Manifest là gì trong Logistics, tổng hợp các thông tin hữu ích

Trong bài viết này, TSL Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ Manifest là gì trong logistics, đồng thời tổng hợp những thông tin hữu ích nhất về các loại manifest, quy trình khai báo, thời hạn nộp và những lưu ý quan trọng khi thực hiện. 

Manifest trong Logistics là gì

Trong lĩnh vực logistics, manifest hay còn gọi là bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) là một chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình vận chuyển quốc tế. Hiểu một cách đơn giản, manifest là bản danh sách chi tiết toàn bộ hàng hóa có trên một phương tiện vận chuyển do hãng tàu hoặc forwarder chịu trách nhiệm kê khai. Trong đó, tài liệu này sẽ thể hiện rõ tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, người gửi (Shipper), người nhận (Consignee), cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).

Nếu như Packing List chỉ liệt kê chi tiết từng kiện hàng để phục vụ khâu kiểm đếm, thì Manifest lại có vai trò pháp lý và quản lý quan trọng hơn nhiều. Nó là tài liệu mà hãng vận chuyển phải nộp cho cơ quan hải quan để khai báo toàn bộ hàng hóa có trong chuyến vận chuyển đó. Có thể xem manifest như “bản kê khai tổng hợp” giúp hải quan kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời hỗ trợ các bên liên quan

Nội dung của Manifest

Những nội dung chính của Manifest:

• Số vận đơn (Bill of Lading No.) sẽ cần có ố MB/L (Master Bill of Lading) và HB/L (House Bill of Lading). Các thông tin này phải ghi rõ ngày phát hành của từng vận đơn.
• Người gửi hàng và người nhận hàng: Thể hiện rõ chủ sở hữu lô hàng và bên nhận hàng hợp pháp. Là căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp hoặc sai lệch thông tin trong quá trình giao nhận.
• Mô tả hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng và thể tích
• Cảng xếp hàng và Cảng dỡ hàng: Giúp xác định tuyến đường của lô hàng và phục vụ cho việc theo dõi – quản lý hành trình
• Điểm xếp hàng và Điểm giao hàng: Xác định rõ đầu – cuối chuỗi logistics
• Hình thức vận chuyển
• Tên tàu (Vessel Name), số chuyến (Voyage No.), số container (Container No.), số niêm phong (Seal No.)
• Ngoài ra, còn có các ghi chú dành cho các lô hàng đặc biệt như hàng nguy hiểm, hàng quá khổ, hàng dễ hư hỏng.

Các loại Manifest

Manifest được chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo phương thức vận chuyển, luồng hàng hóa và đơn vị thực hiện vận chuyển. Cụ thể như sau:

Phân loại Manifest theo phương thức vận chuyển

Tùy thuộc vào hình thức vận tải, manifest được chia thành:

• Air Manifest: được lập kèm theo Air Waybill (AWB) cho từng chuyến bay.
• Road Manifest / Rail Manifest: áp dụng trong vận tải đường bộ hoặc đường sắt, thể hiện thông tin hàng hóa di chuyển qua biên giới
• Sea Manifest: liệt kê chi tiết toàn bộ hàng hóa có trong một chuyến tàu biển.

Phân loại Manifest theo luồng hàng hóa

Bên cạnh hình thức vận tải, manifest cũng được phân chia theo luồng hàng hóa:

• Inward manifest: là bản khai hàng nhập khẩu, do người vận tải nộp cho hải quan trước khi tàu hoặc máy bay cập cảng
• Outward manifest: ngược lại, đây là bản kê hàng xuất khẩu, thể hiện danh sách hàng hóa rời khỏi lãnh thổ.

Phân loại Manifest theo đơn vị vận chuyển

Mỗi đơn vị vận tải cũng có thể phát hành các loại manifest khác nhau tùy vào vai trò của họ trong chuỗi cung ứng:

• Container Manifest: do hãng tàu hoặc depot lập, thể hiện số lượng container, mã container, trọng lượng, tình trạng (full/empty) và loại hàng chứa trong đó.
• Vessel Manifest: Kê khai hàng hóa có trong 1 chuyển tàu.

Tại sao cần khai Manifest

Manifest là tài liệu bắt buộc

Manifest là một chứng từ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp hoặc hãng vận chuyển đều phải khai báo với cơ quan hải quan trước khi tàu hoặc máy bay đến cảng. Việc khai manifest logistics không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và an toàn.

Quản lý hàng hóa hiệu quả hơn

Việc khai Manifest giúp các bên liên quan trong chuỗi vận chuyển bao gồm hãng tàu, đại lý giao nhận, người gửi và người nhận hàng – quản lý thông tin lô hàng một cách khoa học và chính xác hơn.

Đối với hãng tàu, Manifest cho phép họ theo dõi tình trạng hàng hóa trên tàu, phân bổ container hợp lý, tính cước vận chuyển (Freight Charges) và đảm bảo an toàn trong hành trình. Với hải quan, bản lược khai hàng hóa là cơ sở để kiểm tra, giám sát và đối chiếu dữ liệu khi làm thủ tục thông quan

Rút ngắn thời gian thông quan

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc khai Manifest đúng và đầy đủ là giúp rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa. Khi mọi thông tin về lô hàng đã được cập nhật trước – bao gồm loại hàng, số lượng kiện, trọng lượng, điểm đến, và hình thức vận chuyển (CFS/CFS, CY/CY) – cơ quan hải quan có thể nhanh chóng đối chiếu, xác nhận và cấp phép dỡ hàng.

Thời gian khai Manifest

Theo quy định, bản lược khai hàng hóa phải được nộp cho hải quan hoặc hãng vận chuyển trước khi phương tiện vận tải đến cảng đích. Mục đích là để cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu thông tin hàng hóa và đảm bảo việc thông quan diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Tùy vào loại hình vận chuyển, thời hạn khai manifest có sự khác nhau. Với vận tải đường biển, bạn cần nộp ít nhất 24 giờ trước khi tàu cập cảng. Đối với vận tải hàng không thời gian khai manifest lại ngắn hơn. Cần nộp manifest trước khi máy bay cất cánh ở sân bay đi, đồng thời cập nhật thông tin trước khi máy bay hạ cánh tại sân bay đến.

Hướng dẫn khai báo Manifest

Việc khai báo Manifest không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, được TSL tổng hợp để bạn dễ dàng áp dụng ngay.

• Bước 1: Chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hãng tàu hoặc đại lý: Thông thường, Manifest sẽ do hãng tàu (Carrier) hoặc đại lý giao nhận (Forwarder) chịu trách nhiệm khai báo trên hệ thống. Vì vậy, nhiệm vụ của doanh nghiệp xuất nhập khẩu là chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết.
• Bước 2: Truy cập hệ thống khai báo: Để thực hiện khai báo Manifest điện tử (E-Manifest) cần đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia. Tại giao diện quản lý, chọn mục “Quản lý cấp phép hồ sơ” → “Vận đơn gom hàng
• Bước 3: Nhập dữ liệu khai báo Manifest đầy đủ và chính xác: Trong phần khai báo, người thực hiện cần điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc, bao gồm: Số container, số seal, loại hàng hóa, trọng lượng tịnh, thể tích, loại kiện, tên tàu, số chuyến,… 
• Bước 4: Gửi tờ khai Manifest và chờ xác nhận từ cơ quan hải quan: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước để bạn kiểm tra toàn bộ thông tin lần cuối. Khi cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận, bạn sẽ nhận được thông báo Manifest hợp lệ.

Hướng dẫn chỉnh sửa Manifest

Do Manifest là tài liệu quan trọng được cơ quan Hải quan xác nhận và quản lý nghiêm ngặt, nên quy trình chỉnh sửa cần được thực hiện đúng quy định để tránh bị xử phạt hoặc làm chậm tiến độ thông quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước chỉnh sửa Manifest điện tử mà bạn có thể dễ dàng áp dụng.

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin chỉnh sửa Manifest: 
  • Công văn xin chỉnh sửa Manifest (trình bày rõ lý do, nội dung cần chỉnh sửa).
  • Xác nhận từ hãng tàu hoặc đại lý vận tải
  • Bản sao vận đơn Master (MBL) và vận đơn House (HBL) để đối chiếu thông tin.
• Bước 2: Truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia để thực hiện chỉnh sửa: Sau khi được hãng tàu hoặc đại lý xác nhận, bạn truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia. Tìm đến bản khai Manifest cần chỉnh sửa và điền các nội dung cần cập nhật.

Các sai sót cần tránh khi khai Manifest

Có một số lỗi sai mà nhiều người mắc phải khi khai Manifest mà bạn nên biết:

• Sai thông tin container hoặc số seal
• Nhầm loại hình vận chuyển
• Thông tin về người gửi (Shipper) hoặc người nhận (Consignee) sai
• Điền sai thông tin  cảng xếp (Port of Loading) hoặc cảng dỡ (Port of Discharge)
• Không khai hoặc khai trễ hạn
• Khai sai loại hàng hóa hoặc mô tả hàng không rõ ràng

Trên đây là bài viết chi tiết giải đáp các thắc về vấn đề Manifest là gì trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn, hãy liên hệ với TSL biết nhé.