Khi làm thủ tục thông quan, chỉ cần thiếu hoặc sai một chứng từ nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng chậm hàng, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt hành chính. Trong bài viết này, TSL sẽ giúp bạn tổng hợp full bộ chứng từ xuất nhập khẩu mới nhất, kèm theo giải thích ngắn gọn, dễ hiểu cho từng loại giấy tờ quan trọng.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu được hiểu là tập hợp các giấy tờ quan trọng phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa quốc tế, phản ánh đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị giao dịch, điều kiện giao nhận và trách nhiệm của các bên liên quan. Về mặt pháp lý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu là căn cứ quan trọng để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Thông qua các chứng từ như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading) hay chứng nhận xuất xứ (C/O), cơ quan chức năng và các bên liên quan có thể xác định rõ ai là chủ hàng, hàng hóa có nguồn gốc từ đâu và đang được luân chuyển theo điều kiện nào.
Tại sao cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Là tài liệu cần thiết để làm thủ tục thông quan hàng hóa
Hải quan tại cả nước xuất khẩu và nhập khẩu đều căn cứ vào bộ chứng từ xuất nhập khẩu để kiểm tra và xác thực thông tin của lô hàng. Các dữ liệu quan trọng như tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS, xuất xứ hàng hóa, điều kiện giao hàng theo Incoterms hay phương thức vận chuyển đều được thể hiện thông qua các chứng từ như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và tờ khai hải quan.
Chỉ cần chứng từ bị thiếu hoặc sai sót – chẳng hạn khai sai HS Code, sai trị giá hóa đơn, thiếu vận đơn hoặc thông tin không đồng nhất giữa các giấy tờ thì lô hàng có thể bị trì hoãn thông quan, bị yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính. Những vấn đề này thường kéo theo chi phí phát sinh như lưu kho, lưu bãi, chậm giao hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.
Chứng minh quyền sở hữu hàng hóa
Một vai trò quan trọng khác của bộ chứng từ xuất nhập khẩu là chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng hợp pháp đối với hàng hóa. Các chứng từ như vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại và hợp đồng ngoại thương chính là bằng chứng pháp lý xác nhận ai là chủ hàng, ai có quyền nhận hàng và chịu trách nhiệm đối với lô hàng đó. Nếu bộ chứng từ không hợp lệ, không khớp thông tin hoặc bị giả mạo, bên mua có thể không được nhận hàng, dẫn đến tranh chấp phức tạp giữa người mua, người bán, hãng tàu và ngân hàng.
Thực hiện thanh toán quốc tế
Khi thanh toán bằng phương thức L/C, ngân hàng chỉ thực hiện giải ngân khi người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ hợp lệ và phù hợp với các điều khoản đã quy định trong thư tín dụng. Bộ chứng từ lúc này đóng vai trò như bằng chứng minh chứng rằng hàng hóa đã được giao đúng theo hợp đồng và người xuất khẩu đã tuân thủ đầy đủ các điều kiện mà người mua hoặc ngân hàng yêu cầu. Chỉ một sai lệch nhỏ trong chứng từ, chẳng hạn sai ngày giao hàng, sai số vận đơn, thiếu chữ ký hoặc không đúng mô tả hàng hóa, cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.
Tổng hợp các loại chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc
Hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán hay hợp đồng ngoại thương là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, thể hiện rõ thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về hàng hóa, giá trị giao dịch cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đây không chỉ là cơ sở để triển khai các bước tiếp theo như lập hóa đơn thương mại, chuẩn bị vận đơn hay thanh toán quốc tế, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi xảy ra tranh chấp trong thương mại quốc tế.
Các bên liên quan thường đối chiếu thông tin trên hợp đồng mua bán với các chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để kiểm tra tính thống nhất và hợp lệ của lô hàng.
Nội dung chính thường có trong hợp đồng mua bán quốc tế gồm:
Thông tin bên bán và bên mua: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, thông tin liên hệ.
- Mô tả hàng hóa: Tên hàng, số lượng, chất lượng, quy cách, mã HS và tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan.
- Giá trị hợp đồng: Tổng giá trị lô hàng, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW,…).
- Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (T/T, L/C…), thời hạn thanh toán, thông tin ngân hàng.
- Phương thức giao hàng và vận chuyển: Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, trách nhiệm của mỗi bên.
- Thời hạn giao hàng: Thời điểm giao hàng, quy định về giao hàng chậm và biện pháp xử lý vi phạm.
- Điều khoản khiếu nại và phạt vi phạm: Bên chịu trách nhiệm, quy trình khiếu nại và mức phạt khi hàng hóa không đạt yêu cầu.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là chứng từ tài chính quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa được mua bán. Đây là căn cứ để cơ quan hải quan xác định trị giá hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu, đồng thời là cơ sở thanh toán giữa người bán và người mua, đặc biệt trong các giao dịch thanh toán quốc tế bằng L/C
Các thông tin cơ bản cần có trên hóa đơn thương mại gồm:
- Tên và địa chỉ của người bán (Exporter) và người mua (Importer).
- Mô tả hàng hóa: loại hàng, số lượng, đơn vị tính, quy cách, chất lượng.
- Đơn giá và tổng giá trị lô hàng.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW,…).
- Điều kiện thanh toán: T/T, L/C hoặc phương thức khác.
- Ngày phát hành hóa đơn và số hóa đơn (Invoice Number) để đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ liên quan.
Packing list
Phiếu đóng gói là chứng từ mô tả chi tiết cách đóng gói và sắp xếp hàng hóa, giúp hải quan, đơn vị vận chuyển và bên nhận hàng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thực tế lô hàng. Mặc dù không thể hiện giá trị tài chính, Packing List lại đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm hóa, lưu kho và giao nhận hàng hóa.
Trong nhiều trường hợp, packing list được sử dụng song song với hóa đơn thương mại để đảm bảo số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói hàng hóa đúng với khai báo.
Nội dung thường có trên phiếu đóng gói gồm:
- Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu.
- Số đơn hàng hoặc số hóa đơn thương mại liên quan.
- Mô tả chi tiết hàng hóa: từng loại hàng, số lượng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
- Số lượng kiện và hình thức đóng gói: thùng carton, kiện gỗ, pallet,…
- Kích thước và thể tích từng kiện hàng (phục vụ tính dung tích container).
- Ký hiệu, dấu hiệu nhận biết hàng hóa (shipping marks).
- Ngày lập phiếu và chữ ký xác nhận của người lập.
Vận đơn
Vận đơn là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc quan trọng nhất, đặc biệt đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không. Đây là chứng từ xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi để chở đến địa điểm giao hàng theo thỏa thuận. Đồng thời, vận đơn cũng là bằng chứng của hợp đồng vận tải giữa người gửi hàng và người chuyên chở. Ai nắm giữ bản gốc vận đơn hợp lệ thì người đó có quyền nhận lô hàng tại cảng đến. Chính vì vậy, vận đơn thường được ngân hàng, hải quan và hãng tàu kiểm soát rất chặt chẽ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập khẩu linh kiện điện tử từ Hàn Quốc nhưng không yêu cầu hãng tàu phát hành vận đơn gốc. Khi hàng cập cảng Việt Nam, doanh nghiệp không có vận đơn để xuất trình cho hãng tàu nên không thể nhận hàng, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và thậm chí bị phạt do chậm lấy hàng.
Các thông tin cơ bản thể hiện trên vận đơn gồm:
Tên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee).
- Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage No.).
- Cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
- Mô tả hàng hóa: loại hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện.
- Ký mã hiệu hàng hóa (Shipping Marks).
- Thông tin cước phí: Freight Prepaid (trả trước) hoặc Freight Collect (trả sau).
- Ngày phát hành vận đơn và số vận đơn (B/L No.).
- Số bản gốc vận đơn được phát hành (Originals).
- Chữ ký và con dấu của người vận chuyển hoặc đại lý (Carrier/Agent).
Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch xuất khẩu hoặc nhập khẩu, đây là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan quản lý và giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu. Toàn bộ quá trình thông quan hàng hóa đều dựa trên thông tin khai báo tại tờ khai hải quan.
Thông qua tờ khai này, cơ quan hải quan sẽ:
- Xác định tính hợp pháp của hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Tính các loại thuế phải nộp như thuế xuất nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
- Quyết định hình thức kiểm tra hàng hóa theo các luồng: xanh, vàng hoặc đỏ.
Các thông tin chính có trong tờ khai hải quan gồm:
- Thông tin doanh nghiệp xuất khẩu – nhập khẩu: tên, mã số thuế, địa chỉ, số đăng ký kinh doanh.
- Số tờ khai và ngày khai báo.
- Mã loại hình xuất nhập khẩu (ví dụ: E11 – xuất kinh doanh, A12 – nhập kinh doanh).
- Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, điều kiện giao hàng theo Incoterms.
- Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã HS, đơn vị tính, số lượng, trị giá.
- Nước xuất xứ và nước nhập khẩu.
- Phương thức vận chuyển: đường biển, hàng không, đường bộ.
- Các loại thuế phải nộp: thuế suất, số tiền tương ứng.
- Thông tin người khai hải quan và chữ ký điện tử.
Giấy phép xuất khẩu – nhập khẩu
Giấy phép xuất khẩu – nhập khẩu là chứng từ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép doanh nghiệp được xuất hoặc nhập khẩu những mặt hàng thuộc danh mục quản lý, hạn chế hoặc kinh doanh có điều kiện. Không phải lô hàng nào cũng cần, nhưng lại bắt buộc đối với các mặt hàng đặc thù theo quy định của pháp luật. Giấy phép này giúp cơ quan quản lý kiểm soát các nhóm hàng hóa nhạy cảm như dược phẩm, hóa chất, phế liệu, thiết bị an ninh hoặc các sản phẩm ảnh hưởng đến môi trường và sức khỏe cộng đồng.
Nội dung của giấy phép xuất khẩu – nhập khẩu gồm:
- Tên doanh nghiệp được cấp phép: mã số doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện.
- Tên và mô tả chi tiết hàng hóa được phép xuất hoặc nhập khẩu.
- Mã HS của hàng hóa.
- Số lượng, trọng lượng hoặc trị giá được phép giao dịch.
- Thời hạn hiệu lực của giấy phép.
- Cơ quan cấp phép và số quyết định cấp phép.
- Các điều kiện đi kèm (nếu có), ví dụ: yêu cầu kiểm định, giới hạn chỉ tiêu kỹ thuật.
- Ngày ký, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền.
Các chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng khác
Bên cạnh nhóm chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khi làm thủ tục hải quan thì còn nhiều loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng khác.
Hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ hay Proforma Invoice, là một loại chứng từ thương mại do người bán phát hành trước khi giao hàng, mang tính chất tạm thời và dùng để tham khảo. Khác với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hóa đơn chiếu lệ không có giá trị pháp lý, không được sử dụng cho mục đích thanh toán hay kê khai thuế, mà chủ yếu đóng vai trò hỗ trợ trong giai đoạn chuẩn bị giao dịch xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp cũng thường sử dụng Proforma Invoice trong các trường hợp sau:
- Xác nhận giá trị hàng hóa dự kiến
- Làm căn cứ xin giấy phép nhập khẩu hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành đối với các mặt hàng đặc thù.
- Sử dụng khi chưa có đầy đủ thông tin để phát hành hóa đơn thương mại
Thư tín dụng
Thư tín dụng (L/C) là một chứng từ tài chính do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu trong đó ngân hàng cam kết sẽ thanh toán cho người xuất khẩu. Đây không phải là chứng từ hàng hóa, mà là công cụ thanh toán quốc tế có tính ràng buộc pháp lý cao. Vai trò lớn nhất của thư tín dụng là bảo đảm an toàn trong thanh toán quốc tế. Người xuất khẩu được đảm bảo quyền lợi khi chỉ cần xuất trình bộ chứng từ hợp lệ, trong khi người nhập khẩu giảm thiểu rủi ro không nhận được hàng như cam kết. Nhờ có ngân hàng đứng ra bảo lãnh, mức độ tin cậy giữa các bên trong giao dịch thương mại quốc tế được nâng cao đáng kể.
Về mặt pháp lý, cần lưu ý rằng:
- Chỉ các tổ chức tín dụng được cấp phép mới có quyền phát hành thư tín dụng.
- Mọi giao dịch liên quan đến L/C, từ phát hành, sửa đổi đến thanh toán, đều phải thực hiện thông qua ngân hàng, không thể tiến hành trực tiếp giữa người mua và người bán.
Chứng từ bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do công ty bảo hiểm phát hành, chứng minh rằng hàng hóa đã được mua bảo hiểm trong suốt quá trình vận chuyển quốc tế. Đây là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng, đặc biệt với các lô hàng có giá trị cao hoặc vận chuyển đường dài.
Mục đích chính của chứng từ bảo hiểm là bảo vệ quyền lợi tài chính của các bên liên quan, phòng trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng, thất lạc hoặc chậm trễ do rủi ro vận tải. Trong nhiều hợp đồng ngoại thương, việc mua bảo hiểm là nghĩa vụ bắt buộc của một trong hai bên, tùy theo điều kiện Incoterms (ví dụ CIF, CIP), và chứng từ bảo hiểm chính là bằng chứng thể hiện nghĩa vụ đó đã được thực hiện.
Ngoài ra, chứng từ bảo hiểm còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình khiếu nại và bồi thường. Khi xảy ra sự cố, đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp làm việc với hãng vận tải hoặc công ty bảo hiểm nhằm giảm thiểu thiệt hại và bảo toàn chi phí.
Chứng nhận xuất xứ
Chứng nhận xuất xứ thường gọi là C/O (Certificate of Origin), là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp nhằm xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, bao gồm nơi sản xuất, khai thác hoặc việc đáp ứng các tiêu chí xuất xứ theo hiệp định thương mại tự do. C/O không phải lúc nào cũng bắt buộc khi thông quan, nhưng lại có vai trò rất lớn về thuế quan, thương mại và pháp lý.
Mục đích quan trọng nhất của C/O là giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các FTA như ATIGA, ACFTA, AKFTA, AJCEP, CPTPP hay EVFTA. Khi xuất trình C/O hợp lệ, doanh nghiệp nhập khẩu có thể áp dụng mức thuế ưu đãi đặc biệt thay vì thuế MFN thông thường, qua đó giảm đáng kể chi phí nhập khẩu. Bên cạnh đó, C/O còn góp phần xúc tiến thương mại, nâng cao uy tín hàng hóa khi tiếp cận thị trường mới.
Chứng thư kiểm dịch
Chứng nhận kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch có thẩm quyền cấp, xác nhận lô hàng đáp ứng yêu cầu về kiểm dịch và không mang theo sinh vật gây hại, mầm bệnh có nguy cơ ảnh hưởng đến nông nghiệp, môi trường và sức khỏe cộng đồng.
Mục đích chính của chứng nhận kiểm dịch là ngăn chặn sự lây lan của sâu bệnh, cỏ dại và tác nhân gây hại xuyên biên giới, đồng thời bảo vệ an toàn sinh học và đáp ứng các quy định của từng quốc gia nhập khẩu. Đối với nhiều thị trường, đây là điều kiện bắt buộc để hàng hóa được phép nhập cảnh, kể cả khi đã có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn hay vận đơn.
Phạm vi áp dụng của chứng nhận kiểm dịch khá rộng, thường bao gồm thực vật và sản phẩm thực vật như nông sản, hạt giống, cây giống, gỗ và sản phẩm gỗ; động vật sống và sản phẩm động vật, hàng thủy sản tươi sống hoặc đông lạnh.
Việc cấp và quản lý chứng thư kiểm dịch thuộc thẩm quyền của chi cục kiểm dịch thực vật đối với hàng thực vật. Doanh nghiệp có thể tham khảo Luật Bảo vệ và Kiểm dịch thực vật số 41/2013/QH13 và các thông tư hướng dẫn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để cập nhật yêu cầu chi tiết.
Như bạn thấy, bộ chứng từ nhập khẩu có thể bao gồm hơn 11 loại giấy tờ khác nhau và đây mới chỉ là những chứng từ cơ bản bắt buộc. Trên thực tế, trong một số trường hợp hàng hóa bị kiểm tra hoặc giữ lại, doanh nghiệp còn cần bổ sung thêm nhiều chứng từ liên quan khác, gây mất thời gian và phát sinh chi phí không mong muốn.
Vì vậy, để đảm bảo hồ sơ luôn đầy đủ đồng thời hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan, bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu của TSL. Với kinh nghiệm thực tế và đội ngũ chuyên môn cao, TSL sẽ hỗ trợ bạn xử lý trọn gói chứng từ, giúp quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn.