Xuất nhập khẩu chính ngạch là khái niệm được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tham gia hoạt động thương mại quốc tế. Đây là hình thức đưa hàng hóa qua biên giới bằng đường hợp pháp, có đầy đủ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng và được pháp luật bảo hộ. So với các hình thức khác, xuất nhập khẩu chính ngạch không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp mà còn giảm thiểu rủi ro về pháp lý, đồng thời mang lại lợi thế trong việc mở rộng thị trường. Trong bài viết này, TSL sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết xuất nhập khẩu chính ngạch là gì, ưu điểm nổi bật và lý do tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức này trong hoạt động kinh doanh quốc tế.
Xuất nhập khẩu chính ngạch là gì?
Xuất nhập khẩu chính ngạch là một hình thức xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp trong nước và các đối tác nước ngoài, mọi hoạt động mua bán đều tuân thủ theo Hiệp định thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia với nhau.
Những mặt hàng xuất nhập khẩu chính ngạch đều phải đóng thuế theo quy định của pháp luật và bị kiểm soát chặt chẽ hơn theo quy định của các cơ quan chuyên ngành, bao gồm: chất lượng hàng hóa, chứng từ hàng hóa, an toàn vệ sinh thực phẩm,…
Tại Việt Nam, những mặt hàng xuất nhập khẩu chính ngạch phải thuộc danh mục hàng được Nhà nước cho phép. Trong đó, những mặt hàng có tên trong danh mục cấm thì không thể nhập khẩu theo con đường chính ngạch được.
Xuất nhập khẩu chính ngạch phù hợp nhất đối với những công ty, doanh nghiệp có nhu cầu mua bán hàng hóa với số lượng lớn, giá trị hàng hóa cao. Hình thức này sẽ đảm bảo tính pháp lý đầy đủ, minh bạch cho hàng hóa nhập vào.
Phân biệt xuất nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch
Xuất nhập khẩu tiểu ngạch
Xuất nhập khẩu tiểu ngạch là hình thức mua bán hàng hóa qua biên giới với quy mô nhỏ, thường diễn ra tại các cửa khẩu phụ hoặc lối mở biên giới. Ưu điểm của con đường tiểu ngạch là thủ tục nhanh gọn, chi phí ban đầu thấp, linh hoạt về số lượng hàng và thời gian giao dịch. Hình thức này phù hợp với với các mặt hàng tiêu dùng, nông sản, quần áo, phụ kiện. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của hình thức tiểu ngạch là tính pháp lý và ổn định chưa cao: chứng từ hạn chế, khó chứng minh nguồn gốc xuất xứ, dễ gặp rủi ro về chất lượng hàng hóa, biến động giá cả, và có giới hạn giá trị mỗi ngày (khoảng 2 triệu/người).
>> Tham khảo bài viết: Phân biệt xuất nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch để hiểu rõ hơn.
Xuất nhập khẩu chính ngạch
Ngược lại, xuất nhập khẩu chính ngạch là phương thức giao thương quốc tế tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, thông quan qua cửa khẩu quốc tế với hóa đơn, hợp đồng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và chứng từ hải quan đầy đủ. Ưu điểm nổi bật của chính ngạch là tính pháp lý rõ ràng, an toàn về nguồn hàng, dễ dàng vận chuyển số lượng lớn, và thuận lợi trong việc ký kết hợp đồng dài hạn hoặc phân phối hàng cho các hệ thống bán lẻ lớn. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn cần duy trì hoạt động xuất nhập khẩu lâu dài.
>>> Tham khảo thêm: Dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam.
Ưu và nhược điểm của hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch
Ưu điểm của xuất nhập khẩu chính ngạch
- Áp dụng cho các lô hàng có giá trị nhập khẩu lớn và không hạn chế số lượng nhập khẩu. Hàng hóa nhập khẩu có nguồn gốc rõ ràng, đầy đủ giấy tờ, chứng từ, hóa đơn tuân thủ quy định pháp luật, từ đó giảm thiểu rủi ro bị cơ quan chức năng thu giữ.
- Mức độ ổn định cao, quyền lợi của đôi bên được đảm bảo thông qua hợp đồng thương mại, đây là căn cứ để giải quyết khi xảy ra tranh chấp giữa bên mua và bên bán.
- Vận chuyển quốc tế an toàn và đảm bảo hơn, phù hợp với các lô hàng có giá trị cao.
- Vận chuyển qua biên giới từ tất cả các quốc gia có ký kết các Hiệp định thương mại với Việt Nam, không nhất thiết phải là những quốc gia có chung đường biên giới.
Nhược điểm của xuất nhập khẩu chính ngạch
- Thủ tục, giấy tờ xuất nhập khẩu chính ngạch khá phức tạp, chỉ khi hàng hóa được thông quan nhà nhập khẩu mới được nhận hàng hóa, trừ trường hợp được phép chuyển vào kho bảo quản đợi kết quả kiểm tra chuyên ngành.
- Chi phí thường cao hơn so với tiểu ngạch.
- Hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ, cần kiểm tra nhiều thủ tục, giấy tờ dẫn đến sự linh hoạt giảm đi.
Phân loại hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch
Xuất nhập khẩu chính ngạch được chia làm 2 loại chính, đó là:
Xuất nhập khẩu chính ngạch trực tiếp
Với hình thức xuất nhập khẩu chính ngạch trực tiếp, công ty/doanh nghiệp nhập khẩu sẽ đứng tên trực tiếp trong tờ khai hải quan tại những mục nhập khẩu. Mọi hoạt động đàm phán và mua bán với nhà cung cấp hàng hóa nước ngoài cũng do công ty/doanh nghiệp trực tiếp thực hiện.
Khi xuất nhập khẩu chính ngạch trực tiếp, mọi thủ tục, giấy tờ đều do công ty/doanh nghiệp chuẩn bị nên nếu có bất kỳ rủi ro liên quan đến việc thông quan, thuế hay giấy tờ, công ty/doanh nghiệp nhập khẩu đều phải chịu trách nhiệm toàn bộ.
Xuất nhập khẩu chính ngạch ủy thác
Thay vì tự thực hiện các hoạt động nhập khẩu như hình thức trực tiếp, các công ty/doanh nghiệp lựa chọn ủy thác nhập khẩu sẽ nhờ một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics để giao dịch và nhập khẩu. Đơn vị này sẽ thay mặt doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai hải quan và làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp sẽ phải phí dịch dịch vụ nhập khẩu ủy thác cho các đơn vị cung cấp dịch vụ.
Với hình thức nhập khẩu ủy thác, doanh nghiệp chỉ cần làm hợp đồng ủy thác hợp tác với các đơn vị trung gian, sau đó họ sẽ thay mặt doanh nghiệp làm các thủ tục thông quan hàng hóa. Cuối cùng doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn đỏ hợp pháp của hàng hóa và các chứng từ nhập khẩu liên quan.
Quy trình xuất nhập khẩu chính ngạch
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch
Quy trình nhập khẩu chính ngạch triển khai theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ xuất nhập khẩu chính ngạch
Khi đưa hàng hóa qua cửa khẩu bằng con đường chính ngạch, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ sau:
- Hợp đồng (Sale contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Quy cách đóng gói (Packing list) với Seller (người bán)
- Bill of Lading (nếu có)
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
- LC – Tín dụng thư
- Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
- Giấy chứng nhận hàng hóa (form E)
- Hóa đơn vận chuyển.
- Chứng nhận kiểm dịch
Bước 2: Thanh toán Invoice
Tiến hành thanh toán Invoice dựa trê những điều kiện đa ghi rõ trong hợp đồng. Thông thường, hình thức thanh toán qua ngân hàng sẽ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, khi lựa chọn hình thức này cần phải dùng ngân hàng được Nhà nước cấp phép thanh toán.
Bước 3: Làm thủ tục xuất khẩu hải quan
Hiện nay, có ba phương thức vận chuyển chính khi nhập khẩu chính ngạch, bao gồm đường biển, đường bộ và đường hàng không.
Trong trường hợp doanh nghiệp bạn mới bắt đầu thực hiện thủ tục khai hải quan, bạn sẽ cần mua token, đăng ký mã người dùng và mật khẩu trên hệ thống.
Sau khi hoàn tất việc đăng ký, doanh nghiệp có thể khai báo trực tiếp thông qua phần mềm hải quan. Sau khi khai báo, doanh nghiệp cần chờ thông quan và có thể theo dõi tình hình qua phần mềm hải quan.
Tờ khai hải quan có ba loại luồng khách hàng cần lưu ý:
- Màu xanh: Mã kiểm tra của tờ khai là số 1, hàng hóa được thông quan ngay lập tức.
- Màu vàng: Mã kiểm tra của tờ khai là số 2, bạn chỉ cần xuất trình chứng từ để hải quan kiểm tra và thông quan.
- Màu đỏ: Mã kiểm tra của tờ khai là số 3, bạn phải xuất chứng từ để kiểm tra và thực hiện kiểm tra hàng hóa.
Bước 4: Nộp thuế và lấy lệnh xuất hàng
Khi thực hiện khai báo hải quan, bạn phải xem xét và nộp các chi phí thuế phát sinh. Sau đó nhận được lệnh giao hàng bao gồm các tài liệu sau:
- Giấy giới thiệu từ công ty xuất hàng
- Vận đơn
- Thông báo hàng đến
Nếu nhập hàng chính ngạch theo container cần thêm các tài liệu như: giấy mượn container, giấy hạ container rỗng, hạn lệnh giao hàng và phải có hóa đơn.
Sau đó, khách hàng tiếp tục thực hiện các thủ tục như sau:
- Mở tờ khai và hoàn tất thủ tục hải quan
- In phiếu giao nhận, thực hiện thanh lý và xuất hàng
Bước 5: In Transit Delay
Lúc này hàng hóa đang trong thời gian vận chuyển. Trong quá trình này, cả người mua và người bán đều có thể theo dõi hàng hóa thông qua một mã tracking được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển.
Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu hải quan
Khi hàng hóa chính ngạch đã được chuyển đến đích, bạn sẽ tiến hành các thủ tục nhập khẩu. Quá trình làm thủ tục nhập khẩu sẽ bắt đầu lại từ bước 1 của việc xét duyệt các chứng từ. Bạn cũng cần nhớ thu hồi tiền thuê container (nếu có) và cung cấp các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu
- Giấy hạ container rỗng
- Giấy thuê container
Quy trình làm thủ tục xuất khẩu chính ngạch
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Để tiến hành xuất khẩu chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo quy định của Hải quan Việt Nam. Hồ sơ cơ bản bao gồm: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), tờ khai hải quan xuất khẩu điện tử, chứng từ vận tải (Bill of Lading hoặc Airway Bill), cùng giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu mặt hàng cần hưởng ưu đãi thuế quan. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ giúp quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro bị chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
Bước 2: Đặt lịch booking tàu, lấy container rỗng
Sau khi có kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu hoặc đơn vị logistics để đặt chỗ (booking). Khi booking được xác nhận, hãng tàu sẽ cấp container rỗng cho doanh nghiệp đem về kho để đóng hàng. Đây là khâu quan trọng giúp đảm bảo hàng hóa có lịch trình xuất phù hợp với thời gian giao nhận với đối tác nước ngoài.
Bước 3: Kiểm tra và đóng gói hàng hóa
Hàng hóa xuất khẩu cần được kiểm tra chất lượng, phân loại và đóng gói theo đúng tiêu chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp nên sử dụng vật liệu đóng gói chắc chắn, kèm theo nhãn mác, ký mã hiệu để thuận tiện trong quá trình vận chuyển và kiểm tra tại cảng.
Bước 4: Làm thủ tục xuất khẩu
Ở bước này, doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai hải quan điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Sau khi tờ khai được tiếp nhận, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được thông quan. Trong một số trường hợp, hàng hóa cần kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Vận chuyển hàng lên tàu
Khi thủ tục xuất khẩu hoàn tất, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến cảng và bốc xếp lên tàu theo lịch đã booking. Thêm nữa doanh nghiệp cần gửi các chứng từ gốc được ghi trong hợp đồng cho đối tác. Việc này giúp họ có thể làm thủ tục nhập khẩu thuận lợi hơn.
Những rủi ro trong xuất nhập khẩu chính ngạch
Vận chuyển chính ngạch giúp đảm bảo tính ổn định khi vận chuyển và bảo vệ quyền lợi cho các bên thông qua hợp đồng thương mại quốc tế. Tuy nhiên, chính bởi vì yêu cầu khắt khe hơn về giấy tờ và tính pháp lý của hàng hóa nên nếu doanh nghiệp nhập khẩu không tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và thủ tục hải quan có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc hàng hóa bị tịch thu.
Chưa kể, nếu không may chọn phải đơn vị vận chuyển không uy tín thì doanh nghiệp cũng có thể gặp phải rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.
Mặc dù xuất nhập khẩu bằng đường chính ngạch yêu cầu khắt khe hơn về các thủ tục nhập khẩu và thuế nhập khẩu cần đóng cũng cao hơn. Tuy nhiên đây vẫn là hình thức nhập khẩu an toàn và được khuyến khích hơn so với nhập khẩu tiểu ngạch.
Chi phí xuất nhập khẩu chính ngạch
Khi thực hiện xuất nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp sẽ phải đi qua các cửa khẩu quốc tế và tuân thủ đầy đủ quy trình thủ tục hải quan theo quy định của pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa cần được kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế, khai báo hải quan và nộp các loại thuế bắt buộc. Trong đó, thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT) là hai khoản chi phí chính mà bất kỳ lô hàng chính ngạch nào cũng phải thanh toán.
Ngoài các khoản thuế, doanh nghiệp còn phải trả thêm phí khai quan, phí soi chiếu container, phí lưu kho bãi, cũng như chi phí kiểm tra chất lượng hàng hóa đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế). Những chi phí này có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng tùy loại hàng và thời gian xử lý. Đặc biệt, nếu hồ sơ không chuẩn hoặc thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm phí lưu bãi hoặc phạt chậm thông quan.
So với nhập khẩu tiểu ngạch, chi phí chính ngạch thường cao hơn do tuân thủ đầy đủ quy trình và đóng đủ thuế, nhưng đổi lại, hàng hóa được bảo đảm về mặt pháp lý, có chứng từ hợp lệ để khấu trừ thuế VAT tránh rủi ro bị tịch thu khi đưa ra thị trưởng.
TSL – Đơn vị cung cấp dịch vụ nhập khẩu chính ngạch
TSL là đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu chính ngạch trọn gói uy tín và chất lượng. Với đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực hải quan và thương mại quốc tế, TSL cam kết cung cấp các giải pháp xuất nhập khẩu chính ngạch hiệu quả cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
TSL không chỉ đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và quy trình hải quan mà còn tối ưu hóa quá trình nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích cho khách hàng. Đồng thời, trong quá trình hợp tác, chúng tôi luôn nhiệt tình hỗ trợ tư vấn cho quý doanh nghiệp về thuế, hải quan và các vấn đề pháp lý liên quan để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và bền vững trong môi trường thương mại quốc tế phức tạp ngày nay.
Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh và phát triển bền vững, TSL luôn nỗ lực không ngừng để trở thành đối tác tin cậy của các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ xuất nhập khẩu chính ngạch tại Việt Nam. Quý khách cần tư vấn thêm về dịch vụ vui lòng gọi tới hotline 092 188 83 88.