Hệ thống ECoSys là hệ thống được triển khai và quản lý bởi Bộ Công thương, giúp cơ quan chức năng kiểm soát và quản lý thông tin liên quan đến xuất xứ hàng hóa dễ dàng hơn. Đồng thời giúp doanh nghiệp xuất khẩu giảm bớt thủ tục không cần thiết để chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu. Bài viết dưới đây của TSL sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hồ sơ thương nhân và khai (C/O) trên hệ thống ECoSys.
Hệ thống ECoSys là gì?
ECoSys (Electronic C/O system) – hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử là một hệ thống dịch vụ công online thuộc Bộ Công thương. Hệ thống này đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 31/2018.NĐ-CP:
Hồ sơ thương nhân được khai báo qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử – ECoSys hoặc các trang điện tử khác của cơ quan, tổ chức được Bộ Công thương ủy quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Như vậy, theo quy định, hồ sơ thương nhân điện tử (C/O) được tạo và khai báo trên hệ thống ECoSys tại địa chỉ http://www.ecosys.gov.vn. Bộ Công thương khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký Hồ sơ thương nhân trên hệ thống ECoSys. Trường hợp không thể đăng ký bằng hệ thống điện tử có thể nộp bộ hồ sơ giấy tại cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ.
Tầm quan trọng của hệ thống eCoSys
Đối với cơ quan quản lý nhà nước, eCoSys góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, cho phép các phòng Quản lý Xuất nhập khẩu duyệt hồ sơ của doanh nghiệp nhanh hơn. Bên cạnh đó, hệ thống này còn giúp cơ quan chức năng kiểm soát và quản lý thông tin liên quan đến xuất xứ hàng hóa, đồng thời giúp tăng cường tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình thương mại quốc tế.
Đối với doanh nghiệp, eCoSys giúp giảm bớt các thủ tục không cần thiết để chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa xuất khẩu. Hệ thống đã được xây dựng với quy trình khai báo rõ ràng, đơn giản, chỉ một vài thao tác doanh nghiệp đã có thể thực hiện khai báo C/O.
>>> Đọc thêm: DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU TRỌN GÓI
Hồ sơ đăng ký hồ sơ thương nhân gồm những gì?
Đăng ký hồ sơ thương nhân là việc các doanh nghiệp đăng ký thông tin tài khoản của doanh nghiệp mình cho Bộ Công thương, mục đích là để xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O.
Căn cứ theo khoản 1 điều 13, Nghị định số 31/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp đăng ký hồ sơ thương nhân cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Đăng ký mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, ký Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và mẫu con dấu của thương nhân
- Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân (Mẫu số 02 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này)
>>> Đọc thêm: Hồ sơ và quy trình ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc
Hướng dẫn đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống eCoSys
Thực hiện đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống eCoSys gồm những bước sau:
Bước 1: Tạo tài khoản
Để đăng ký hồ sơ thương nhân, trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản trên trang dịch vụ công theo đường link https://dichvucong.moit.gov.vn/Register.aspx
Khi truy cập vào đường link, hệ thống sẽ trả về một bản khai như bên dưới. Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các trường có ký hiệu * màu đỏ (đây là ký hiệu thể hiện những thông tin bắt buộc phải nhập).
Chú ý nhập các thông tin thật cẩn thận, kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi ấn nút Đăng ký để tránh tình trạng sai sót về sau. Các thông tin tài khoản: Tên đăng nhập, email, mật khẩu cần lưu lại để thực hiện đăng nhập vào hệ thống sau này.
Bước 2: Đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống eCoSys
Sau khi đăng ký thành công tài khoản, bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống theo đường link https://dichvucong.moit.gov.vn/Login.aspx?clientkey=vGh3F8zA&url=https%3a%2f%2fecosys.gov.vn%3a443%2fvalidate.moitid
Thông tin đăng nhập là những thông tin tài khoản bạn đã đăng ký ở bước 1.
Sau khi đăng nhập thành công, bạn vào mục THÔNG TIN DOANH NGHIỆP, tìm mục “Danh sách dịch vụ công” ở phía dưới. Tiếp đến, tải mẫu 01 nếu thương nhân là công ty thương mại. Trường hợp công ty là nhà sản xuất thì tải thêm mẫu 02 lên hệ thống. Cuối cùng chọn Lưu thông tin.
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong quy trình đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống eCoSys và chờ cán bộ phụ trách duyệt tài khoản của Phòng quản lý Xuất Nhập khẩu duyệt hồ sơ.
Những lưu ý khi thực hiện đăng ký hồ sơ thương nhân
- Có thể sử dụng token doanh nghiệp để ký hồ sơ thương nhân, không nhất thiết phải sử dụng thẻ eCoSys.
- Nếu không đăng ký được online trên hệ thống có thể đăng ký bằng hồ sơ giấy tại Phòng quản lý Xuất Nhập khẩu.
- Liên hệ với cán bộ phụ trách duyệt hồ sơ tại Phòng quản lý Xuất Nhập khẩu để hồ sơ được duyệt nhanh hơn.
- Trường hợp nhà xuất khẩu là nhà sản xuất cần nộp thêm Danh mục cơ sở sản xuất (mẫu 02).
Hướng dẫn khai C/O điện tử
Để khai báo C/O trên hệ thống, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bạn chọn menu Khai báo C/O để bắt đầu khai báo hồ sơ C/O.
Bước 2: Tại Tab Khai báo C/O, bạn nhập đầy đủ thông tin theo form mẫu có sẵn. Lưu ý rằng các trường có dấu * màu đỏ là những ô bắt buộc cần phải nhập dữ liệu.
Bước 3: Tại bảng chọn Form C/O, bạn chọn loại form phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bước 4: Chọn nước nhập khẩu (Importing Country) (chọn theo tên nước có sẵn trong hệ thống)
Bước 5: Export Declaration Number và Export Declaration Attached: Tại đây bạn nhập số hiệu của tờ khai hải quan và đính kèm tệp (nếu có).
Bước 6: Good consigned from (phần dành cho các thông tin về doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa). Các thông tin này cần phải khớp với thông tin từ hồ sơ doanh nghiệp.
- Exporter’s Business Name: Tên Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa
- Address line 1: Địa chỉ của nhà xuất khẩu (Tối đa 70 ký tự)
- Address line 2: Trường này không bắt buộc phải ghi. Trong tường hợp address line 1 vượt quá 70 ký tự và không thể khai hết thì bạn sẽ khai Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố tại trường này.
Bước 7: Good consigned to
Tại đây sẽ kê khai các thông tin sau:
- Consignee’s name: Tên công ty nước ngoài nhập khẩu hàng hóa
- Address line 1: Địa chỉ của nhà nhập khẩu (tối đa 70 ký tự).
- Address line 2: Trường này không bắt buộc phải điền. Trong trường hợp Address line 1 quá 70 ký tự và không thể khai hết ở line 1, bạn sẽ điền tiếp sang ô này.
- Country: Tên nước nhập khẩu hàng hóa.
- Transport Type: Chọn các hình thức đã có sẵn trong hệ thống.
- Port of Loading: Chọn các cảng trong nước (cảng tại nước xuất khẩu). Trên hệ thống đã liệt kê các cảng và bạn chỉ cần chọn đúng cảng xuất hàng đi. Nếu cảng đi không có sẵn trong hệ thống bạn cần phải nhập thủ công.
- Port of Discharge: Chọn cảng dỡ hàng (cảng tại nước nhập khẩu).
- Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Điền thông tin tên tàu vận chuyển và hóa đơn vận chuyển.
- Departure date: Ngày tàu chạy
- Phần hàng hóa: Bạn chọn Add/Update Items để thực hiện khai báo phần hàng hóa. Cách khai báo cụ thể như sau:
- Exporting/Importing HS Code: Chọn Mã HS của hàng hóa
- Goods description: Mô tả thông tin chi tiết của hàng hóa
- Origin Criterion: Mô tả tiêu chí xuất xứ
- Quantity/ Unit: Số lượng hàng hóa
- Gross Weight/ Unit: Nhập trọng lượng hàng hóa
- Invoice Number/ Date: Nhập số hóa đơn
- Mark and Number on package: Ghi ký hiệu trên thùng
- Package Quantity: Nhập số lượng thùng
Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin yêu cầu, bạn kiểm tra lại các thông tin một lần nữa cho chắc rồi chọn Save item.
Trên đây là hướng dẫn đăng ký hồ sơ thương nhân và khai C/O trên hệ thống eCoSys. Nếu quý vị gặp khó khăn trong quá trình đăng ký hoặc cần tư vấn thêm về các thủ tục nhập khẩu, vui lòng liên hệ tới TSL theo hotline 092 188 83 88 để nhận tư vấn nhiệt tình nhất.