TSL sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất về các bước thực hiện ủy thác xuất khẩu hiện nay, từ việc ký kết hợp đồng cho đến hoàn tất nghĩa vụ thuế và thanh toán. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn dễ hiểu, rõ ràng và đầy đủ thông tin, thì đừng bỏ qua bài viết này!
Tại sao nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu
Theo số liệu thống kê năm 2024, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam đạt tới 405,53 tỷ USD – một con số ấn tượng phản ánh tiềm năng rất lớn của thị trường xuất khẩu trong nước. Tuy nhiên, để đạt được những thành tựu này, không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các dịch vụ ủy thác xuất khẩu, giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn mở rộng hoạt động thương mại quốc tế mà không cần tự mình xử lý toàn bộ quy trình phức tạp. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này:
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
Thay vì phải đầu tư nhân sự, đào tạo đội ngũ am hiểu về thủ tục hải quan, luật xuất khẩu, logistics hay xử lý chứng từ thương mại quốc tế, doanh nghiệp có thể tận dụng kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của các công ty cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu. Việc này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cố định và thời gian triển khai, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp chưa có phòng ban xuất khẩu riêng. Hơn nữa, khi ủy thác, doanh nghiệp còn được hỗ trợ về kiểm tra chất lượng hàng hóa, xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), khai báo hải quan, đặt chỗ vận chuyển quốc tế (booking logistics) và thực hiện hợp đồng ngoại thương một cách chuyên nghiệp.
Hạn chế rủi ro
Xuất khẩu hàng hóa là quá trình tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ sự sai sót trong hồ sơ hải quan, vi phạm các quy định pháp lý quốc tế, đến thất lạc hàng hóa hoặc chậm trễ trong vận chuyển. Khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp được bảo vệ tốt hơn bởi các bên trung gian có kinh nghiệm, có năng lực đàm phán và xử lý tình huống khẩn cấp. Ngoài ra, các đơn vị uy tín còn thường đi kèm các chính sách bảo hiểm, cam kết trách nhiệm rõ ràng trong từng khâu giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi giao dịch quốc tế.
Tiếp cận thị trường quốc tế nhanh chóng
Đối với những doanh nghiệp chưa từng xuất khẩu, việc hiểu rõ và tiếp cận hệ thống phân phối, khách hàng hoặc đối tác nước ngoài là một thách thức lớn. Các công ty cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu thường đã có sẵn mạng lưới quan hệ, đối tác vận chuyển quốc tế, đại lý hải quan và kinh nghiệm làm việc với nhiều thị trường như Mỹ, EU, Nhật Bản, Trung Quốc,… Nhờ vậy, sản phẩm của doanh nghiệp có thể nhanh chóng “vượt biên giới”, tiếp cận người tiêu dùng toàn cầu mà không mất quá nhiều thời gian và chi phí thử nghiệm.
Quy trình ủy thác xuất khẩu
Bước 1: Liên hệ tư vấn
Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu. bước quan trọng nhất là liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ để được tư vấn chuyên sâu. Tại TSL, bạn có thể gọi ngay qua hotline: 0866 139 944 / 0246 292 9229 để được đội ngũ chuyên viên tư vấn hỗ trợ miễn phí.
TSL sẽ tiếp nhận thông tin về loại hàng hóa, thị trường xuất khẩu dự kiến, cũng như nhu cầu cụ thể của khách hàng để từ đó đề xuất hình thức xuất khẩu phù hợp nhất (xuất khẩu trực tiếp, gián tiếp hoặc thông qua đại lý thương mại). Đồng thời, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, chứng từ cần thiết, như Commercial Invoice, Packing List, C/O (Certificate of Origin), Hợp đồng thương mại,… giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, cả hai bên sẽ thống nhất về các điều khoản liên quan như: phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng theo Incoterms, phạm vi trách nhiệm của mỗi bên và thời hạn thực hiện. TSL sẽ hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đầy đủ giấy phép xuất khẩu, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, và các tài liệu liên quan khác để thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu. Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết, TSL còn có thể đại diện khách hàng đàm phán với bên nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi và tiến độ giao hàng được thực hiện đúng theo hợp đồng.
Bước 3: Nhận thanh toán của bên nhập khẩu
Khi hợp đồng đã được ký kết, bên ủy thác có trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa đúng với cam kết đã nêu rõ trong hợp đồng thương mại. Trong khi đó, TSL với vai trò là bên nhận ủy thác sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra tình trạng hàng hóa, đảm bảo đúng chủng loại, số lượng và tiêu chuẩn xuất khẩu. Nếu cần, TSL sẽ thay mặt khách hàng tiến hành kiểm định chất lượng hàng hóa, làm việc với cơ quan kiểm tra chuyên ngành hoặc đăng ký kiểm dịch/xử lý hồ sơ kiểm tra chất lượng trước khi hàng được phép thông quan.
Bước 4: TSL chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục thông quan
Ở giai đoạn này, TSL sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị toàn bộ hồ sơ cần thiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Các giấy tờ bao gồm: hợp đồng thương mại (sales contract), hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), tờ khai hải quan, cùng các chứng từ bắt buộc khác như C/O (Certificate of Origin) hay chứng thư kiểm dịch, kiểm định chất lượng nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
TSL sẽ trực tiếp thực hiện việc mở tờ khai hải quan phối hợp với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa trong thời gian nhanh nhất. Đối với các lô hàng xuất khẩu phức tạp, cần phân luồng kiểm tra hoặc có yêu cầu giám sát chặt chẽ, đội ngũ TSL sẽ thay mặt khách hàng làm việc với các bên liên quan như hải quan cửa khẩu, kiểm dịch động thực vật, cơ quan cấp phép,… nhằm đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Bước 5: Thanh toàn và chuyển lại tiền hàng
Kết thúc quá trình giao hàng và hoàn tất các thủ tục xuất khẩu, hai bên sẽ tiến hành bước cuối cùng là thanh toán tiền hàng theo hợp đồng ủy thác đã ký trước đó. TSL có trách nhiệm minh bạch trong việc kê khai các khoản phí dịch vụ, thuế xuất khẩu, chi phí vận chuyển quốc tế (freight), phí làm thủ tục hải quan và các loại phí phát sinh khác (nếu có).
Toàn bộ khoản thanh toán sẽ được đối chiếu với hợp đồng ban đầu để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng về tài chính. Đồng thời, các chứng từ thanh toán, hóa đơn VAT, biên bản bàn giao hàng hóa,… sẽ được bàn giao lại đầy đủ cho doanh nghiệp để phục vụ cho việc hạch toán, quyết toán thuế và lưu trữ hồ sơ kế toán.
Kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ ủy thác xuất khẩu
Một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu gồm:
Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu xuất khẩu
Trước khi quyết định sử dụng bất kỳ dịch vụ nào cũng thế, không chỉ riêng ủy thác xuất khẩu. Bạn nên xác định rõ mục tiêu xuất khẩu và đặc điểm của hàng hóa. Bạn cần xác định chính xác loại mặt hàng sẽ xuất khẩu là gì (ví dụ: hàng tiêu dùng, thực phẩm, thiết bị cơ khí,…), thị trường đích (châu Á, EU, Mỹ,…), cũng như tần suất và khối lượng xuất khẩu. Việc này giúp chọn được đơn vị nhận ủy thác phù hợp về năng lực logistics, kiến thức thị trường và kinh nghiệm xử lý các nhóm hàng cụ thể.
Kiểm tra tính minh bạch của hợp đồng
Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận ủy thác. Vì vậy, bạn cần đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là các mục liên quan đến chi phí dịch vụ, phương thức thanh toán, trách nhiệm pháp lý khi xảy ra sự cố hoặc hàng bị từ chối nhập khẩu. Một đơn vị uy tín sẽ cung cấp hợp đồng rõ ràng, liệt kê đầy đủ các hạng mục dịch vụ và cam kết hỗ trợ xuyên suốt quá trình xuất khẩu – từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi giao hàng hoàn tất.
Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm
Một trong những tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn đơn vị ủy thác xuất khẩu là kinh nghiệm thực tế. Bạn nên tìm các đơn vị đã có kinh nghiệm làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang thị trường mục tiêu của bạn. Họ sẽ nắm rõ các yêu cầu về chứng từ, luật hải quan quốc tế, cách xử lý tình huống khi hàng hóa gặp trục trặc hoặc bị kiểm tra gắt gao tại cửa khẩu.
TSL – Đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu đúng quy trình
TSL với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành logistics và xuất nhập khẩu chính là đơn vị đáng tin cậy, chuyên cung cấp dịch vụ ủy thác xuất khẩu đúng quy trình, minh bạch và chuyên nghiệp. TSL sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về thị trường xuất khẩu quốc tế, từ châu Á đến châu Âu, Mỹ và Trung Đông. Các chuyên viên của TSL không chỉ giỏi nghiệp vụ mà còn hiểu rõ quy định, luật hải quan và văn hóa kinh doanh tại từng khu vực, giúp quá trình giao thương trở nên thuận lợi hơn.
Một trong những thế mạnh nổi bật của TSL là mạng lưới đại lý và đối tác rộng khắp tại hơn 100 quốc gia và vùng lãnh thổ, cho phép doanh nghiệp tiếp cận thị trường mục tiêu một cách hiệu quả, tối ưu hóa chi phí vận chuyển và xử lý nhanh gọn các thủ tục hải quan. Liên hệ ngay với TSL để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ ủy thác xuất khẩu chuyên sâu, đúng quy trình và hiệu quả vượt mong đợi.