Proforma invoice là gì, hóa đơn chiếu lệ có quan trọng không

Trong lĩnh vực logistics và thương mại quốc tế, proforma invoice đóng vai trò quan trọng, giúp các bên tham gia giao dịch nắm rõ thông tin và điều kiện mua bán trước khi tiến hành xuất hóa đơn chính thức. Tuy không có giá trị thanh toán nhưng chúng cung cấp cho cả người mua và người bán các thông tin về sản phẩm số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và các chi tiết khác liên quan đến giao dịch. 

Bài viết dưới đây TSL sẽ giúp bạn hiểu Proforma invoice là gì, và lợi ích khi sử dụng proforma invoice. Bạn hãy tham khảo để biết thêm thông tin nhé.

Proforma invoice là gì

Proforma invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây không phải là hóa đơn chính thức nhưng đóng vai trò như một bản đề xuất chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp, bao gồm thông tin về giá cả, số lượng, điều khoản giao dịch và thời gian giao hàng. 

Proforma invoice là gì, hóa đơn chiếu lệ có quan trọng không

Proforma invoice thường được sử dụng để đảm bảo các bên giao dịch hiểu rõ nội dung và các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng hoặc tiến hành thanh toán. Ngoài ra, việc sử dụng proforma invoice còn giúp các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới tham gia thị trường quốc tế thể hiện tính chuyên nghiệp và tăng độ tin cậy trong mắt đối tác.

Khác với hóa đơn thương mại (commercial invoice), proforma invoice không có giá trị pháp lý để yêu cầu thanh toán. Tuy nhiên, nó lại là công cụ hiệu quả giúp người mua và người bán thống nhất các điều kiện giao dịch, giảm thiểu rủi ro hiểu nhầm hoặc tranh chấp. Trong nhiều trường hợp, tài liệu này cũng là cơ sở để bên mua thực hiện các thủ tục hải quan hoặc mở thư tín dụng (L/C).

Lợi ích khi dùng proforma invoice

Tuy không phải là tài liệu chính thức, nhưng việc sử dụng proforma invoice vẫn đem lại những lợi ích sau:

  • Đảm bảo minh bạch trong giao dịch: đảm bảo minh bạch giữa các bên tham gia giao dịch thương mại. Bằng cách cung cấp một bản hóa đơn tạm tính chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, và điều khoản thanh toán, tài liệu này giúp tránh những hiểu lầm không đáng có.
  • Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín: Sử dụng proforma invoice giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác. Việc cung cấp tài liệu đầy đủ và chi tiết chứng tỏ sự am hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng trong mỗi giao dịch. Điều này sẽ rất cần thiết nếu như bạn đang có ý định hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài. 
  • Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính: Với thông tin chi tiết về chi phí và điều khoản thanh toán, doanh nghiệp có thể dự đoán dòng tiền, lập ngân sách và lên kế hoạch cho các giao dịch tiếp theo một cách hiệu quả.

Các nội dung thường thấy trong hóa đơn chiếu lệ

Dưới đây là các nội dung cơ bản thường thấy trong một hóa đơn chiếu lệ, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyên nghiệp trong giao dịch.

  • Thông tin hóa đơn: Mỗi hóa đơn chiếu lệ cần bắt đầu với thông tin cơ bản, bao gồm số hóa đơn (Invoice Number) và ngày phát hành ( Date). 
  • Thông tin bên bán: bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ và người đại diện.
  • Thông tin bên mua: Tương tự bên bán, thông tin của bên mua cũng cần được thể hiện rõ ràng. Các thông tin cơ bản bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế.
  • Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết hàng hóa là yếu tố không thể thiếu, bao gồm tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
  • Payment term (Điều khoản thanh toán) bao gồm: thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán.
  • Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
  • Port of Loading: Thông tin cảng xếp hàng
  • Port of Destination: Thông tin cảng dỡ hàng
  • ETD/ ETA (Thời gian dự kiến giao hàng/ Thời gian dự kiến hàng đến nơi)

Proforma invoice được phát hành khi nào

  • Trước khi ký hợp đồng thương mại: Proforma invoice thường được phát hành trước có Commercial invoice. Lúc này hóa đơn chiếu lệ là tài liệu tham khảo giúp các bên làm rõ điều khoản giao dịch, đảm bảo tính minh bạch.
  • Khi khách hàng cần chứng từ xác nhận: Trong một số trường hợp bên nhập khẩu cần có proforma invoice để có thể làm thủ tục thông quan. Đây là tài liệu không có giá trị pháp lý, nhưng lại rất cần thiết để hải quan kiểm tra, đối chiếu thông tin trước khi thông quan hàng hóa..
  • Hóa đơn chiếu lệ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng. Nó cho bên nhập khẩu làm cơ sở để so sánh, lập kế hoạch tài chính và đưa ra quyết định mua hàng

Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice

Proforma invoice và Commercial Invoice là 2 loại giấy tờ riêng biệt, chúng sẽ có một số điểm để phân biệt như:

  • Tính pháp lý: Proforma Invoice không có giá trị pháp lý. Nó chỉ được coi là một tài liệu sơ bộ, giúp bên mua và bên bán xác nhận các điều khoản giao dịch trước khi thực hiện hợp đồng chính thức. Trong khi đó, Commercial Invoice là tài liệu pháp lý có tính ràng buộc. Đây là loại hóa đơn được sử dụng để khai báo hải quan, thanh toán và kiểm toán trong các giao dịch thương mại quốc tế.
  • Thời điểm phát hành: Proforma Invoice thường được phát hành trước khi hàng hóa được gửi. Ngược lại, Commercial Invoice chỉ được phát hành sau khi giao dịch đã được thực hiện hoặc khi hàng hóa chuẩn bị được xuất khẩu.
  • Mục đích sử dụng: Mục đích chính của Proforma Invoice là để cung cấp thông tin giúp các bên hiểu rõ về các điều khoản. Trong khi đó, Commercial Invoice được dùng như một tài liệu chính thức để hoàn tất thanh toán và kiểm toán.
  • Nội dung của Proforma Invoice và Commercial Invoice có những điểm giống như mô tả hàng hóa, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán. Tuy nhiên nôi dụng trên Commercial Invoice sẽ không thể sửa được.

Trên đây là toàn bộ thông tin về proforma invoice mà TSL muốn gửi đến bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề trên hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để nhận được thông báo sớm nhất nhé.

Đánh giá