Bài viết này TSL sẽ chia sẻ chi tiết về giấy phép hải quan là gì, bao gồm những loại giấy tờ nào trong bộ hồ sơ và các bước thực hiện thủ tục theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Giấy phép hải quan là gì
Giấy phép hải quan là thuật ngữ thường được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, nhằm chỉ bộ hồ sơ pháp lý mà doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị để thực hiện thông quan tại cơ quan hải quan. Về bản chất, đây không chỉ là một loại giấy tờ đơn lẻ mà là tập hợp các chứng từ bắt buộc theo Luật Hải quan Việt Nam và quy định của Tổng cục Hải quan. Một bộ giấy phép hải quan thường bao gồm giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu, tờ khai hải quan điện tử, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), cùng với các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại, vận đơn, hay giấy chứng nhận kiểm dịch đối với hàng hóa đặc thù.
Việc có đầy đủ giấy phép hải quan giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của lô hàng, bảo đảm hàng hóa đáp ứng đúng chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước và các yêu cầu kiểm soát từ các bộ ngành chuyên ngành như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đồng thời, giấy phép hải quan cũng là điều kiện cần để hàng hóa được thông quan thuận lợi, tránh tình trạng bị ách tắc tại cửa khẩu hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.
Tại sao cần xin giấy phép hải quan
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, việc xin giấy phép hải quan là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định được quy định trong Luật Hải quan 2014, cùng những văn bản hướng dẫn Tổng cục Hải quan Việt Nam ban hành. Khi sở hữu đầy đủ giấy phép, doanh nghiệp chứng minh được lô hàng nhập khẩu hay xuất khẩu của mình hợp pháp, đáp ứng yêu cầu về chính sách quản lý nhà nước, đặc biệt đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Là điều bắt buộc khi thông quan
Không có giấy phép hải quan, hàng hóa sẽ không thể được thông quan tại cửa khẩu. Điều này đồng nghĩa với việc hàng có thể bị ách tắc, lưu kho bãi, dẫn đến chi phí phát sinh lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh. Đặc biệt, với những mặt hàng thuộc diện cấm, hạn chế nhập khẩu hoặc cần giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, nếu doanh nghiệp cố tình thực hiện mà không có giấy phép, nguy cơ bị tịch thu hàng hóa, đình chỉ hoạt động hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý là rất cao.
Giúp cơ quan chức năng dễ dàng kiểm soát hàng hóa trên thị trường
Giấy phép hải quan đóng vai trò như công cụ để cơ quan chức năng quản lý, giám sát hoạt động thương mại quốc tế. Thông qua giấy phép này, hải quan có thể xác định rõ ràng nguồn gốc, xuất xứ, chủng loại hàng hóa, đồng thời kiểm soát hiệu quả những mặt hàng nhạy cảm như dược phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế hay hóa chất. Điều này giúp bảo vệ thị trường nội địa, hạn chế hàng hóa kém chất lượng, hàng lậu hoặc hàng vi phạm sở hữu trí tuệ.
Giấy phép hải quan gồm những gì
Một bộ giấy phép hải quan đầy đủ không chỉ là điều kiện bắt buộc để thông quan hàng hóa mà còn giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm tra sau thông quan. Trên thực tế, tùy theo loại hình xuất nhập khẩu, ngành hàng và quy định của cơ quan chức năng, bộ hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung một bộ giấy phép hải quan chuẩn sẽ bao gồm các chứng từ cơ bản dưới đây.
- Tờ khai hải quan: là tài liệu quan trọng nhất mà mỗi khi làm thủ tục thông quan cho hàng hóa. Đây là bản kê khai chi tiết về hàng hóa xuất nhập khẩu, gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, mã HS code, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms) và thuế phải nộp. Doanh nghiệp cần khai báo chính xác, minh bạch để tránh bị cơ quan hải quan bác bỏ hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung.
- Giấy phép xuất nhập khẩu: Một số mặt hàng đặc thù như dược phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, phế liệu hay thực phẩm thường yêu cầu giấy phép xuất nhập khẩu do các bộ ngành chuyên trách cấp (ví dụ Bộ Công Thương, Bộ Y tế). Nếu không có giấy phép này, lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng hoặc buộc tái xuất.
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) là tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Đây là cơ sở để xác định mức thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia.
- Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng: Đối với những mặt hàng liên quan đến an toàn kỹ thuật, môi trường hoặc sức khỏe cộng đồng (chẳng hạn như máy móc, thiết bị điện tử, đồ chơi trẻ em), cơ quan quản lý thường yêu cầu giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng. Đây là minh chứng rằng hàng hóa đạt tiêu chuẩn Việt Nam hoặc tiêu chuẩn quốc tế.
- Vận đơn: là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ hải quan. Đây vừa là bằng chứng của hợp đồng vận tải, vừa là giấy tờ xác nhận quyền sở hữu lô hàng. Có nhiều loại vận đơn khác nhau như vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không (Air Waybill – AWB), hoặc vận đơn đường bộ.
- Hóa đơn thương mại: được coi là cơ sở pháp lý để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế của lô hàng. Trong hóa đơn thương mại, cần thể hiện rõ các thông tin: người mua – người bán, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, số lượng, đơn giá và tổng trị giá hàng hóa. Nếu thiếu hoặc ghi sai các chi tiết quan trọng, doanh nghiệp có thể bị áp mức thuế cao hơn hoặc bị yêu cầu cung cấp thêm chứng từ bổ sung.
Thủ tục xin giấy phép hải quan đúng quy định
Mặc dù có nhiều loại giấy phép khác nhau như giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép kiểm tra chuyên ngành,… nhưng nhìn chung quy trình thủ tục sẽ trải qua những bước cơ bản sau đây.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định các thông tư có liên quan cũng như hướng dẫn của cơ quan cấp phép chuyên ngành để chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Thông thường, bộ hồ sơ sẽ gồm: tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn (Bill of Lading), giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu do Bộ ngành liên quan cấp, và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. Doanh nghiệp nên lưu ý đảm bảo tính thống nhất thông tin giữa các chứng từ để tránh sai sót khi khai báo hải quan.
Bước 2: Nộp cho các cơ quan có thẩm quyền
Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp đến cơ quan có thẩm quyền. Việc nộp có thể thực hiện trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp phép, hoặc thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia để tiết kiệm thời gian. Cơ quan chức năng sẽ tiếp nhận và tiến hành thẩm định hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong quá trình này, cán bộ chuyên trách sẽ kiểm tra chi tiết thông tin về mã HS, nguồn gốc xuất xứ, giấy phép chuyên ngành đi kèm,… để đảm bảo phù hợp với quy định quản lý xuất nhập khẩu.
Bước 3: Chờ kết quả và bổ sung giấy tờ (nếu cần)
Khi hồ sơ đã được nộp, doanh nghiệp cần chờ kết quả từ cơ quan chức năng. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, giấy phép hải quan sẽ được cấp trong thời hạn quy định, giúp doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục thông quan. Ngược lại, nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, cơ quan chức năng sẽ ra văn bản thông báo yêu cầu bổ sung, kèm hướng dẫn cụ thể để người nộp hoàn thiện.