Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại là một tài liệu quan trọng, không thể thiếu, nhưng liệu bạn đã hiểu rõ về khái niệm này? Hóa đơn thương mại đóng vai trò gì trong quá trình giao dịch quốc tế? Hãy cùng TSL khám phá sâu hơn về hóa đơn thương mại và tầm quan trọng của nó trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhé!
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một chứng từ thương mại được sử dụng để thực hiện giao dịch thanh toán giữa nhà xuất khẩu và nhập khẩu. Nó yêu cầu bên nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong hợp đồng mua bán cho bên xuất khẩu. Thông thường, Commercial Invoice sẽ do nhà sản xuất phát hành.
Hóa đơn thương mại thường được phát hành ngay sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc đã được đóng container. Trong một số trường hợp, Commercial Invoice cũng có thể phát hành đồng thời với hợp đồng giao hàng hoặc sau khi bên mua đã thanh toán trước tiền hàng.
Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại trong hoạt động xuất nhập khẩu
Hóa đơn thương mại không chỉ đơn thuần là một giấy tờ pháp lý, mà còn là cơ sở cho việc thực hiện các giao dịch kinh doanh quốc tế. Tầm quan trọng của nó được thể hiện như sau:
- Hóa đơn thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa bên bán và bên mua, giữ bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Nó là căn cứ để bên bán yêu cầu thanh toán và bên mua thực hiện việc thanh toán.
- Tính chính xác và đầy đủ của hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục hải quan cũng như xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu.
- Loại hóa đơn này cũng được dùng làm căn cứ pháp lý để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện các hợp đồng thương mại và thủ tục xuất nhập khẩu tại cơ quan hải quan.
Lưu ý:
- Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ trường hợp nó có đính kèm chứng từ chứng minh thanh toán hàng hóa của bên nhập khẩu.
- Số lượng bản chính và bản sao của hóa đơn thương mại cần thiết để giao hàng, phải được bên nhập khẩu đồng ý. Thông thường, Commercial Invoice được phát hành gồm 1 bản gốc và 2 bản sao, cũng có một số quốc gia không giới hạn số lượng bản chính hóa đơn thương mại trong quá trình thực hiện các giao dịch quốc tế.
Nội dung chính của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại thường bao gồm các thông tin quan trọng như thông tin về bên bán và bên mua, mô tả chi tiết về hàng hóa, giá trị của hàng hóa, điều kiện thanh toán và vận chuyển. Dưới đây, TSL sẽ chia sẻ đến bạn những nội dung chính có trong một hóa đơn thương mại:
-
- Bên mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin có liên quan như tên công ty, thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, fax), người đại diện, số tài khoản ngân hàng của bên nhập khẩu
- Bên bán (Seller/Exporter): Gồm các thông tin có liên quan như tên công ty, thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, fax), người đại diện, số tài khoản ngân hàng của bên xuất khẩu.
- Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía nhà xuất khẩu quy định.
- Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại thường được lập sau khi hợp đồng mua bán giữa các bên được ký kết và trước ngày hàng hóa được xuất khẩu (ngày ghi trên vận đơn Bill of Lading) để khớp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Gồm các phương thức thanh toán phổ biến như: Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C, thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P và thanh toán chuyển tiền T/T.
- Mô tả chi tiết sản phẩm: Hóa đơn thương mại cần thể hiện thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm: Tên sản phẩm, mã hiệu/ký hiệu/số hiệu, cấp hạng hay chất lượng tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, số mã hiệu bao gói hàng hóa.
- Số lượng hàng hóa: Đơn vị tính dựa theo kích thước hoặc trọng lượng của quốc gia giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
- Giá của hàng hóa.
-
- Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn thương mại được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá của đơn vị tiền tệ được sử dụng trong thanh toán.
- Loại tiền tệ.
- Nước xuất xứ hàng hóa
- Điều kiện Incoterms
- Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có): Một số chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa như cước phí vận chuyển quốc tế, chi phí đóng gói,… cần được liệt kê cụ thể trong hợp đồng thương mại. Trong trường hợp các thông tin này nằm trong giá hóa đơn và được chú thích rõ ràng thì không cần phải liệt kê.
Lưu ý:
Commercial Invoice phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của bên mua cho việc sản xuất, vận chuyển hàng hóa hay không? Trong trường hợp có sự hỗ trợ thì miễn phí hay có phí? Khi sự hỗ trợ của bên mua là trả tiền riêng thì cần phải gửi kèm theo hóa đơn thanh toán.
Phân loại Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
Hiện nay, các nhà phát hành chia hóa đơn thương mại thành 4 loại chính, bao gồm:
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Đây là loại hóa đơn được dùng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong trường hợp giá cả hàng hóa chưa được xác định chính xác là bao nhiêu, thanh toán hàng hóa thành từng phần, thanh toán trả trước một phần,…
- Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice): Đây là hóa đơn được dùng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng mua bán đã được thực hiện thành công.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Đây là loại hóa đơn thương mại chứa các thông tin chi tiết về giá hàng hóa của từng thành phần, thường được dùng để phân tích và làm rõ về giá trị cấu thành của hàng hóa đó.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hình thức của hóa đơn này tương tự như các hóa đơn thương mại khác nhưng không được sử dụng để yêu cầu thanh toán. Nó được sử dụng trong trường hợp gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng gửi hàng hóa đến trưng bày tại các hội chợ, triển lãm thương mại hoặc làm thủ tục xuất nhập khẩu.
- Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.
Một số mẫu hóa đơn thương mại
Bên dưới, TSL tổng hợp và chia sẻ đến bạn một số mẫu hóa đơn thương mại phổ biến để bạn tham khảo và áp dụng:
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Mẫu 3:
Những lưu ý khi làm hóa đơn thương mại
Trong quá trình lập hóa đơn thương mại, cần chú ý đến sự chính xác và đầy đủ của thông tin, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế. Việc chú ý đến các chi tiết nhỏ có thể giảm thiểu rủi ro và tránh được các vấn đề phát sinh sau này. Cụ thể, trước khi lập Commercial invoice, bạn cần lưu ý một số lỗi cơ bản sau:
- Việc khai báo không rõ ràng, đầy đủ (số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại) hoặc ghi sai thông tin trên hóa đơn có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa tại hải quan..
- Commercial invoice không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB hay CIF có thể gây hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm giữa bên mua và bên bán cũng như định giá chi phí vận chuyển. Việc xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo FOB dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà bên nhập khẩu cần phải thanh toán.
Trên đây, TSL đã chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích liên quan hợp đồng thương mại. Hiểu rõ về vai trò và nội dung của hóa đơn thương mại sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch quốc tế một cách hiệu quả và an toàn hơn. Hãy luôn chú ý và cẩn thận khi làm hóa đơn thương mại để đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ và minh bạch nhé!