Chứng nhận hợp quy là gì? Thủ tục và quy trình công bố hợp quy

Chứng nhận hợp quy là yêu cầu cần thiết giúp các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh khẳng định thương hiệu và sản phẩm của mình trên thị trường. Đối với cá nhân, tổ chức nhập khẩu hàng hóa cần thực hiện công bố hợp quy cho sản phẩm trước khi tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa.

Chứng nhận hợp quy là gì?

Chứng nhận hợp quy (hay chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật) là đánh giá, xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật có phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng không.

Đối tượng chứng nhận hợp quy là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực hoặc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia quy chuẩn kỹ thuật địa phương quy định. 

Mục đích làm chứng nhận hợp quy

Những đối tượng thuộc nhóm quy định trong quy chuẩn kỹ thuật mang tính bắt buộc áp dụng và thường liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường. Nếu các doanh nghiệp muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc những đối tượng quy định này cần thực hiện.

Mục đích của các quy chuẩn kỹ thuật là nhằm đảm bảo sản phẩm, hàng hóa trước khi đưa vào sản xuất, kinh doanh là an toàn, không gây hại tới sức khỏe con người và môi trường. Để thực hiện chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn thì các doanh nghiệp cần trải qua quy trình đánh giá phù hợp. Các cá nhân, công ty nhập khẩu cần nắm rõ thủ tục này để chuẩn bị thủ tục sớm và phù hợp để tránh những phiền toái không đáng có sau này.

Hệ thống quy chuẩn và cơ sở pháp lý

Tại Việt Nam, hệ thống quy chuẩn kỹ thuật gắn liền với ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật bao gồm:

• Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia – QCVN
• Quy chuẩn kỹ thuật địa phương – QCĐP

Hoạt động chứng nhận hợp quy được căn cứ theo:

• Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Số 68/2006/QH11, sửa đổi bổ sung 35/2018/QH14
• Thông tư 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học & Công nghệ, quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy kèm phương thức đánh giá phù hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật.

Bên cạnh chứng nhận hợp quy, chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O cũng là chứng từ rất quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu. Tham khảo thêm dịch vụ làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa tại TSL.

Các phương thức chứng nhận hợp quy

Để được cấp chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp phải trải qua quá trình đánh giá sự phù hợp cho sản phẩm/hàng hóa. Theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, để đánh giá tính phù hợp của một hàng hóa cụ thể, các tổ chức chứng nhận hợp quy có thể áp dụng 1 trong 8 phương thức sau:

• Phương thức 1: Thử nghiệm mẫu sản phẩm/hàng hóa;
• Phương thức 2: Thử nghiệm mẫu kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất và giám sát thông qua việc lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm/hàng hóa trên thị trường;
• Phương thức 3: Thử nghiệm mẫu kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất và giám sát thông qua việc lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm/hàng hóa ở nơi sản xuất;
• Phương thức 4: Thử nghiệm mẫu kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất và giám sát thông qua việc lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm/hàng hóa ở nơi sản xuất và trên thị trường;
• Phương thức 5: Thử nghiệm mẫu kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất và giám sát thông qua việc lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm/hàng hóa ở nơi sản xuất hoặc trên thị trường kết hợp đánh giá quá trình sản xuất;
• Phương thức 6: Thực hiện đánh giá kết hợp với giám sát hệ thống quản lý;
• Phương thức 7: Thử nghiệm mẫu và đánh giá dựa trên lô sản phẩm/hàng hóa;
• Phương thức 8: Thử nghiệm hoặc kiểm định tất cả các sản phẩm cần chứng nhận hợp quy.

Thủ tục và quy trình đăng ký chứng nhận hợp quy

Hàng hóa nhập khẩu cần chứng nhận hợp quy hay kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu dựa theo phương thứ 7 quy định tại Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học & Công nghệ. Lưu ý chỉ lô hàng được đánh giá chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 mới đạt tiêu chuẩn hợp quy. 

• Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh của đơn vị phân phối sản phẩm tại Việt Nam;
• Giấy phép CA, phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất hoặc của cơ quan kiểm định độc lập nước xuất xứ;
• Nhãn phụ sản phẩm;
• Công thức sản phẩm: tỷ lệ % thành phần kèm theo công dụng
• Phiếu kiểm định chất lượng (nước sở tại);
• Chứng nhận chất lượng hàng hóa (nước sở tại)

>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình các bước làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Quy trình thực hiện đánh giá hợp quy với hàng nhập khẩu được diễn ra như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp tự đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Hoặc thông qua một tổ chức chứng nhận được chỉ định để hỗ trợ thực hiện.
• Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ và nộp cho Tổ chức chứng nhận.
• Bước 3: Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá, kiểm nghiệm và thẩm xét hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận hợp quy, dấu hợp quy và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng dấu.
• Bước 4: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký công bố hợp tại cơ quan chuyên ngành do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định.
• Bước 5: Cơ quan chuyên ngành ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy.

Lưu ý:

Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổ chức chứng nhận có thẩm quyền phải cấp Giấy Xác nhận công bố. Trường hợp không cấp giấy cần thông báo lý do cho người đăng ký công bố hợp quy. 

Trường hợp bộ hồ sơ chưa hợp lê, trong vòng 2 tháng tổ chức, cá nhân công bố sản phẩm cần bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo yêu cầu nếu không cơ quan tiếp nhận sẽ hủy hồ sơ công bố.

Lợi ích của chứng nhận hợp quy cho doanh nghiệp

Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN quy định sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu cần phải chứng nhận hợp quy hay kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu. 

Thông qua hoạt động đánh giá trong quy trình chứng nhận hợp quy sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện và phát triển hệ thống quản lý chất lượng. Từ đó mang đến cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ với chất lượng tốt nhất. 

Việc chứng nhận hợp quy đảm bảo sản phẩm luôn được ổn định và nâng cao, giúp doanh nghiệp đẩy mạnh hơn những yêu cầu của quy chuẩn được sử dụng đánh giá, chứng nhận. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ hạn chế những rủi do bị thu hồi sản phẩm không đảm bảo chất lượng theo quy định và phải bồi thường thiệt hại cho người tiêu dùng.

Cụ thể, những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi thực hiện chứng nhận hợp quy cho sản phẩm:

• Được sử dụng dấu hợp quy (CR) trực tiếp trên sản phẩm, hàng hóa ngoài thị trường;
• Minh chứng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp đảm bảo an toàn, chất lượng cao và đáp ứng tốt các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng;
• Minh chứng doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các yêu cầu quy chuẩn, tiêu chuẩn theo pháp luật, hạn chế các đợt kiểm tra chuyên ngành;
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín trong mắt đối tác và khách hàng;
• Đáp ứng yêu cầu về sản phẩm, hàng hóa từ khách hàng;
• Tối ưu hóa chi phí sản xuất nhờ hạn chế tối đa sai lỗi
• Tạo cơ hội để sản phẩm, hàng hóa vươn ra thị trường thế giới

>>> Đọc thêm: Bộ hồ sơ xin giấy nhập khẩu hải quan

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy có thể là các cơ quan chức năng của chính phủ hoặc các tổ chức chứng nhận được ủy quyền. Dưới đây là một số cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy phổ biến tại Việt Nam:

• Bộ Công Thương: Bộ Công Thương có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy cho nhiều mặt hàng như hàng tiêu dùng, hàng điện tử, hàng dệt may, hàng thực phẩm và nhiều lĩnh vực khác.
• Bộ Y tế: Bộ Y tế có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy cho hàng hóa liên quan đến lĩnh vực y tế, chẳng hạn như dược phẩm, thiết bị y tế, sản phẩm chăm sóc sức khỏe, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm y tế.
• Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Bộ có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy cho hàng hóa liên quan đến ngành nông nghiệp và thực phẩm, chẳng hạn như cây trồng, thủy hải sản, chất liệu chăn nuôi và các sản phẩm nông sản chế biến.
• Cục Quản lý Chất lượng: Cục Quản lý Chất lượng (tên đầy đủ là Cục Quản lý Chất lượng sản phẩm và tiêu chuẩn đo lường) là cơ quan thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ có thẩm quyền cấp chứng nhận hợp quy cho các mặt hàng liên quan đến tiêu chuẩn, chất lượng và đo lường.
• Tổ chức chứng nhận độc lập: Ngoài các cơ quan chức năng của chính phủ, có nhiều tổ chức chứng nhận độc lập được công nhận và ủy quyền để cấp chứng nhận hợp quy cho các loại hàng hóa khác nhau. Các tổ chức này phải tuân thủ quy trình và yêu cầu chứng nhận đã được quy định bởi cơ quan chức năng.

Danh sách sản phẩm, hàng hóa phải chứng nhận hợp quy

Sản phẩm bắt buộc phải chứng nhận hợp quy được liệt kê rõ ràng theo trách nhiệm của từng Bộ, Ban ngành. Để dễ theo dõi, TSL Logistics sẽ đưa ra bảng danh sách sản phẩm, hàng hóa buộc phải công bố để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu:

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Y tế quản lý 

Thông tư số 31/2017/TT-BYT của Bộ Y tế quy định các sản phẩm bắt buộc công bố hợp quy gồm:

• Vắc – xin, sinh phẩm điều trị
• Trang thiết bị y tế loại B, loại C
• Thiết bị y học cổ truyền
• Nguyên liệu làm thuốc
• Phương tiện tránh thai

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý 

Căn cứ theo Thông tư số 14/2018/TT-BNNPTNT của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, danh sách sản phẩm phải chứng nhận hợp quy gồm:

• Giống cây trồng
• Giống vật nuôi
• Thức ăn chăn nuôi
• Giống thủy sản
• Phân bón
• Muối công nghiệp
• Keo dán gỗ

Với các mặt hàng nông sản, hàng dễ bị mọt, nấm mốc,… cần làm chứng nhận hun trùng phòng trừ sự phát tán các vi sinh vật sống kí sinh trong hàng hóa, làm sạch các kệ hoặc các thùng gỗ trở nên sạch, tránh bị ô nhiễm trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý 

Thông tư số 04/2018/TT-BTTTT và Thông tư 11/2020/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các sản phẩm bắt buộc công bố hợp quy gồm:

• Thiết bị công nghệ thông tin
• Thiết bị truyền hình, phát thanh
• Thiết bị đầu cuối
• Thiết bị vô tuyến điện
• Pin Lithium cho điện thoại, máy tính xách tay, máy tính bảng

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Giao thông Vận tải quản lý

Thông tư số 41/2018/TT-BGTVT và 12/2022/TT-BGTVT ngày 30/06/2022 của Bộ Giao thông Vận tải quy định các sản phẩm bắt buộc công bố hợp quy gồm:

• Xe đạp, xe đạp điện, xe mô tô, xe gắn máy
• Xe máy chuyên dùng
• Ô tô, rơ moóc và sơ mi rơ moóc
• Toa xe đường sắt đô thị
• Đầu máy Điêzen

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Công thương quản lý 

Theo Thông tư số 13/VBHN-BCT của Bộ Công thương các sản phẩm cần công bố hợp quy gồm:

• Động cơ điện
• Máy phát điện
• Máy biến đổi tĩnh điện
• Máy biến áp phòng nổ
• Dây điện, cáp điện
• Thiết bị thông tin
• Thiết bị điều khiển phòng nổ
• Nồi hơi nước sưởi trung tâm (không gồm các loại thuộc nhóm 84.02)
• Máy và thiết bị cơ khí khác
• Vật liệu nổ công nghiệp

>>> Đọc thêm: Quy trình thủ tục nhập khẩu tủ điện

Danh sách sản phẩm, hàng hóa thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý 

Căn cứ theo quy định của Thông tư số 01/2009/TT-BKHCN và Quyết định 2711/QĐ-BKHCN 30/12/2022 của Bộ Khoa học và Công nghệ, danh sách sản phẩm, hàng hóa cần công bố hợp quy gồm:

• Các sản phẩm điện, điện tử
• Lò vi sóng
• Nồi cơm điện
• Bàn là điện
• Máy sấy khô tay
• Lò nướng điện, vỉ nướng điện
• Dụng cụ pha chè hoặc cà phê
• Xăng
• Nhiên liệu điêzen
• Đồ chơi trẻ em
• Quạt điện

>>> Đọc thêm: Quy trình làm thủ tục nhập khẩu nồi cơm điện

TSL hỗ trợ thủ tục chứng nhận hợp quy

TSL mang tới dịch vụ chứng nhận hợp quy uy tín, chất lượng. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và các thủ tục để được cấp chứng nhận nhanh chóng, giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ các quy định hợp quy. 

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực và có đội ngũ nhân viên am hiểu về thủ tục đăng ký chứng nhận hợp quy, TSL nhiệt tình hỗ trợ khách hàng xem xét tài liệu, các thông tin cần thiết để đảm bảo hồ sơ chứng nhận đáp ứng đầy đủ yêu cầu và tiêu chuẩn cần thiết.

Trong suốt quá trình làm thủ tục, chúng tôi sẽ theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ chứng nhận và cung cấp thông tin cập nhật nhanh chóng để quý khách luôn nắm bắt được tình hình.

>>> Tham khảo thêm dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu tại TSL

Quý khách gọi ngay tới số hotline 092 188 83 88 để nhận tư vấn chi tiết về thủ tục công bố hợp quy hàng hóa nhập khẩu.