Trong lĩnh vực logistics và thương mại quốc tế, proforma invoice đóng vai trò quan trọng, giúp các bên tham gia giao dịch nắm rõ thông tin và điều kiện mua bán trước khi tiến hành xuất hóa đơn chính thức. Tuy không có giá trị thanh toán nhưng chúng cung cấp cho cả người mua và người bán các thông tin về sản phẩm số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và các chi tiết khác liên quan đến giao dịch.
Bài viết dưới đây TSL sẽ giúp bạn hiểu Proforma invoice là gì, và lợi ích khi sử dụng proforma invoice. Bạn hãy tham khảo để biết thêm thông tin nhé.
Proforma invoice là gì
Proforma invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây không phải là hóa đơn chính thức nhưng đóng vai trò như một bản đề xuất chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp, bao gồm thông tin về giá cả, số lượng, điều khoản giao dịch và thời gian giao hàng.
Proforma invoice thường được sử dụng để đảm bảo các bên giao dịch hiểu rõ nội dung và các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng hoặc tiến hành thanh toán. Ngoài ra, việc sử dụng proforma invoice còn giúp các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới tham gia thị trường quốc tế thể hiện tính chuyên nghiệp và tăng độ tin cậy trong mắt đối tác.
Khác với hóa đơn thương mại (commercial invoice), proforma invoice không có giá trị pháp lý để yêu cầu thanh toán. Tuy nhiên, nó lại là công cụ hiệu quả giúp người mua và người bán thống nhất các điều kiện giao dịch, giảm thiểu rủi ro hiểu nhầm hoặc tranh chấp. Trong nhiều trường hợp, tài liệu này cũng là cơ sở để bên mua thực hiện các thủ tục hải quan hoặc mở thư tín dụng (L/C).
Lợi ích khi dùng proforma invoice
Tuy không phải là tài liệu chính thức, nhưng việc sử dụng proforma invoice vẫn đem lại những lợi ích sau:
Đảm bảo minh bạch trong giao dịch
Đảm bảo minh bạch giữa các bên tham gia giao dịch thương mại. Bằng cách cung cấp một bản hóa đơn tạm tính chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, và điều khoản thanh toán, tài liệu này giúp tránh những hiểu lầm không đáng có.
Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín
Sử dụng proforma invoice giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác. Việc cung cấp tài liệu đầy đủ và chi tiết chứng tỏ sự am hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng trong mỗi giao dịch. Điều này sẽ rất cần thiết nếu như bạn đang có ý định hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài.
Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính
Với những thông tin chi tiết về giá trị đơn hàng, chi phí vận chuyển, điều kiện thanh toán, doanh nghiệp có thể dự kiến chính xác các khoản phải chi, lên kế hoạch thanh toán đúng hạn và dự phòng ngân sách cần thiết. Điều này không chỉ đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Không những vậy việc có hóa đơn chiếu lệ chuẩn xác cũng hỗ trợ công tác đối chiếu chứng từ và báo cáo tài chính theo đúng quy chuẩn quốc tế.
Là nền tảng để thương lượng hợp đồng chính thức
Trong các giao dịch thương mại quốc tế, hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) đóng vai trò như một “bản nháp chính thức” nhằm làm cơ sở cho việc thương lượng hợp đồng mua bán quốc tế.. Khác với hóa đơn thương mại vốn chỉ phát sinh sau khi giao dịch hoàn tất, proforma invoice xuất hiện từ giai đoạn đầu tiên, giúp hai bên xác định rõ ràng các điều khoản mua bán như: mô tả sản phẩm, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), hình thức thanh toán quốc tế và thời gian giao hàng dự kiến.
Hỗ trợ làm thủ tục hải quan và logistics thuận tiện hơn
Không chỉ quan trọng ở khâu đàm phán, hóa đơn chiếu lệ còn đóng vai trò thiết yếu trong thủ tục khai báo hải quan và quá trình vận chuyển logistics quốc tế. Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi xuất khẩu mẫu hàng hoặc chào bán quốc tế, proforma invoice được yêu cầu như tài liệu bắt buộc để trình cơ quan hải quan, nhằm mô tả rõ nội dung lô hàng, giá trị khai báo và các thông tin liên quan đến lô hàng tạm thời.
Các nội dung thường thấy trong hóa đơn chiếu lệ
Dưới đây là các nội dung cơ bản thường thấy trong một hóa đơn chiếu lệ, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyên nghiệp trong giao dịch.
- Thông tin hóa đơn: Mỗi hóa đơn chiếu lệ cần bắt đầu với thông tin cơ bản, bao gồm số hóa đơn (Invoice Number) và ngày phát hành ( Date).
- Thông tin bên bán: bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ và người đại diện.
- Thông tin bên mua: Tương tự bên bán, thông tin của bên mua cũng cần được thể hiện rõ ràng. Các thông tin cơ bản bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế.
- Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết hàng hóa là yếu tố không thể thiếu, bao gồm tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Payment term (Điều khoản thanh toán) bao gồm: thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán.
- Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
- Port of Loading: Thông tin cảng xếp hàng
- Port of Destination: Thông tin cảng dỡ hàng
- ETD/ ETA (Thời gian dự kiến giao hàng/ Thời gian dự kiến hàng đến nơi)
Proforma invoice được phát hành khi nào
- Trước khi ký hợp đồng thương mại: Proforma invoice thường được phát hành trước có Commercial invoice. Lúc này hóa đơn chiếu lệ là tài liệu tham khảo giúp các bên làm rõ điều khoản giao dịch, đảm bảo tính minh bạch.
- Khi khách hàng cần chứng từ xác nhận: Trong một số trường hợp bên nhập khẩu cần có proforma invoice để có thể làm thủ tục thông quan. Đây là tài liệu không có giá trị pháp lý, nhưng lại rất cần thiết để hải quan kiểm tra, đối chiếu thông tin trước khi thông quan hàng hóa..
- Hóa đơn chiếu lệ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng. Nó cho bên nhập khẩu làm cơ sở để so sánh, lập kế hoạch tài chính và đưa ra quyết định mua hàng
Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice
Proforma invoice và Commercial Invoice là 2 loại giấy tờ riêng biệt, chúng sẽ có một số điểm để phân biệt như:
- Tính pháp lý: Proforma Invoice không có giá trị pháp lý. Nó chỉ được coi là một tài liệu sơ bộ, giúp bên mua và bên bán xác nhận các điều khoản giao dịch trước khi thực hiện hợp đồng chính thức. Trong khi đó, Commercial Invoice là tài liệu pháp lý có tính ràng buộc. Đây là loại hóa đơn được sử dụng để khai báo hải quan, thanh toán và kiểm toán trong các giao dịch thương mại quốc tế.
- Thời điểm phát hành: Proforma Invoice thường được phát hành trước khi hàng hóa được gửi. Ngược lại, Commercial Invoice chỉ được phát hành sau khi giao dịch đã được thực hiện hoặc khi hàng hóa chuẩn bị được xuất khẩu.
- Mục đích sử dụng: Mục đích chính của Proforma Invoice là để cung cấp thông tin giúp các bên hiểu rõ về các điều khoản. Trong khi đó, Commercial Invoice được dùng như một tài liệu chính thức để hoàn tất thanh toán và kiểm toán.
- Nội dung của Proforma Invoice và Commercial Invoice có những điểm giống như mô tả hàng hóa, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán. Tuy nhiên nôi dụng trên Commercial Invoice sẽ không thể sửa được.
Proforma Invoice có thể thay thế hợp đồng không?
Mặc dù proforma invoice (hóa đơn chiếu lệ) là một công cụ hữu ích trong các giao dịch quốc tế nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn hợp đồng mua bán chính thức. Về mặt pháp lý, proforma invoice chỉ là một bản dự thảo hoặc bản tóm tắt các điều khoản trong giao dịch, bao gồm giá trị hàng hóa, điều kiện thanh toán, và phương thức vận chuyển. Tuy nhiên, nó không mang tính ràng buộc pháp lý như một hợp đồng thương mại.
Mặt khác, hợp đồng thương mại chính thức không chỉ là sự thống nhất giữa người mua và người bán về các điều kiện cơ bản như giá cả hay thời gian giao hàng, mà còn bao gồm các điều khoản chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên, trách nhiệm pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp, cũng như phương thức giải quyết nếu có vi phạm.
Do đó, dù proforma invoice có thể được sử dụng để giúp xác nhận các điều kiện giao dịch ban đầu, nhưng khi tiến hành ký kết hợp đồng mua bán quốc tế, doanh nghiệp vẫn cần lập một hợp đồng chính thức với đầy đủ các điều khoản bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Trên đây là toàn bộ thông tin về proforma invoice mà TSL muốn gửi đến bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề trên hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để nhận được thông báo sớm nhất nhé.