Găng tay là mặt hàng được nhập khẩu phổ biến để phục vụ nhiều lĩnh vực như sản xuất công nghiệp, chế biến thực phẩm, vệ sinh, phòng sạch và tiêu dùng. Tuy nhiên, tùy từng loại găng tay như găng tay dân dụng, găng tay bảo hộ hay găng tay y tế, chính sách nhập khẩu và bộ hồ sơ có thể khác nhau. Trong bài viết này, TSL sẽ giúp bạn hiểu rõ hình thức ủy thác nhập khẩu, quy trình thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
Ủy thác nhập khẩu găng tay là gì?
Ủy thác nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị trung gian đứng ra thực hiện các công việc liên quan đến việc đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Với mặt hàng găng tay, đơn vị nhận ủy thác sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, ký kết hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế nếu có thỏa thuận, thực hiện thủ tục hải quan, nộp thuế, nhận hàng và bàn giao lại toàn bộ lô hàng cùng chứng từ cho khách hàng. Doanh nghiệp vẫn là đơn vị sử dụng và sở hữu lô hàng theo hợp đồng, còn bên nhận ủy thác đóng vai trò xử lý thủ tục và logistics để quá trình nhập khẩu diễn ra trơn tru hơn.
Những loại găng tay thường được nhập khẩu
Trên thực tế, doanh nghiệp thường nhập theo hình thức ủy thác các nhóm găng tay như găng tay cao su Latex dân dụng, găng tay Nitrile, găng tay Vinyl, găng tay dùng trong chế biến thực phẩm, găng tay bảo hộ lao động và găng tay phòng sạch. Đây là những mặt hàng được sử dụng rộng rãi trong sản xuất, vệ sinh hoặc tiêu dùng nên nhu cầu nhập khẩu khá lớn. Với găng tay y tế, doanh nghiệp cần lưu ý thêm vì đây có thể là nhóm trang thiết bị y tế; hồ sơ và quy định quản lý sẽ khác so với găng tay dân dụng hay găng tay công nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu găng tay?
Trong nhiều trường hợp, chi phí thuê dịch vụ ủy thác thấp hơn so với việc tự xây dựng một quy trình nhập khẩu hoàn chỉnh từ đầu. Đây cũng là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp cần nhập hàng nhanh hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc với đối tác nước ngoài và cơ quan hải quan.
Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu găng tay
Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp nhập khẩu găng tay, việc tự xử lý thường khá mất thời gian vì chưa quen quy trình hải quan, chưa biết cần chuẩn bị những chứng từ nào và cũng chưa nắm rõ chính sách nhập khẩu cho từng loại găng tay. Với nhóm hàng có nhiều biến thể như Latex, Nitrile hay Vinyl, việc phân biệt mục đích sử dụng và bộ hồ sơ phù hợp cũng dễ gây nhầm lẫn. Trong bối cảnh đó, thuê đơn vị nhận ủy thác sẽ giúp doanh nghiệp đi nhanh hơn và giảm nguy cơ sai sót ngay từ đầu.
Muốn tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Khi dùng dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp không cần xây dựng phòng xuất nhập khẩu riêng hoặc phân bổ quá nhiều nhân sự cho phần chứng từ, theo dõi hàng và làm việc với hải quan. Thay vào đó, chỉ cần một đầu mối phụ trách toàn bộ quá trình nhập hàng, từ lúc kiểm tra hồ sơ đến khi hàng được giao về kho. Cách làm này đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có nhịp nhập hàng đều nhưng không quá lớn, hoặc những đơn vị muốn tập trung vào bán hàng, sản xuất thay vì xử lý thủ tục hành chính.
Cần nhập khẩu số lượng lớn hoặc nhập thường xuyên
Với doanh nghiệp nhập găng tay thường xuyên hoặc theo từng lô lớn, dịch vụ ủy thác giúp kiểm soát tiến độ tốt hơn, chủ động hơn về lịch vận chuyển và giảm nguy cơ phát sinh khi làm thủ tục. Khi có một đơn vị theo dõi xuyên suốt, doanh nghiệp cũng dễ phối hợp với nhà cung cấp hơn, nhất là trong các lô hàng cần giao đúng thời điểm cho sản xuất hoặc phân phối. Sự ổn định trong quy trình giúp doanh nghiệp hạn chế việc mỗi lô hàng phải tự xử lý lại từ đầu.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy thác nhập khẩu găng tay
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình khai báo hải quan diễn ra nhanh hơn, đồng thời hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ khi hàng đã về cảng. Với găng tay, hồ sơ không quá phức tạp nếu doanh nghiệp xác định đúng loại hàng và phối hợp tốt với đơn vị nhận ủy thác.
Hồ sơ do doanh nghiệp cung cấp
Doanh nghiệp thường cần cung cấp thông tin pháp lý của đơn vị nhập khẩu, thông tin hàng hóa, catalogue hoặc tài liệu giới thiệu sản phẩm, cùng báo giá hoặc hợp đồng với nhà cung cấp nếu đã có. Đây là những dữ liệu quan trọng để đơn vị nhận ủy thác kiểm tra loại găng tay, mục đích sử dụng và xác định bộ chứng từ phù hợp trước khi hàng về. Với găng tay dân dụng hoặc găng tay công nghiệp, catalogue càng rõ ràng thì việc làm việc với hải quan càng thuận lợi.
Hồ sơ do đơn vị nhận ủy thác chuẩn bị
Bộ chứng từ thường bao gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill), Hợp đồng ngoại thương, Tờ khai hải quan và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. Theo hướng dẫn của hải quan, một số chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại, vận đơn và chứng từ chứng nhận xuất xứ là các giấy tờ thường xuyên được sử dụng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu; C/O có thể được nộp bổ sung trong thời hạn quy định nếu đáp ứng điều kiện áp dụng. Tùy từng lô hàng và thị trường xuất khẩu, doanh nghiệp cũng có thể cần thêm chứng từ chất lượng hoặc các giấy tờ chuyên ngành khác.
Quy trình ủy thác nhập khẩu găng tay
Quy trình ủy thác thường được thực hiện theo từng bước rõ ràng. Khi doanh nghiệp và đơn vị nhận ủy thác phối hợp tốt ngay từ đầu, việc thông quan và giao nhận hàng sẽ diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế phát sinh chậm trễ hoặc phải sửa hồ sơ nhiều lần.
Bước 1. Tiếp nhận thông tin và kiểm tra chính sách nhập khẩu
Ở bước đầu, đơn vị nhận ủy thác sẽ tiếp nhận thông tin sản phẩm, kiểm tra loại găng tay, tư vấn phương án vận chuyển và rà soát các giấy tờ cần chuẩn bị. Đây là bước quan trọng để xác định lô hàng thuộc nhóm găng tay dân dụng, công nghiệp hay có khả năng nằm trong diện quản lý chuyên ngành nếu là găng tay y tế. Khi kiểm tra đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tránh được việc nhập về rồi mới phát hiện hồ sơ chưa phù hợp.
Bước 2. Ký hợp đồng ủy thác và triển khai nhập khẩu
Sau khi thống nhất phương án, hai bên sẽ ký hợp đồng ủy thác để xác định phạm vi công việc, trách nhiệm và cách phối hợp. Từ đó, đơn vị nhận ủy thác bắt đầu làm việc với nhà cung cấp, theo dõi tiến độ sản xuất và vận chuyển, đồng thời chuẩn bị sẵn hồ sơ trước khi hàng về cảng. Với những lô hàng nhập thường xuyên, bước này giúp doanh nghiệp duy trì dòng hàng đều hơn và ít bị động hơn trong kế hoạch kinh doanh.
Bước 3. Làm thủ tục hải quan và thông quan
Khi hàng về Việt Nam, đơn vị nhận ủy thác sẽ khai báo hải quan, nộp thuế và phối hợp kiểm hóa nếu cơ quan hải quan yêu cầu. Theo quy trình hải quan hiện hành, người khai hải quan thực hiện đăng ký tờ khai, xuất trình hồ sơ giấy khi có yêu cầu, nộp thuế, và chỉ khi hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện thì tờ khai mới được xác nhận thông quan trên hệ thống. Nếu lô hàng có chứng từ chuyên ngành hoặc chứng từ xuất xứ, đơn vị nhận ủy thác cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện đúng thời điểm.
Bước 4. Bàn giao hàng và chứng từ
Sau khi hàng được thông quan, đơn vị nhận ủy thác sẽ giao hàng về kho và bàn giao đầy đủ chứng từ cho doanh nghiệp. Hồ sơ này giúp khách hàng lưu trữ nội bộ, đối chiếu kế toán hoặc phục vụ kiểm tra sau này nếu cần. Với doanh nghiệp nhập hàng đều đặn, việc lưu trữ bộ chứng từ chuẩn ngay từ đầu còn giúp các lô hàng tiếp theo được xử lý nhanh hơn và ít phát sinh hơn.
Những lưu ý khi ủy thác nhập khẩu găng tay
Găng tay tưởng chừng là mặt hàng đơn giản nhưng vẫn có một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý để tránh phát sinh chi phí hoặc kéo dài thời gian thông quan. Việc xác định sai chủng loại hay thiếu hồ sơ ngay từ đầu thường là nguyên nhân khiến quá trình nhập khẩu bị chậm.
Xác định đúng chủng loại và mục đích sử dụng
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ găng tay dân dụng, găng tay công nghiệp và găng tay y tế. Không nên khai báo chỉ theo tên thương mại vì tên gọi trên thị trường chưa chắc phản ánh đúng mục đích sử dụng và chất liệu thực tế của sản phẩm. Khi thông tin sản phẩm rõ ràng, đơn vị nhận ủy thác sẽ dễ áp mã và chuẩn bị hồ sơ phù hợp hơn. Với găng tay y tế, mức độ quản lý sẽ khác vì đây có thể là trang thiết bị y tế; trong khi găng tay Latex, Nitrile hay Vinyl dùng cho sản xuất hoặc tiêu dùng thông thường thường có hồ sơ đơn giản hơn.
Kiểm tra kỹ nhãn hàng hóa và chứng từ
Tất cả thông tin trên nhãn và chứng từ nên thống nhất với nhau, bao gồm tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất và quy cách đóng gói. Nếu thông tin giữa Invoice, Packing List, catalogue và bao bì không đồng nhất, hải quan có thể yêu cầu giải trình thêm, làm kéo dài thời gian xử lý. Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ từng chi tiết trước khi hàng xuất đi, thay vì đợi hàng về cảng rồi mới điều chỉnh.
Chủ động chuẩn bị C/O và catalogue
C/O là chứng từ quan trọng nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại hoặc theo chính sách xuất xứ áp dụng cho lô hàng. Hải quan cho phép khai và nộp bổ sung C/O trong thời hạn quy định nếu đáp ứng điều kiện, nhưng doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị sớm để tránh bỏ lỡ ưu đãi. Catalogue cũng rất cần thiết, nhất là với găng tay dân dụng, để thể hiện rõ sản phẩm không thuộc nhóm găng tay y tế nếu không phải hàng y tế. Khi bộ hồ sơ đủ rõ ngay từ đầu, việc thông quan sẽ thuận lợi hơn đáng kể.
TSL cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu trọn gói cho nhiều nhóm hàng, trong đó có găng tay dân dụng và găng tay phục vụ sản xuất. Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ kiểm tra chính sách nhập khẩu, tư vấn mã HS, rà soát chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan và theo dõi quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, TSL còn cung cấp giải pháp vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn phù hợp với thời gian và ngân sách của từng lô hàng.
Nhờ kinh nghiệm xử lý đa dạng mặt hàng và hỗ trợ từ A-Z, TSL giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro và chủ động hơn trong hoạt động xuất nhập khẩu. Khi bộ hồ sơ được chuẩn bị đúng ngay từ đầu, quá trình làm hàng sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều, đặc biệt với những doanh nghiệp cần nhập găng tay thường xuyên hoặc số lượng lớn.