tối ưu quy trình giao nhận hàng hóa. Khi có D/O, người nhận hàng dễ dàng lên kế hoạch vận chuyển, đặt lịch rút container, và chủ động kiểm soát chi phí phát sinh.
Các trường hợp cần sử dụng D/O
D/O được dùng cho các trường hợp sau:
- Trường hợp hàng nguyên container (FCL): hi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến cho người nhập khẩu. Sau đó, trong vòng khoảng 8 giờ kể từ thời điểm tàu cập cảng, doanh nghiệp cần làm thủ tục nhận D/O tại hãng tàu hoặc đại lý vận tải. Lệnh này cho phép đơn vị nhận hàng lấy nguyên container ra khỏi cảng để vận chuyển về kho riêng.
- Trường hợp hàng nguyên container (LCL): Thời gian sử dụng D/O thường lâu hơn, có thể kéo dài đến 1–2 ngày sau khi tàu cập cảng. Lý do là hàng LCL được đóng chung nhiều lô trong một container, nên phải chờ đơn vị giao nhận đưa container về kho thực hiện thủ tục rút hàng phân loại và kiểm tra chứng từ. Chỉ khi hàng đã được tách khỏi container và sẵn sàng giao, người nhận mới được sử dụng D/O để nhận hàng.
Các nội dung chính có trên D/O
Thông thường trên lệnh giao hàng sẽ có những thông tín sau:
- Tên tàu và hành trình vận chuyển của nó;
- Consignee – Người nhận hàng;
- Số lượng kiện hàng, tổng trọng lượng và thể tích thực của hàng hoá (Gross Weight và Net Weight).
- Ngày tàu đến thực tế
- Cảng dỡ hàng
- Hiệu lực của D/O
- Ký mã Hiệu hàng hoá, số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hoá
- Hạn Dem – Det đối với hàng nguyên container
Phân loại D/O phổ biến
D/O phát hành bởi các hãng tàu
D/O phát hành bởi các hãng tàu, còn được gọi là Master D/O, là loại phổ biến nhất trong các giao dịch quốc tế. Loại D/O này do hãng tàu (Shipping Line hoặc Carrier) trực tiếp cấp khi tàu cập cảng và hàng đã sẵn sàng để giao. Master D/O chỉ có hiệu lực khi người nhận hàng xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading – B/L) hợp lệ.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp bạn đặt hàng trực tiếp với hãng tàu bạn sẽ được cấp Master D/O. Ưu điểm của loại D/O này là tính pháp lý cao, độ tin cậy lớn và được chấp nhận rộng rãi trong các thủ tục hải quan. Tuy nhiên, điểm hạn chế là quy trình làm việc trực tiếp với hãng tàu có thể phức tạp, yêu cầu nhiều chứng từ và thời gian xử lý lâu hơn so với làm việc qua Forwarder.
D/O phát hành bởi Forwarder
Khác với loại trên, D/O phát hành bởi Forwarder hay còn gọi là House D/O thường được sử dụng khi doanh nghiệp không làm việc trực tiếp với hãng tàu mà thông qua đơn vị giao nhận. Forwarder sẽ đứng ra nhận hàng từ hãng tàu, sau đó phát hành House D/O cho chủ hàng cuối cùng.
Quy trình lấy D/O chi tiết
Bước 1: Nhận thông báo hàng đến
Khi tàu sắp cập cảng, bạn sẽ nhận được Giấy thông báo hàng đến Arrival Notice từ hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận, thường trước 1 – 2 ngày.
Trước khi nhận được thông báo, bạn nên chuẩn bị sẵn các chứng từ cần thiết để tránh mất thời gian khi làm việc với hãng tàu, bao gồm:
- Vận đơn
- CMND/CCCD của người đi lấy D/O
- Giấy thông báo nhận hàng
Bước 2: Thanh toán phí và làm thủ tục nhận lệnh
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, bạn cần thanh toán các khoản phí liên quan để được cấp lệnh giao hàng. Các khoản phí này thường bao gồm phí D/O, phí THC, hoặc phí lưu kho bãi.
Nếu lô hàng được thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), bạn cần có thêm giấy giới thiệu của công ty và vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng để trình cho hãng tàu. Trường hợp bạn nhận hàng thông qua Forwarder (đơn vị giao nhận), quy trình sẽ đơn giản hơn: chỉ cần mang Arrival Notice đến văn phòng của họ, thanh toán các khoản phí cần thiết, và bạn sẽ được cấp lệnh D/O tương ứng.
Bước 3: Nhận lệnh giao hàng
Nếu trên Arrival Notice phần người nhận hàng là Forwarder, nghĩa là bạn cần lấy House D/O từ đơn vị đó trước. Sau khi có House D/O, bạn kiểm tra lại thông tin người nhận hàng. Nếu phần Consignee hiển thị tên doanh nghiệp của bạn, bạn có thể mang lệnh này đến cảng để thực hiện thủ tục đổi lệnh và chuẩn bị nhận hàng.
Bước 4: Kiểm tra hạn lệnh
Sau khi nhận được D/O, bạn cần kiểm tra kỹ hạn lệnh – đây là thời gian hiệu lực cho phép bạn làm thủ tục nhận hàng và rút hàng khỏi cảng. Nếu quá hạn D/O, bạn sẽ phải gia hạn lệnh hoặc trả thêm phí lưu container
Các loại phí D/O phổ biến
- Phí D/O của hãng tàu: khoản phí bắt buộc do hãng tàu thu khi phát hành “lệnh giao hàng” (Delivery Order) cho người nhận hàng. Mức phí thường dao động từ 30 – 70 USD cho mỗi lô hàng
- Phí D/O của FWD: người nhận hàng không làm việc trực tiếp với hãng tàu mà thông qua đại lý giao nhận (Forwarder). Khi đó, forwarder sẽ thu phí D/O trung gian, bao gồm phí lấy House D/O và phí dịch vụ xử lý chứng từ, dao động từ 50 – 100 USD/lô hàng.
- Phí THC: THC là phí bốc dỡ container tại cảng, do cảng hoặc hãng tàu thu nhằm chi trả cho các hoạt động nâng hạ, di chuyển container trong khu vực cảng. Mức phí này thường khoảng 80 – 120 USD/container.
- Phí vệ sinh container: hãng tàu hoặc depot sẽ thu phí vệ sinh container, thường từ 10 – 30 USD/container.
- Phí lưu cont: Nếu doanh nghiệp không trả container đúng thời hạn sẽ phát sinh phí lưu container. Mức phí phổ biến từ 5 – 20 USD/ngày/container, tùy loại container (20 feet, 40 feet) và chính sách của từng hãng tàu.
Lưu ý khi lấy D/O mà bạn cần biết
Điều đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ trước khi đến hãng tàu để lấy D/O. Bộ hồ sơ bao gồm vận đơn gốc (Bill of Lading – B/L), giấy giới thiệu, CMND hoặc CCCD của người đến lấy, cùng con dấu công ty nếu lấy thay doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận để cập nhật thời gian tàu dự kiến cập cảng lịch phát hành D/O và các khoản phí D/O cần thanh toán.
Lệnh giao hàng D/O là căn cứ chứng minh người nhận hàng có quyền hợp pháp nhận lô hàng từ hãng tàu. Nếu không có D/O, cảng hoặc kho CFS sẽ không bàn giao hàng, kể cả khi bạn có đầy đủ vận đơn gốc. Ngoài ra, cần lưu ý rằng D/O chỉ có giá trị trong một thời hạn nhất định (thường là 3 – 5 ngày kể từ ngày phát hành). Nếu quá thời gian này mà hàng chưa được lấy, doanh nghiệp có thể phải xin gia hạn hoặc nộp thêm phí phát sinh.
Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã biết cách lấy D/O khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu cần tư vấn thêm đừng ngần ngại liên hệ với TSL ngay nhé.