Trung Quốc là thị trường xuất khẩu quan trọng của doanh nghiệp Việt Nam, tiếp nhận nhiều nhóm hàng từ nông sản, thực phẩm đến nguyên liệu và sản phẩm công nghiệp. Bài viết này hướng dẫn thủ tục đối với hàng hóa xuất từ Việt Nam sang Trung Quốc trong năm 2026, đồng thời phân biệt trách nhiệm của hai bên. Thông thường, nhà nhập khẩu Trung Quốc hoặc đại lý hải quan được ủy quyền thực hiện khai báo nhập khẩu tại Trung Quốc, còn doanh nghiệp Việt Nam chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam.
Chính sách nhập khẩu hàng hóa vào Trung Quốc
Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu vào Trung Quốc và có phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành hay không. Việc rà soát từ đầu giúp tránh tình trạng hàng đã vận chuyển nhưng nhà nhập khẩu chưa có giấy phép, sản phẩm chưa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc chứng từ chưa đủ để thông quan.
Kiểm tra hàng hóa có được phép nhập khẩu vào Trung Quốc
Hàng hóa nhập khẩu vào Trung Quốc có thể thuộc diện cấm nhập khẩu, được phép nhập nhưng phải có giấy phép hoặc được làm thủ tục theo quy định thông thường. Năm 2026, Bộ Thương mại Trung Quốc và Tổng cục Hải quan Trung Quốc đã công bố danh mục hàng hóa quản lý bằng giấy phép nhập khẩu, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; danh mục giấy phép nhập khẩu tự động được ban hành riêng. Doanh nghiệp cần đối chiếu mã hàng và mô tả cụ thể với danh mục tương ứng, đặc biệt khi xuất khẩu hóa chất, máy móc đã qua sử dụng hoặc thiết bị chuyên dụng. Không phải mọi mặt hàng thuộc ngành cơ khí, điện tử hay hóa chất đều phải xin giấy phép, nên cần xác minh đúng sản phẩm trước khi đặt lịch giao hàng.
Quy định kiểm tra chất lượng và kiểm dịch hàng nhập khẩu
Nông sản, thực phẩm và hàng có nguồn gốc động thực vật có thể phải đáp ứng yêu cầu kiểm dịch, an toàn thực phẩm, đăng ký cơ sở sản xuất hoặc điều kiện tiếp cận thị trường Trung Quốc. Theo quy định áp dụng từ ngày 01/06/2026, việc đăng ký nhà sản xuất thực phẩm nước ngoài xuất khẩu vào Trung Quốc tiếp tục được quản lý bởi Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC), với yêu cầu cụ thể tùy nhóm hàng. Một số sản phẩm điện, điện tử thuộc danh mục chứng nhận bắt buộc CCC cũng phải hoàn thành thủ tục tương ứng trước khi nhập khẩu. Hóa chất, dược phẩm và hàng quản lý đặc biệt có thể cần hồ sơ riêng.
Xác định điều kiện nhập khẩu trước khi giao hàng
Trước khi đóng hàng, doanh nghiệp Việt Nam nên yêu cầu đối tác Trung Quốc xác nhận điều kiện tiếp nhận, giấy phép cần có, hồ sơ kỹ thuật và yêu cầu nhãn mác. Với nông sản, thực phẩm hoặc sản phẩm có nguồn gốc động thực vật, cần kiểm tra cả điều kiện đối với mặt hàng và cơ sở sản xuất, chế biến. Với hàng công nghiệp, nên rà soát tiêu chuẩn kỹ thuật, chứng nhận bắt buộc và thông tin model. Hai bên cũng cần thống nhất điều kiện giao hàng, địa điểm giao nhận và trách nhiệm thông quan trong hợp đồng. Chuẩn bị những nội dung này trước khi xuất hàng sẽ giúp giảm nguy cơ phát sinh lưu kho, kiểm tra bổ sung hoặc phải đưa hàng quay lại.
Mã HS khi nhập khẩu hàng hóa vào Trung Quốc
Mã HS là cơ sở để nhà nhập khẩu Trung Quốc xác định thuế suất, chính sách cấp phép và yêu cầu kiểm tra hàng hóa. Doanh nghiệp không nên chỉ sử dụng mã HS đang khai tại Việt Nam để yêu cầu đối tác Trung Quốc khai báo, bởi phần mã chi tiết theo biểu thuế quốc gia có thể khác nhau.
Mã HS Trung Quốc khác gì mã HS Việt Nam?
Hệ thống HS quốc tế hài hòa sáu chữ số đầu, nhưng các quốc gia có thể bổ sung chữ số để phân loại chi tiết theo biểu thuế và yêu cầu quản lý riêng. Việt Nam thường sử dụng mã hàng 8 chữ số trong biểu thuế xuất nhập khẩu, trong khi biểu thuế Trung Quốc sử dụng mã hàng chi tiết 10 chữ số. Vì vậy, mã 8 chữ số khai tại Việt Nam không mặc nhiên là mã dùng để khai nhập khẩu ở Trung Quốc. Doanh nghiệp nên đề nghị nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan đối chiếu biểu thuế Trung Quốc theo tên hàng, thành phần, công dụng và thông số kỹ thuật. Việc xác định đúng mã hàng còn giúp kiểm tra thuế suất và các yêu cầu quản lý liên quan.
Cách xác định mã HS phù hợp cho hàng xuất sang Trung Quốc
Để xác định mã hàng, trước tiên cần chuẩn bị tên thương mại, công dụng, thành phần nguyên liệu, mức độ gia công và thông số kỹ thuật của sản phẩm. Với máy móc, nên cung cấp catalogue, model, nguyên lý hoạt động và tình trạng mới hay đã qua sử dụng; với thực phẩm hoặc hóa chất, cần có bảng thành phần và tài liệu liên quan. Sau đó, đối chiếu mã HS Việt Nam với mã tương ứng trong biểu thuế Trung Quốc, đồng thời kiểm tra xem mã hàng có gắn với giấy phép, hạn ngạch, kiểm dịch hoặc chứng nhận bắt buộc hay không. Trước khi phát hành bộ chứng từ cuối cùng, nên thống nhất mã khai báo với nhà nhập khẩu để hạn chế sai lệch giữa hóa đơn, C/O và tờ khai.
Thuế nhập khẩu hàng hóa vào Trung Quốc
Chi phí thuế tại Trung Quốc được xác định theo mã hàng, xuất xứ, trị giá hải quan và chính sách thuế áp dụng tại thời điểm nhập khẩu. Hàng có xuất xứ Việt Nam có thể được xem xét hưởng thuế ưu đãi theo ACFTA hoặc RCEP nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ và yêu cầu chứng từ của hiệp định tương ứng.
Các loại thuế và khoản thu khi nhập khẩu vào Trung Quốc
Các khoản thuế chính cần xem xét gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế tiêu thụ đối với một số nhóm hàng. Trung Quốc áp dụng các mức VAT chủ yếu 13%, 9% và 6%; mức cụ thể phụ thuộc vào phân loại hàng hóa và quy định hiện hành. Thuế tiêu thụ có thể áp dụng với những mặt hàng như thuốc lá, một số loại đồ uống có cồn, hàng xa xỉ, phương tiện hoặc nhiên liệu. Ngoài ra, hàng thuộc phạm vi điều tra và áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại có thể chịu thuế chống bán phá giá, chống trợ cấp hoặc thuế tự vệ. Do đó, doanh nghiệp cần xác định thuế theo đúng mã hàng và xuất xứ, không sử dụng một mức thuế chung cho toàn bộ hàng Việt Nam xuất sang Trung Quốc.
Phân biệt thuế MFN, ACFTA và RCEP
Thuế MFN là mức thuế tối huệ quốc áp dụng cho hàng hóa từ các đối tác được Trung Quốc dành chế độ này. ACFTA là Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc, còn RCEP là Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực. Với hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ, nhà nhập khẩu có thể xem xét mức thuế ưu đãi theo một trong các hiệp định phù hợp. Tuy nhiên, không nên mặc định ACFTA hoặc RCEP luôn có thuế thấp hơn MFN, bởi mức ưu đãi được quy định theo từng mặt hàng và lộ trình cam kết. Cách làm phù hợp là tra mã hàng Trung Quốc, so sánh các mức thuế đang áp dụng và kiểm tra điều kiện xuất xứ trước khi lựa chọn phương án.
C/O và điều kiện hưởng thuế ưu đãi
C/O là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng để chứng minh hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ theo hiệp định tương ứng. Hàng đủ điều kiện có thể sử dụng C/O mẫu E theo ACFTA hoặc chứng từ xuất xứ phù hợp theo RCEP. Tuy nhiên, hàng được xuất từ Việt Nam không đương nhiên có xuất xứ Việt Nam; sản phẩm phải đáp ứng quy tắc cụ thể như xuất xứ thuần túy hoặc tiêu chí chuyển đổi, hàm lượng giá trị khu vực theo hiệp định áp dụng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh xuất xứ và kiểm tra sự thống nhất giữa mô tả hàng, mã HS, hóa đơn và chứng từ xuất xứ. Nếu thông tin không khớp hoặc chứng từ không hợp lệ, nhà nhập khẩu có thể không được hưởng ưu đãi thuế.
Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa vào Trung Quốc
Hồ sơ được chuẩn bị bởi nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu theo trách nhiệm của từng bên. Bộ chứng từ thương mại là cơ sở để khai hải quan, còn C/O, giấy phép và chứng nhận chuyên ngành được bổ sung khi lô hàng có yêu cầu tương ứng.
Bộ chứng từ thương mại và vận tải
Bộ chứng từ cơ bản thường gồm hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Air Waybill). Tờ khai hải quan được lập theo thủ tục của từng nước; nhà nhập khẩu Trung Quốc cần chuẩn bị hồ sơ khai báo theo yêu cầu của cơ quan hải quan sở tại. Nếu đề nghị hưởng ưu đãi thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị C/O hoặc chứng từ xuất xứ phù hợp.
Với hàng cần xác định mã chi tiết, có thể phải cung cấp thêm catalogue, bảng thành phần, bản mô tả sản phẩm hoặc tài liệu kỹ thuật. Các thông tin về tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng và xuất xứ nên thống nhất giữa chứng từ để hạn chế việc phải sửa hồ sơ.
Hồ sơ chuyên ngành theo mặt hàng
Ngoài chứng từ thương mại, một số lô hàng cần giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép nhập khẩu tự động theo danh mục của Trung Quốc. Nông sản, thực phẩm và sản phẩm có nguồn gốc động thực vật có thể phải đáp ứng điều kiện kiểm dịch, an toàn thực phẩm, đăng ký cơ sở sản xuất hoặc yêu cầu tiếp cận thị trường. Sản phẩm thuộc danh mục CCC cần hoàn thành thủ tục chứng nhận tương ứng; hóa chất, dược phẩm và các mặt hàng quản lý đặc biệt có thể phải bổ sung giấy phép, đăng ký hoặc hồ sơ kỹ thuật riêng.
Danh sách hồ sơ không giống nhau giữa các nhóm hàng. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam nên yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp danh sách chứng từ cụ thể trước khi đóng hàng và xác nhận cơ sở sản xuất đã đáp ứng các điều kiện liên quan.
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Trung Quốc
Quy trình nên bắt đầu từ việc xác nhận điều kiện nhập khẩu và mã HS, sau đó hoàn thiện chứng từ xuất xứ, vận chuyển và khai báo hải quan. Nhà nhập khẩu Trung Quốc hoặc đại lý hải quan được ủy quyền thường thực hiện khai báo tại Trung Quốc; doanh nghiệp Việt Nam cần cung cấp hồ sơ chính xác và phối hợp xử lý các yêu cầu bổ sung.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện nhập khẩu và thống nhất mã HS
Doanh nghiệp xác định mã hàng dự kiến, sau đó đối chiếu biểu thuế Trung Quốc và kiểm tra danh mục hàng cấm, hàng hạn chế, giấy phép nhập khẩu cùng yêu cầu chuyên ngành áp dụng năm 2026. Với mặt hàng có điều kiện tiếp cận thị trường, cần xác nhận sản phẩm và cơ sở sản xuất đủ điều kiện trước khi ký hợp đồng hoặc giao hàng. Hai bên đồng thời kiểm tra khả năng hưởng ưu đãi thuế theo ACFTA hoặc RCEP. Việc thống nhất mã hàng và điều kiện nhập khẩu ngay từ đầu giúp nhà nhập khẩu chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu, đồng thời giúp doanh nghiệp Việt Nam chủ động tiến độ sản xuất và giao nhận.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ tại Việt Nam
Sau khi thống nhất yêu cầu, doanh nghiệp lập hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói theo thông tin giao dịch thực tế. Tùy mặt hàng, cần chuẩn bị thêm hồ sơ kỹ thuật, kiểm dịch, kiểm định hoặc chứng nhận chất lượng. Nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin C/O hoặc chuẩn bị chứng từ xuất xứ phù hợp. Trước khi gửi hồ sơ cho đối tác, cần rà soát sự thống nhất về tên hàng, số lượng, đơn vị tính, mã hàng, nước xuất xứ và thông tin người mua, người bán. Các sai lệch trên chứng từ có thể khiến nhà nhập khẩu phải sửa tờ khai hoặc giải trình khi làm thủ tục.
Bước 3: Làm thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam và vận chuyển hàng
Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu và hoàn tất các thủ tục chuyên ngành phía Việt Nam nếu mặt hàng thuộc diện quản lý. Sau khi đáp ứng điều kiện xuất khẩu, hàng được vận chuyển bằng đường bộ, đường biển hoặc đường sắt tùy loại hàng, điểm giao nhận và thỏa thuận hợp đồng. Trước khi hàng khởi hành, nên gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan Trung Quốc để họ kiểm tra trước các thông tin cần khai báo. Việc chuẩn bị sớm giúp phát hiện những thiếu sót có thể xử lý từ Việt Nam, thay vì chờ hàng đến cửa khẩu mới bổ sung giấy tờ.
Bước 4: Khai báo nhập khẩu tại Trung Quốc
Nhà nhập khẩu hoặc đại lý hải quan được ủy quyền gửi tờ khai điện tử đến Hải quan Trung Quốc và nộp các chứng từ liên quan theo yêu cầu. Nội dung khai báo cần phản ánh chính xác mã hàng, trị giá, xuất xứ, số lượng, mục đích sử dụng và thông tin giấy phép nếu có. Theo quy định hải quan Trung Quốc, hàng nhập khẩu thông thường phải được khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày phương tiện vận tải khai báo nhập cảnh; khai báo chậm có thể phát sinh phí khai báo trễ. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam nên gửi chứng từ đầy đủ trước khi hàng tới cửa khẩu để đối tác có thời gian chuẩn bị hồ sơ và xử lý sai lệch.
Bước 5: Kiểm tra hàng hóa, nộp thuế và thông quan
Sau khi tiếp nhận tờ khai, cơ quan hải quan Trung Quốc kiểm tra hồ sơ và quyết định việc kiểm tra hàng hóa theo quy định quản lý và mức độ rủi ro. Nếu mặt hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc kiểm tra chuyên ngành, nhà nhập khẩu cần hoàn thành các yêu cầu tương ứng. Thuế nhập khẩu, VAT và các khoản thu khác được xác định theo mã hàng, trị giá, xuất xứ và chính sách áp dụng. Nếu cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung giấy phép, chứng từ hoặc giải trình, hai bên cần phối hợp cung cấp kịp thời. Hàng chỉ được giải phóng sau khi đáp ứng các điều kiện thông quan và nghĩa vụ liên quan.
Bước 6: Nhận hàng và hoàn tất hồ sơ
Sau khi hàng được thông quan, nhà nhập khẩu thực hiện thủ tục nhận hàng và vận chuyển đến kho hoặc địa điểm giao theo hợp đồng. Hai bên nên đối chiếu số lượng, tình trạng hàng hóa và chứng từ giao nhận để xử lý sớm nếu phát hiện chênh lệch hoặc hư hỏng. Doanh nghiệp Việt Nam cần lưu hồ sơ xuất khẩu, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan theo quy định áp dụng. Phía nhập khẩu cũng cần lưu tờ khai, chứng từ nộp thuế, hồ sơ xuất xứ và giấy phép chuyên ngành để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc đối chiếu khi có yêu cầu.
Những lưu ý khi xuất hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc
Nhiều vướng mắc phát sinh khi hàng đến Trung Quốc bắt nguồn từ việc chưa kiểm tra điều kiện nhập khẩu, áp sai mã hàng hoặc chuẩn bị thiếu chứng từ. Doanh nghiệp nên phối hợp với đối tác từ trước khi giao hàng, thay vì chờ hàng tới cửa khẩu mới xử lý giấy phép và hồ sơ chuyên ngành.
Không dùng nguyên mã HS Việt Nam để khai tại Trung Quốc
Sáu chữ số đầu của mã HS thường dựa trên hệ thống phân loại hài hòa quốc tế, nhưng phần mã chi tiết có thể khác giữa Việt Nam và Trung Quốc. Doanh nghiệp nên gửi mô tả, thành phần, công dụng và thông số sản phẩm cho đối tác để xác định mã khai báo phù hợp với biểu thuế Trung Quốc. Việc thống nhất mã hàng cần thực hiện trước khi phát hành bộ chứng từ cuối cùng, đặc biệt là C/O, để hạn chế sai lệch giữa hồ sơ xuất khẩu và nhập khẩu.
Kiểm tra giấy phép trước khi giao hàng
Trước khi xuất hàng, cần đối chiếu danh mục giấy phép nhập khẩu năm 2026 và xác nhận nhà nhập khẩu đã chuẩn bị đủ giấy phép, đăng ký hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý. Với thực phẩm, nông sản, sản phẩm có nguồn gốc động thực vật hoặc máy móc đặc thù, hãy kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường và tình trạng đáp ứng yêu cầu của cơ sở sản xuất. Không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm từ những lô hàng trước, vì điều kiện áp dụng có thể khác theo mã hàng và loại sản phẩm.
Không nhầm nước xuất hàng với xuất xứ hàng hóa
Hàng được vận chuyển từ Việt Nam sang Trung Quốc không có nghĩa hàng đó đương nhiên có xuất xứ Việt Nam. Nếu sản phẩm được nhập từ nước khác rồi tái xuất, hoặc trải qua các công đoạn gia công chưa đáp ứng quy tắc xuất xứ, hàng có thể không đủ điều kiện hưởng ưu đãi theo ACFTA hoặc RCEP. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy tắc xuất xứ áp dụng cho mặt hàng, chuẩn bị hồ sơ chứng minh và bảo đảm thông tin trên chứng từ xuất xứ thống nhất với hóa đơn, mã hàng và tờ khai nhập khẩu. Không nên đề nghị cấp C/O nếu chưa có cơ sở xác định hàng đáp ứng điều kiện.
Thống nhất trách nhiệm theo điều kiện giao hàng
Hợp đồng nên ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms, địa điểm giao nhận và bên chịu trách nhiệm đối với vận chuyển, bảo hiểm, thủ tục xuất khẩu, thủ tục nhập khẩu và thuế. Hai bên cũng cần thống nhất ai chuẩn bị giấy phép, cung cấp hồ sơ chuyên ngành và xử lý các chi phí phát sinh nếu hàng bị kiểm tra hoặc chậm thông quan. Điều kiện giao hàng phân chia trách nhiệm và chi phí giữa người bán, người mua nhưng không thay thế các nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật của từng nước. Thống nhất rõ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tranh chấp khi hàng đã rời Việt Nam.
Doanh nghiệp đang có kế hoạch xuất hàng sang Trung Quốc có thể liên hệ TSL Logistics để được tư vấn phương án vận chuyển, hồ sơ xuất khẩu và kế hoạch giao nhận phù hợp. Việc cung cấp sớm tên hàng, mã HS dự kiến, nơi nhận hàng tại Trung Quốc và chứng từ hiện có sẽ giúp quá trình rà soát sát với nhu cầu thực tế hơn.