Khăn giấy là mặt hàng tiêu dùng được nhập khẩu khá nhiều từ Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Indonesia và một số thị trường khác để phục vụ nhu cầu gia đình, khách sạn, nhà hàng, bệnh viện và doanh nghiệp. Dù là mặt hàng phổ biến, quá trình nhập khẩu vẫn đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng hồ sơ, xác định chính sách quản lý và thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan theo quy định hiện hành. Trong bài viết dưới đây, TSL sẽ giúp bạn hiểu rõ dịch vụ này, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng trước khi nhập khẩu.
Ủy thác nhập khẩu khăn giấy là gì? Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng?
Ủy thác nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị trung gian thay mặt thực hiện các công việc liên quan đến việc đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Với mặt hàng khăn giấy, đơn vị nhận ủy thác có thể làm việc với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán quốc tế nếu được ủy quyền, chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và bàn giao lại cho khách hàng sau khi hoàn tất. Doanh nghiệp vẫn là đơn vị sử dụng và sở hữu lô hàng theo hợp đồng, còn bên nhận ủy thác đóng vai trò xử lý thủ tục và logistics để quá trình nhập khẩu diễn ra trơn tru hơn.
Dịch vụ ủy thác đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu khăn giấy, chưa có nhân sự xuất nhập khẩu hoặc chưa quen cách chuẩn bị bộ chứng từ. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, nhập khẩu thường xuyên nhưng muốn thuê ngoài toàn bộ quy trình hoặc cần giảm rủi ro về chứng từ và thủ tục, ủy thác nhập khẩu sẽ là lựa chọn thực tế hơn so với tự làm tất cả các bước. Với các lô hàng tiêu dùng cần quay vòng nhanh, việc có một đầu mối chuyên trách cũng giúp tiến độ nhập hàng ổn định hơn.
Những loại khăn giấy thường được nhập khẩu theo hình thức ủy thác
Khăn giấy là nhóm hàng khá đa dạng về chủng loại và mục đích sử dụng. Việc xác định đúng đặc điểm sản phẩm ngay từ đầu sẽ giúp quá trình khai báo hải quan thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế phát sinh khi kiểm tra hồ sơ hoặc đối chiếu mô tả hàng hóa.
Các mặt hàng khăn giấy phổ biến
Trong thực tế, doanh nghiệp thường nhập khẩu các dòng như khăn giấy ăn, khăn giấy hộp, khăn giấy rút, khăn giấy cuộn, giấy vệ sinh, khăn giấy dùng trong khách sạn và nhà hàng, khăn giấy công nghiệp hoặc khăn giấy đa năng. Đây đều là những mặt hàng có nhu cầu lớn trong đời sống và hoạt động dịch vụ, nên được nhập khẩu thường xuyên từ nhiều thị trường khác nhau. Khi hồ sơ mô tả rõ mục đích sử dụng và quy cách đóng gói, việc làm thủ tục thường sẽ thuận lợi hơn.
Một số mặt hàng cần lưu ý khi nhập khẩu
Không phải mọi loại khăn giấy đều giống nhau về chính sách quản lý. Đặc biệt, nếu là khăn giấy ướt có chứa thành phần mỹ phẩm hoặc được quản lý theo nhóm mỹ phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm thủ tục công bố mỹ phẩm trước khi đưa ra thị trường theo hướng dẫn của Bộ Y tế. Tương tự, khăn giấy có thành phần kháng khuẩn hoặc có bổ sung hương liệu cũng cần xem kỹ thành phần và mô tả sản phẩm để xác định có phát sinh yêu cầu quản lý chuyên ngành hay không. Vì vậy, trước khi chốt đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ bản chất hàng hóa thay vì chỉ nhìn tên gọi thương mại.
Quy trình ủy thác nhập khẩu khăn giấy
Quy trình ủy thác khá đơn giản nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin ngay từ đầu. Các bước dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung toàn bộ quá trình từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng, đồng thời chủ động hơn trong việc phối hợp với đơn vị nhận ủy thác.
Bước 1. Tiếp nhận thông tin và tư vấn phương án nhập khẩu
Ở bước đầu tiên, đơn vị nhận ủy thác sẽ tiếp nhận thông tin về mặt hàng, kiểm tra loại khăn giấy, xác định nước xuất khẩu và tư vấn phương án vận chuyển phù hợp. Đồng thời, họ sẽ dự kiến thời gian nhập hàng và danh mục hồ sơ cần chuẩn bị để doanh nghiệp có kế hoạch sớm hơn. Với hàng tiêu dùng như khăn giấy, việc xác định rõ thị trường xuất khẩu và cách đóng gói ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nhiều sai sót ở các bước sau.
Bước 2. Ký hợp đồng ủy thác và làm việc với nhà cung cấp
Sau khi thống nhất phương án, hai bên sẽ ký hợp đồng ủy thác để xác định phạm vi công việc và trách nhiệm của mỗi bên. Từ đó, đơn vị nhận ủy thác bắt đầu làm việc với nhà cung cấp, theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng, đồng thời chuẩn bị chứng từ trước khi hàng về. Nếu doanh nghiệp nhập thường xuyên, bước này đặc biệt quan trọng vì nó giúp duy trì lịch hàng ổn định và hạn chế việc chậm đơn do thiếu hồ sơ hoặc chứng từ không khớp.
Bước 3. Thực hiện vận chuyển và thủ tục hải quan
Khi hàng được vận chuyển về Việt Nam, đơn vị nhận ủy thác sẽ theo dõi lô hàng, khai báo hải quan, nộp thuế và phối hợp kiểm hóa nếu cơ quan hải quan yêu cầu. Theo quy định hiện hành, bộ hồ sơ hải quan có thể bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn và các chứng từ liên quan; C/O cũng là chứng từ quan trọng nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi xuất xứ. Cơ quan hải quan hiện cũng cho phép người khai hải quan nộp bổ sung C/O trong thời hạn một năm kể từ ngày đăng ký tờ khai trong trường hợp đáp ứng điều kiện áp dụng.
Bước 4. Bàn giao hàng hóa và chứng từ
Sau khi thông quan, đơn vị nhận ủy thác sẽ giao hàng về kho và bàn giao đầy đủ bộ chứng từ cho doanh nghiệp. Đây là phần rất quan trọng vì bộ hồ sơ này không chỉ phục vụ lưu trữ nội bộ mà còn hỗ trợ kế toán, kiểm tra sau thông quan và đối chiếu khi phát sinh lô hàng kế tiếp. Với doanh nghiệp nhập khăn giấy thường xuyên, việc có hồ sơ chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp quy trình những lần sau nhanh hơn và ít bị gián đoạn hơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy thác nhập khẩu khăn giấy
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung giấy tờ trong quá trình thông quan và rút ngắn thời gian xử lý lô hàng. Với khăn giấy, nếu xác định đúng chủng loại và mô tả rõ ràng, bộ hồ sơ thường không quá phức tạp.
Hồ sơ doanh nghiệp cần cung cấp
Doanh nghiệp thường cần cung cấp thông tin pháp lý của đơn vị nhập khẩu, danh mục hàng hóa, catalogue hoặc tài liệu giới thiệu sản phẩm, báo giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp nếu đã có, cùng thông tin quy cách đóng gói. Đây là những dữ liệu nền để đơn vị nhận ủy thác kiểm tra mặt hàng, xác định mô tả sản phẩm và chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp trước khi hàng về. Khi catalogue thể hiện rõ chất liệu, mục đích sử dụng và quy cách đóng gói, việc đối chiếu hồ sơ sẽ thuận lợi hơn.
Hồ sơ do đơn vị nhận ủy thác chuẩn bị
Bộ chứng từ do đơn vị nhận ủy thác chuẩn bị thường bao gồm Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill), Tờ khai hải quan, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có và Chứng nhận chất lượng (C/Q) khi cần theo yêu cầu của từng lô hàng. Tùy từng loại khăn giấy và thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm các chứng từ khác để đáp ứng quy định thực tế của lô hàng. Đối với chứng từ xuất xứ, hải quan cũng có quy trình riêng để kiểm tra và xác định tính hợp lệ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ nhập khẩu.
Những lưu ý quan trọng khi ủy thác nhập khẩu khăn giấy
Khăn giấy không phải là mặt hàng quá phức tạp, nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu ý một số vấn đề để tránh phát sinh chi phí hoặc kéo dài thời gian thông quan. Đặc biệt, với hàng tiêu dùng có nhiều biến thể, việc xác định đúng bản chất sản phẩm ngay từ đầu là rất quan trọng.
Xác định đúng đặc điểm hàng hóa trước khi nhập
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ khăn giấy khô hay khăn giấy ướt, có thành phần mỹ phẩm hay không, mục đích sử dụng là tiêu dùng, khách sạn, nhà hàng hay công nghiệp, và quy cách đóng gói của từng loại. Nếu chỉ mô tả chung chung theo tên gọi thương mại, việc xác định chính sách nhập khẩu sẽ dễ bị lệch. Với khăn giấy ướt có chứa thành phần mỹ phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra sớm khả năng phát sinh thủ tục công bố mỹ phẩm trước khi lưu hành.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và nhãn hàng hóa
Nhãn hàng hóa và chứng từ cần thống nhất về tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất, quy cách đóng gói và mô tả sản phẩm. Catalogue nên thể hiện đúng đặc tính hàng hóa để hỗ trợ việc khai báo. Nếu thông tin giữa bao bì, invoice, packing list và catalogue không khớp nhau, hải quan có thể yêu cầu giải trình thêm, làm kéo dài thời gian xử lý. Đây là lý do doanh nghiệp nên rà soát kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi hàng xuất đi.
Lựa chọn công ty logistics có kinh nghiệm
Nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm nhập khẩu hàng tiêu dùng, có khả năng tư vấn trước khi đặt hàng, theo dõi tiến độ thường xuyên, minh bạch chi phí và hỗ trợ xử lý khi phát sinh. Với hàng tiêu dùng như khăn giấy, một đơn vị am hiểu thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong khâu chứng từ, đồng thời tiết kiệm thời gian khi phải làm việc với nhà cung cấp và cơ quan hải quan.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị ủy thác nhập khẩu khăn giấy uy tín, TSL sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn, kiểm tra chính sách nhập khẩu đến thực hiện thủ tục hải quan và giao hàng. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, TSL giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian xử lý, hạn chế rủi ro về chứng từ và đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng, an toàn. Liên hệ TSL để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.