Thủ tục nhập khẩu nước hoa 2026: Hồ sơ, mã HS và quy trình chi tiết

Nước hoa là sản phẩm được nhập khẩu phổ biến để kinh doanh tại Việt Nam và thuộc nhóm mỹ phẩm khi được sử dụng trực tiếp trên cơ thể với mục đích tạo mùi thơm. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị hồ sơ hải quan mà còn phải quan tâm đến thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa hàng ra lưu thông. Trước khi nhập khẩu, cần kiểm tra đồng thời mã HS, hồ sơ công bố, chính sách thuế và chứng từ xuất xứ. Với nước hoa dạng xịt hoặc chứa cồn, doanh nghiệp cũng nên cung cấp SDS cho công ty logistic để kiểm tra điều kiện vận chuyển. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết thủ tục nhập khẩu nước hoa năm 2026 từ chính sách, mã HS đến quy trình thông quan.

Chính sách nhập khẩu nước hoa tại Việt Nam

Nước hoa thành phẩm thông thường không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Tuy nhiên, do được quản lý theo quy định về mỹ phẩm, doanh nghiệp cần hoàn thành các yêu cầu liên quan đến công bố sản phẩm, nhãn hàng hóa và hồ sơ hải quan trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Các quy định quản lý mỹ phẩm hiện được điều chỉnh bởi Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, trong đó có Thông tư 34/2025/TT-BYT.

Nước hoa có được phép nhập khẩu vào Việt Nam không?

Nước hoa thông thường được phép nhập khẩu vào Việt Nam để kinh doanh nếu đáp ứng đầy đủ các quy định về hàng hóa nhập khẩu và quản lý mỹ phẩm. Với sản phẩm nước hoa thành phẩm dùng trực tiếp trên cơ thể, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông. Đối với nước hoa nhập khẩu, hồ sơ công bố thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Cục Quản lý Dược.

Thông tư 34/2025/TT-BYT đã sửa đổi nhiều nội dung của Thông tư 06/2011/TT-BYT, trong đó có hồ sơ và cách lập Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Vì vậy, cần phân biệt rõ công bố mỹ phẩm với thủ tục hải quan: việc có hồ sơ công bố không thay thế cho nghĩa vụ khai báo, phân loại và thực hiện thủ tục nhập khẩu tại cơ quan hải quan.

Những chính sách cần lưu ý khi nhập khẩu nước hoa

Khi nhập khẩu nước hoa, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra các yêu cầu về quản lý mỹ phẩm, nhãn hàng hóa, phân loại mã HS và thuế nhập khẩu. Sản phẩm phải có hồ sơ công bố phù hợp trước khi đưa ra thị trường; thông tin trên nhãn cũng cần thống nhất với hồ sơ sản phẩm. Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP là những văn bản quan trọng về nhãn hàng hóa. Ngoài ra, nếu muốn hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo FTA, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện xuất xứ và chứng từ C/O tương ứng. Với nước hoa dạng xịt hoặc có thành phần dễ cháy, nên gửi SDS (Phiếu an toàn hóa chất) cho công ty logistic hoặc hãng vận chuyển trước khi booking để xác định điều kiện tiếp nhận và vận chuyển.

Mã HS nước hoa và thuế nhập khẩu

Xác định đúng mã HS là một trong những bước quan trọng nhất khi làm thủ tục nhập khẩu nước hoa, bởi mã số này liên quan trực tiếp đến chính sách quản lý và cách tính thuế. Với nước hoa và nước thơm thành phẩm, mã thường được sử dụng là 3303.00.00. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu công dụng, thành phần và bản chất thực tế của sản phẩm trước khi khai báo, thay vì chỉ căn cứ vào tên thương mại.

Mã HS nước hoa 3303.00.00

HS (Harmonized System – hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) là hệ thống mã số được sử dụng để phân loại hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nước hoa và nước thơm thuộc Chương 33 về tinh dầu, chất tựa nhựa, nước hoa, mỹ phẩm hoặc các chế phẩm liên quan; trong đó nhóm 3303 dành cho nước hoa và nước thơm. Với sản phẩm đúng bản chất, mã HS tham khảo như sau:

Tuy nhiên, không nên mặc định mọi sản phẩm có tên thương mại chứa các từ như “fragrance”, “mist” hoặc “spray” đều thuộc mã này. Chất khử mùi cá nhân, nguyên liệu hương liệu, chế phẩm làm thơm phòng hoặc sản phẩm có công dụng khác có thể được phân loại vào nhóm HS khác. Vì vậy, khi xác định mã HS, nên đối chiếu đồng thời công dụng, thành phần, catalogue, nhãn sản phẩm và hồ sơ công bố.

Thuế nhập khẩu nước hoa

Đối với mã HS 3303.00.00, mức thuế nhập khẩu ưu đãi MFN được tham khảo ở mức 18%, trong khi mức thuế nhập khẩu thông thường có thể là 27%. Trường hợp hàng hóa đáp ứng điều kiện của một hiệp định thương mại tự do, mức thuế ưu đãi đặc biệt sẽ phụ thuộc vào nước xuất khẩu, quy tắc xuất xứ và chứng từ xuất xứ hợp lệ tại thời điểm nhập khẩu. Do đó, không nên áp một mức thuế FTA cố định cho mọi lô nước hoa.

C/O (Certificate of Origin – chứng nhận xuất xứ hàng hóa) là chứng từ dùng để chứng minh xuất xứ của hàng hóa theo quy định áp dụng. Nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ của FTA và có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt tương ứng.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu đối với nước hoa

Đây là phần doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục nhập khẩu nước hoa. Nước hoa thuộc nhóm sản phẩm mỹ phẩm khi đáp ứng định nghĩa và mục đích sử dụng theo quy định quản lý mỹ phẩm. Hồ sơ công bố hiện chịu sự điều chỉnh của Thông tư 06/2011/TT-BYT và Thông tư 34/2025/TT-BYT, trong đó văn bản mới đã sửa đổi yêu cầu về Phiếu công bố, giấy ủy quyền và CFS.

Hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu

Hồ sơ công bố nước hoa nhập khẩu về cơ bản gồm Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm, và Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS – Certificate of Free Sale) trong trường hợp phải cung cấp theo quy định. Ngoài các giấy tờ chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin sản phẩm, thành phần, nhà sản xuất và đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.

Theo Thông tư 34/2025/TT-BYT, giấy ủy quyền đối với mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng yêu cầu về chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn; CFS cũng có các trường hợp miễn và yêu cầu riêng. Nếu CFS không ghi thời hạn, văn bản phải được cấp trong vòng 24 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

Thời điểm thực hiện công bố mỹ phẩm

Doanh nghiệp nên hoàn thành thủ tục công bố trước khi đưa nước hoa ra lưu thông trên thị trường và tốt nhất nên chuẩn bị từ trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam. Các thông tin trong hồ sơ công bố cần thống nhất với chứng từ nhập khẩu, đặc biệt là tên sản phẩm, thương hiệu, dung tích, nhà sản xuất, nước sản xuất và thành phần. Đối với hàng nhập khẩu, hồ sơ công bố được tiếp nhận bởi Cục Quản lý Dược theo thủ tục hiện hành. Thông tư 34/2025/TT-BYT có hiệu lực từ ngày 18/08/2025 và tiếp tục là căn cứ quan trọng khi thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm trong năm 2026.

Hồ sơ hải quan nhập khẩu nước hoa

Sau khi xác định chính sách quản lý và chuẩn bị hồ sơ mỹ phẩm, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ chứng từ phục vụ khai báo hải quan. Các chứng từ phải thống nhất về tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ và thông tin sản phẩm để hạn chế phải sửa đổi hoặc giải trình trong quá trình thông quan.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu nước hoa có thể gồm tờ khai hải quan, Commercial Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List (bảng kê đóng gói), vận đơn, hợp đồng mua bán nếu có, C/O nếu muốn hưởng ưu đãi thuế, số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật khi cần đối chiếu. Với những lô hàng có yêu cầu đặc biệt về vận chuyển, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm SDS/MSDS. C/O không phải lúc nào cũng là điều kiện để được phép nhập khẩu, nhưng cần thiết khi doanh nghiệp muốn áp dụng mức thuế ưu đãi đặc biệt theo FTA. Khi khai báo, các thông tin trên Invoice, Packing List, vận đơn và hồ sơ sản phẩm nên được kiểm tra chéo trước khi truyền tờ khai.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu nước hoa

Quy trình nhập khẩu nên được chuẩn bị ngay từ trước khi hàng rời nước xuất khẩu. Việc kiểm tra công bố, mã HS, thuế, chứng từ thương mại và điều kiện vận chuyển sớm giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng cập cảng nhưng hồ sơ chưa hoàn thiện hoặc phải sửa đổi chứng từ.

Bước 1 – Kiểm tra sản phẩm và hoàn thiện công bố mỹ phẩm

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm thực tế có thuộc nhóm mỹ phẩm hay không, sau đó thu thập thông tin từ nhà sản xuất gồm thành phần, nhãn gốc, tên sản phẩm, quy cách đóng gói, thông tin nhà sản xuất, giấy ủy quyền và CFS nếu thuộc trường hợp phải có. Hồ sơ cần được rà soát để bảo đảm thông tin giữa các tài liệu không mâu thuẫn. Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định hiện hành. Đây là bước nên xử lý sớm, đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu để kinh doanh, thay vì chờ đến khi hàng đã về cảng mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2 – Xác định mã HS và chính sách thuế

Tiếp theo, doanh nghiệp xác định mã HS dựa trên bản chất thực tế của nước hoa. Nếu sản phẩm đúng là nước hoa hoặc nước thơm thuộc nhóm 3303 thì mã tham khảo là 3303.00.00. Tuy nhiên, cần phân biệt với những sản phẩm có hình thức tương tự nhưng công dụng khác, chẳng hạn chất khử mùi cá nhân, sản phẩm chống tiết mồ hôi, hương liệu dùng làm nguyên liệu hoặc chế phẩm làm thơm phòng. Sau khi chốt mã, doanh nghiệp kiểm tra mức thuế MFN, thuế thông thường và khả năng hưởng thuế ưu đãi đặc biệt theo FTA. Nếu sử dụng ưu đãi FTA, C/O và điều kiện xuất xứ cần được kiểm tra trước khi hàng về.

Bước 3 – Chuẩn bị chứng từ và khai tờ khai hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị Invoice, Packing List, vận đơn, C/O nếu có, hồ sơ công bố mỹ phẩm và các tài liệu khác theo từng lô hàng. Khi khai tờ khai điện tử, cần nhập chính xác tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và các thông tin liên quan đến sản phẩm. Tên hàng nên thể hiện đủ đặc điểm cần thiết để cơ quan hải quan có cơ sở xác định bản chất hàng hóa. Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng và doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo tương ứng với kết quả phân luồng.

Bước 4 – Xử lý kiểm tra hồ sơ và thông quan

Nếu tờ khai được phân luồng Xanh, doanh nghiệp thực hiện các bước cần thiết để hoàn tất thông quan theo hệ thống. Với luồng Vàng, cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc giải trình chứng từ. Luồng Đỏ có thể phát sinh kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi được yêu cầu, doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu chứng minh tên hàng, công dụng, mã HS, trị giá hoặc xuất xứ. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các yêu cầu liên quan, tờ khai được thông quan và doanh nghiệp thực hiện thủ tục đưa hàng về kho.

Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu nước hoa

Phần lớn rủi ro khi nhập khẩu nước hoa không chỉ nằm ở khâu khai tờ khai mà có thể phát sinh từ việc xác định sai bản chất sản phẩm, chuẩn bị hồ sơ công bố chưa đầy đủ hoặc không kiểm tra điều kiện vận chuyển. Doanh nghiệp nên rà soát các thông tin quan trọng trước khi ký hợp đồng và đưa hàng về Việt Nam.

Kiểm tra công dụng trước khi áp mã HS

Không nên chỉ dựa vào tên thương mại để áp mã HS cho nước hoa. Những tên gọi như perfume, eau de parfum, eau de toilette, body mist hoặc fragrance spray có thể bao hàm những sản phẩm có công dụng khác nhau. Doanh nghiệp nên đối chiếu công dụng thực tế, thành phần, nhãn, catalogue và hồ sơ công bố để xác định sản phẩm có đúng nhóm nước hoa và nước thơm hay không. Đặc biệt cần phân biệt nước hoa với deodorant, antiperspirant, room fragrance hoặc nguyên liệu hương liệu. Nếu sản phẩm có đặc điểm không rõ ràng, nên thực hiện rà soát phân loại trước khi khai báo chính thức để hạn chế nguy cơ áp sai mã HS và phát sinh điều chỉnh sau thông quan.

Kiểm tra chứng từ vận chuyển đối với nước hoa

Nhiều loại nước hoa có chứa cồn và được đóng trong chai dạng xịt hoặc dạng lỏng nên điều kiện vận chuyển có thể phụ thuộc vào thành phần, nồng độ, điểm chớp cháy, phương thức vận tải và quy định của hãng vận chuyển. Doanh nghiệp nên chuẩn bị SDS/MSDS khi được yêu cầu và gửi tài liệu cho công ty logistic hoặc hãng tàu, hãng bay để kiểm tra trước khả năng tiếp nhận. Việc xác nhận từ đầu giúp hạn chế tình trạng hàng bị từ chối booking, phải thay đổi phương án vận chuyển hoặc phát sinh chi phí xử lý khi hàng đã sẵn sàng xuất khẩu.

TSL Logistics có thể hỗ trợ tư vấn chính sách nhập khẩu nước hoa, kiểm tra mã HS, rà soát hồ sơ sản phẩm, hỗ trợ chuẩn bị hoặc chuyển tiếp hồ sơ công bố mỹ phẩm theo nhu cầu, khai báo và xử lý thủ tục hải quan, kiểm tra chứng từ C/O để xem xét ưu đãi thuế và phối hợp với công ty logistic hoặc hãng vận chuyển đối với lô hàng có yêu cầu đặc biệt. Doanh nghiệp cũng có thể được hỗ trợ phương án vận chuyển hàng từ nước ngoài về Việt Nam và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan. Việc chuẩn bị hồ sơ sớm giúp hạn chế sai lệch giữa chứng từ thương mại, hồ sơ mỹ phẩm và tờ khai hải quan.