Trong hoạt động xuất nhập khẩu, phiếu EIR là tài liệu mà chủ hàng bắt buộc phải chuẩn bị thì mới có thể xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Vậy phiếu EIR là gì? Cách khai phiếu EIR như thế nào đúng chuẩn? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được TSL bật mí chi tiết ngay bên dưới. Cùng theo dõi bạn nhé!
Phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR còn được gọi là phiếu phơi, tên tiếng Anh là Equipment Interchange Receipt (Phiếu giao nhận container). Đây được xem là một loại chứng từ ghi lại tình trạng của container, các thông tin về số container, xe kéo container ra/vào cảng bãi, thông tin về thời gian và địa điểm trả container.
Ví dụ:
Khi chủ hàng hóa lấy container (cont) ra khỏi nơi tập kết depot (ICD) để đưa về kho riêng thì sẽ cần 1 phiếu ghi lại các thông tin về tình trạng của cont đó như tên chủ hàng, số cont, số xe ô tô tải kéo cont ra khỏi cảng, cont tốt hay xấu,….
Tương tự như trên, khi đã đóng hàng xong và muốn trả cont về bãi chứa để đem xuất khẩu thì cũng cần một phiếu ghi tương tự. Phiếu này có tác dụng kiểm tra tình trạng của cont như thế nào, còn hoạt động tốt hay không,…
>>> Đọc thêm: Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam
Chức năng của phiếu EIR
Phiếu EIR có vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi container, đồng thời giúp giảm thiểu tranh chấp và xác định trách nhiệm trong trường hợp hỏng hóc hoặc mất mát. Cụ thể:
Đối với hàng hóa xuất khẩu
- Nếu bạn là chủ hàng và muốn cho xe container của mình vào hạ bãi trong khi nó đang nằm trên xe ô tô thì bắt buộc phải đóng phí nâng hạ container.
- Sau đó, container sẽ được hạ xuống bãi, lúc này phiếu EIR là giấy tờ cảng cấp cho chủ hàng để chứng minh đã đóng đủ phí nâng hạ cont.
Đối với hàng hóa nhập khẩu
- Tương tự như hoạt động xuất khẩu, trong nhập khẩu, phiếu EIR dùng để xác minh chủ hàng hóa đã đóng phí nâng hạ cont.
- Khi chủ hàng hóa muốn cho xe cont vào để lấy hàng xếp trong cont đậu trong bãi thì cần đóng chi phí nâng hạ cont từ bãi lên xe của mình. Lúc này, cảng sẽ cung cấp cho chủ hàng một tờ phiếu cho biết đã đóng đủ phí.
Phôi phiếu EIR trong nhập khẩu và xuất khẩu
Phôi phiếu EIR trong nhập khẩu và xuất khẩu được quy định như sau:
Trong hàng hóa xuất khẩu
- Cấp rỗng: Phiếu EIR được áp dụng khi cảng cấp cho FWD (cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức,…) một cont rỗng để đóng hàng hóa. Trong trường hợp này, FWD sẽ đóng phí để nâng vỏ cont rỗng lên xe.
- Hạ bãi: Phiếu EIR được áp dụng khi cảng cho biết đã nhận hàng mà FWD đặt trong bãi và đã sẵn sàng làm thủ tục hải quan để xuất cảng. Lúc này FWD sẽ đóng phí hạ vỏ cont từ trên xe xuống bãi.
Trong hàng hóa nhập khẩu
- Lấy nguyên: Áp dụng trong trường hợp lấy cont từ cảng bãi và vận chuyển về kho. Lúc này, FWD đóng phí nâng vỏ cont lên xe.
- Trả rỗng: Áp dụng khi trả vỏ cont hàng hóa rỗng về bãi. Trường hợp này, FWD đóng phí hạ vỏ cont từ trên xe xuống cảng, bãi.
Lưu ý: Nếu là hàng hóa nhập khẩu yêu cầu đặt cọc cont thì mới lấy được cont về kho thì khi hoàn thành, nếu cont nguyên vẹn, không bị hỏng hóc thì được hoàn lại tiền đặt cọc cont ban đầu.
Hướng dẫn khai phiếu EIR trong xuất nhập khẩu
Phiếu EIR bao gồm nhiều phần nội dung nhỏ khác nhau, yêu cầu bạn phải ghi đầy đủ các thông tin trên phiếu để đảm bảo hàng hóa ra vào cảng thuận lợi. Cụ thể:
- Phần tiêu đề: Gồm logo, tên và số hiệu của chứng từ, ngày phát hành.
- Nội dung đầu tiên: Thông tin liên quan đến chủ hàng hóa gồm: Tên cơ quan, họ và tên người nhận, CMND/CCCD, số hiệu lệnh giao hàng, số hiệu Booking Note, hiệu lực của lệnh giao hàng,…
- Nội dung thứ hai: Thông tin liên quan đến cont bao gồm: số hiệu, loại, kích cỡ, trạng thái, trọng lượng, tên tàu, hãng tàu,ngày xếp dỡ, số seal,…
- Nội dung thứ ba: Thông tin chi tiết về tình trạng cont được biểu thị bằng đánh dấu vào mã số quy ước, đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ và ghi chú.
- Nội dung thứ tư: Thông tin về thời gian và phương án giao nhận hàng, số hiệu xe nâng, số lượng cont cần dịch chuyển,…
- Phần cuối cùng: Các bên liên quan ký xác nhận.
Quy trình khai phiếu EIR trong hoạt động xuất nhập khẩu được thực hiện qua 4 bước:
- Bước 1: Kiểm tra tình trạng của cont khi giao nhận (số lượng, số liệu, kích thước, loại cont, tình trạng nguyên vẹn của cont,…)
- Bước 2: Tiến hành ghi các thông tin về tình trạng của cont lên phiếu EIR bản giấy hoặc bản điện tử.
- Bước 3: Ký và ghi rõ ngày giờ giao nhận cont vào phần phía dưới của phiếu EIR. Trong trường hợp là bản giấy thì cần in thành 2 bản, còn nếu là bản điện tử thì gửi qua ứng dụng điện thoại hoặc email cho người nhận.
- Bước 4: Lưu phiếu EIR để tiện kiểm tra, đối chiếu, xử lý tranh chấp và khiếu nại (nếu có).
Quy trình xin cấp lại phiếu EIR
Trong trường hợp bạn làm mất hoặc phiếu EIR bị rách hỏng thì có thể làm thủ tục xin cấp lại phiếu EIR lần 2 qua 4 bước:
- Bước 1: Ngay sau khi phát hiện mất phiếu EIR, bạn cần thông báo mất phiếu EIR và đề nghị giữ lại cont tại cảng bằng cách điền đầy đủ thông tin vào form có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng.
- Bước 2: Thực hiện xin xác nhận của hải quan giám sát cổng để xin cấp lại phiếu EIR mới.
- Bước 3: Sau khi có xác nhận của hải quan, bạn đem form đã điền thông tin đến Trực ban sản xuất cảng xin xác nhận và yêu cầu cấp lại phiếu EIR.
- Bước 4: Mang công văn xin xác nhận đến Thương vụ cảng để in lại phiếu EIR và tiến hành thanh lý cổng, giao nhận hàng hóa như bình thường.
Trên đây TSL đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về phiếu EIR trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hi vọng rằng qua những thông tin này, bạn sẽ nắm rõ phiếu EIR là gì cũng như biết cách khai phiếu chuẩn xác và xin cấp phiếu trong trường hợp bị mất.