Trong quá trình làm thủ tục hải quan điện tử, việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách thực hiện sao cho đúng quy trình và tiết kiệm thời gian. Do đó, TSL mang đến bài viết hướng dẫn chi tiết cách lấy và in mã vạch tờ khai hải quan một cách nhanh chóng, đơn giản, dễ áp dụng ngay cả với những người mới lần đầu làm thủ tục.
Mã vạch tờ khai hải quan là gì
Mã vạch tờ khai hải quan là một dạng mã hóa thông tin được tạo ra từ tờ khai hải quan điện tử, thể hiện dưới hình thức barcode và gắn liền với số tờ khai hải quan trên hệ thống của Tổng cục Hải quan. Mã vạch này chứa các dữ liệu quan trọng liên quan đến lô hàng, người khai báo, loại hình xuất nhập khẩu và trạng thái xử lý của tờ khai, giúp cơ quan hải quan nhanh chóng nhận diện và tra cứu thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS mà không cần nhập liệu thủ công.
Trong thực tế, mã vạch tờ khai hải quan được sử dụng như một công cụ hỗ trợ kiểm tra, giám sát và thông quan hàng hóa tại các khâu làm thủ tục. Khi quét mã vạch, cán bộ hải quan có thể truy xuất ngay toàn bộ thông tin tờ khai đã được khai báo, từ đó đối chiếu hồ sơ, kiểm soát luồng hàng và xác nhận tình trạng thông quan. Chính vì vậy, mã vạch không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế sai sót, đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quản lý hải quan điện tử.
Cách lấy và in mã vạch tờ khai online trên hệ thống Tổng cục Hải quan
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cá nhân làm thủ tục đều thực hiện khai báo hải quan điện tử trực tiếp trên hệ thống của Tổng cục Hải quan thông qua VNACCS/VCIS. Việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan online sẽ tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống
Trước tiên, người dùng cần truy cập hệ thống hải quan điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Việc đăng nhập thường được thực hiện qua phần mềm khai báo hải quan hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Sau khi truy cập thành công, hệ thống sẽ cho phép người khai thao tác trên các chức năng liên quan đến tờ khai hải quan điện tử, bao gồm tra cứu, chỉnh sửa và lấy thông tin tờ khai.
Bước 2: Khai báo các thông tin cần thiết
Tiếp theo, người khai tiến hành khai báo các thông tin cần thiết của tờ khai hải quan. Các nội dung khai báo bao gồm thông tin doanh nghiệp, loại hình xuất nhập khẩu, thông tin hàng hóa, trị giá, thuế và các chứng từ liên quan. Việc khai báo chính xác và đầy đủ là điều kiện tiên quyết để hệ thống ghi nhận tờ khai và cho phép lấy mã vạch. Trong trường hợp thông tin chưa hợp lệ hoặc còn thiếu, hệ thống VNACCS sẽ không trả về tờ khai hợp lệ, dẫn đến việc không thể in mã vạch tờ khai hải quan.
Bước 3: Chọn và in mã vạch tờ khai
Sau khi hoàn tất khai báo, người dùng chuyển sang bước chọn và in mã vạch tờ khai hải quan bằng cách truy cập vào chức năng “Lấy thông tin” để hệ thống trả về dữ liệu tờ khai tương ứng. Tùy vào trạng thái xử lý của tờ khai, việc lấy mã vạch sẽ có những điểm cần lưu ý khác nhau.
Khi tờ khai chưa thông quan, kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin tờ khai ở trạng thái chờ xử lý, và người khai vẫn có thể lấy mã vạch để phục vụ việc theo dõi hồ sơ. Với trường hợp tờ khai được chấp nhận hàng phong tỏa hoặc mang hàng về kho, hệ thống sẽ thể hiện rõ trạng thái cho phép lấy mã vạch nhằm phục vụ công tác giám sát tại kho bãi hải quan.
Đối với tờ khai đã thông quan nhưng hàng hóa chưa được đưa ra khỏi cảng, người khai cần lưu lại tờ khai để tiếp tục lấy mã vạch và in tờ khai nhằm bổ sung hồ sơ, đồng thời hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định. Trong trường hợp tờ khai đã thông quan và hàng hóa đã rời khỏi khu vực giám sát, hệ thống Tổng cục Hải quan sẽ cập nhật trạng thái hoàn tất. Lúc này, người dùng vẫn có thể in mã vạch tờ khai và tờ khai hải quan hợp lệ để chứng minh hàng hóa đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát, phục vụ lưu trữ hồ sơ hoặc đối chiếu khi cần thiết.
Hướng dẫn lấy mã vạch tờ khai hải quan qua hệ thống Ecus
Bên cạnh việc tra cứu và in mã vạch tờ khai trực tiếp trên hệ thống của Tổng cục Hải quan, người khai báo hoàn toàn có thể lấy mã vạch tờ khai hải quan thông qua phần mềm ECUS. Quy trình thực hiện trên ECUS tương đối đơn giản, dễ thao tác và phù hợp với cả người mới làm quen với hệ thống VNACCS/VCIS, miễn là tờ khai đã được khai báo đầy đủ và hợp lệ.
Trước hết, người dùng cần truy cập và đăng nhập vào hệ thống ECUS bằng tài khoản đã đăng ký. Sau khi đăng nhập thành công, hãy vào mục tờ khai xuất nhập khẩu và lựa chọn đúng tờ khai hải quan điện tử cần lấy mã vạch. Ở bước này, việc xác định chính xác số tờ khai và loại hình xuất nhập khẩu sẽ giúp hệ thống hiển thị đúng dữ liệu, tránh nhầm lẫn khi tra cứu thông tin.
Tiếp theo, trong phần thông tin tờ khai, người khai chọn đến mục kết quả tờ khai để kiểm tra trạng thái xử lý. Sau đó, thực hiện thao tác lấy danh sách mã vạch và chọn chức năng khai báo theo hướng dẫn của phần mềm ECUS. Hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ mới, tại đây người dùng tiếp tục chọn lấy phản hồi để ECUS nhận dữ liệu trả về từ hệ thống hải quan điện tử. Cần lưu ý rằng, tờ khai chưa được thông quan hoặc chưa đủ điều kiện xử lý sẽ không thể lấy mã vạch, do đó cần kiểm tra lại trạng thái tờ khai trước khi thao tác. Khi hệ thống đã trả về đầy đủ thông tin và mã vạch tờ khai hải quan, người dùng chỉ cần chọn in mã vạch tờ khai để hoàn tất quá trình.
Lấy mã vạch tờ khai trực tiếp
Việc lấy mã vạch tờ khai trực tiếp tại cơ quan hải quan trên thực tế không được khuyến khích, bởi đây không phải là quy trình ưu tiên trong hệ thống quản lý hải quan hiện nay. Mặc dù trong một số trường hợp đặc biệt cơ quan hải quan vẫn có thể hỗ trợ, nhưng người làm thủ tục cần hiểu rằng mỗi ngày Chi cục Hải quan tiếp nhận và xử lý số lượng rất lớn hồ sơ xuất nhập khẩu. Do đó, cán bộ hải quan không có điều kiện tra cứu và tìm giúp mã vạch tờ khai cho từng trường hợp riêng lẻ nếu dữ liệu không sẵn có trên hệ thống.
Một nguyên nhân phổ biến khiến người khai phải tìm đến hình thức lấy mã vạch tờ khai hải quan trực tiếp là do không tra cứu được mã vạch trên các hệ thống điện tử như VNACCS/VCIS hoặc phần mềm khai báo hải quan. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, dữ liệu tờ khai có thể đã bị lưu trữ lâu, không còn hiển thị đầy đủ hoặc chưa đủ điều kiện để hệ thống trả về mã vạch. Khi đó, việc yêu cầu hỗ trợ trực tiếp tại hải quan cũng chưa chắc mang lại kết quả ngay, thậm chí có thể mất nhiều thời gian chờ đợi.
Như vậy, qua những chia sẻ trên, TSL đã giúp bạn nắm được các cách lấy và in mã vạch tờ khai hải quan nhanh chóng, đơn giản và đúng quy trình. Việc thực hiện chính xác bước này không chỉ giúp hồ sơ hải quan đầy đủ, hợp lệ mà còn góp phần rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế phát sinh lỗi trong quá trình làm thủ tục. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn tối ưu thời gian, chi phí khi làm thủ tục hải quan, dịch vụ khai quan trọn gói của TSL sẽ là giải pháp phù hợp. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định, xử lý hồ sơ linh hoạt và hỗ trợ tận tâm.
>>>> TSL cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp:
Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam uy tín
Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng trung quốc – TSL Logistics
Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam uy tín
Dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín, hỗ trợ từ A-Z