Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, Packing List là một chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu thông quan hàng hòa. Packing List là gì? Vai trò và lưu ý khi thiết lập Packing List ra sao? là những điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực này cũng cần biết. Bài viết dưới đây của TSL sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về Packing List và cách lập Packing List hiệu quả.
Packing List là gì?
Packing List còn gọi là Phiếu đóng gói, là một danh sách chi tiết các mặt hàng hoặc tài sản được đóng gói và vận chuyển trong một lô hàng.
Packing List thường đi kèm với hàng hóa khi được gửi từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Ví dụ như từ nhà máy đến kho lưu trữ, từ kho hàng đến khách hàng hoặc từ một quốc gia đến một quốc gia khác.
Packing List có tác dụng cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng trong lô hàng, bao gồm: Tên, mã số, số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước, giá trị, xuất xứ và các thông tin khác tùy theo yêu cầu của người gửi, người nhận hay cơ quan hải quan.
Packing List giúp người gửi và người nhận kiểm soát, theo dõi và đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng được vận chuyển đúng cách, không bị mất mát, hư hỏng hay bị sai sót trong quá trình di chuyển.
Phân loại Packing List
Tùy vào mục đích sử dụng, Packing List có thể được phân thành 3 loại chính như sau:
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List)
Detailed Packing List là loại Packing List thể hiện chi tiết từng mặt hàng trong lô hàng, bao gồm số lượng, quy cách, trọng lượng, kích thước và giá trị của mỗi mặt hàng.
Loại Packing List này được sử dụng để kiểm tra và đối chiếu hàng hóa giữa người gửi và người nhận cũng như để truy xuất nguồn gốc và chất lượng của hàng hóa nếu có sự cố xảy ra.
Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai Packing List)
Neutrai Packing List là loại Packing List không thể hiện tên của người gửi, chỉ ghi thông tin cơ bản về lô hàng như số lượng, quy cách, trọng lượng và kích thước của các gói hàng.
Loại Packing List này thường được sử dụng khi người gửi muốn bảo mật thông tin về nguồn gốc của hàng hóa hoặc khi người gửi là một nhà phân phối trung gian, không muốn người nhận biết được người sản xuất thực sự của hàng hóa.
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list)
Packing and Weight list là loại Packing List kết hợp giữa phiếu đóng gói và bảng kê trọng lượng, thể hiện cả thông tin về các mặt hàng và tổng trọng lượng của lô hàng.
Loại Packing List này được sử dụng để tính toán chi phí vận chuyển, thuế, phí, và các khoản thanh toán khác liên quan đến lô hàng.
Vai trò của Packing List trong hoạt động xuất nhập khẩu
Packing List đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, cụ thể như sau:
Chứng từ thông quan bắt buộc
Packing List là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ thông quan hàng hóa, được sử dụng để khai báo với cơ quan hải quan về số lượng, quy cách, trọng lượng, giá trị và xuất xứ của hàng hóa.
Packing List giúp cơ quan hải quan kiểm tra, xác minh và áp dụng các quy định về thuế, phí, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng và các biện pháp hạn chế xuất nhập khẩu đối với hàng hóa.
Chứng từ hỗ trợ giao dịch quốc tế
Packing List là chứng từ được sử dụng để hỗ trợ thanh toán quốc tế, đặc biệt là trong các giao dịch sử dụng chứng từ chuyển nhượng (Documentary Collection) hoặc chứng từ chấp nhận (Documentary Credit).
Packing List cùng với các chứng từ khác như hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm và các chứng từ khác tùy theo yêu cầu của ngân hàng.
Nó sẽ được gửi qua ngân hàng để đảm bảo rằng người bán sẽ nhận được tiền khi giao hàng đúng theo hợp đồng và người mua sẽ nhận được hàng hóa đúng theo yêu cầu.
Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Packing List là chứng từ được sử dụng để người mua kiểm tra và đối chiếu hàng hóa sau khi nhận hàng. Người mua có thể dựa vào Packing List để kiểm tra xem số lượng, quy cách, trọng lượng, kích thước của hàng hóa có đúng với những gì đã đặt hàng và đã thanh toán hay không.
Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, người mua có thể yêu cầu người bán giải trình, bồi thường, hoặc trả lại hàng hóa.
Một số lưu ý khi thiết lập Packing List
Để thiết lập một Packing List hiệu quả và chính xác, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
Điền đầy đủ và chính xác thông tin
Bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết trên Packing List, bao gồm:
- Số và ngày lập.
- Tên và địa chỉ của người gửi (Seller) và người nhận (Buyer).
- Thông tin về vận chuyển.
- Thông tin về hàng hóa: Tên hàng + mã hàng (nếu có), số lượng, trọng lượng, đơn vị tính,…
Chú ý: Bạn cần hạn chế sử dụng các từ viết tắt, ký hiệu hoặc mã số không rõ nghĩa. Nếu có thể, nên sử dụng cùng một ngôn ngữ với người nhận để tránh nhầm lẫn.
Ghi đầy đủ thông tin về lô hàng trên Packing List
Số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước của hàng hóa phải được ghi rõ ràng và chính xác, phù hợp với những gì đã được thể hiện trên các chứng từ khác như hóa đơn thương mại, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ.
Nếu có nhiều loại hàng hóa trong cùng một lô hàng thì bạn nên phân biệt rõ ràng các loại hàng hóa bằng cách ghi mã số, tên, màu sắc của từng loại.
Trong một số trường hợp, bạn nên đóng gói các loại hàng hóa khác nhau vào các thùng hàng riêng biệt và dán nhãn trên mỗi thùng hàng để dễ dàng nhận biết.
Giá trị hàng hóa
Giá trị của hàng hóa phải được ghi theo đơn vị tiền tệ quy định trong hợp đồng và phải tương ứng với giá trị đã được khai báo trên hóa đơn thương mại.
Nếu có sự chênh lệch giữa giá trị trên Packing List và giá trị trên hóa đơn thương mại, có thể gây ra sự nghi ngờ và kiểm tra của cơ quan hải quan, làm chậm quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa.
Xuất xứ hàng hóa
Xuất xứ của hàng hóa phải được ghi rõ ràng, có sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất xứ.
Nguồn gốc của hàng hóa ảnh hưởng đến việc áp dụng các quy định về thuế, phí, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng cũng như các biện pháp hạn chế xuất nhập khẩu đối với hàng hóa.
Ký tên và đóng dấu
Packing List phải được ký và đóng dấu bởi người lập hoặc người có thẩm quyền của người gửi.
Packing List cũng phải được ký nhận bởi người nhận khi nhận hàng, để chứng minh rằng hàng hóa đã được giao nhận đúng theo Packing List.
Lập 2 bản Packing List
Packing List phải được lập ít nhất hai bản, một bản gửi kèm với hàng hóa và một bản gửi qua đường bưu điện, fax, email hoặc các phương tiện khác cho người nhận.
Nếu có yêu cầu của người nhận, người gửi hoặc ngân hàng có thể lập thêm các bản sao của Packing List để đáp ứng nhu cầu.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về Packing List là gì, vai trò và một số lưu ý khi lập Packing List. Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ về dịch vụ logistics, vận tải quốc tế, ủy thác xuất nhập khẩu hay dịch vụ hải quan logistics thì hãy nhanh chóng liên hệ với TSL để được hỗ trợ tốt nhất nhé!