Cách làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

Khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, thủ tục thông quan là một bước quan trọng không thể thiếu để hàng hóa của bạn nhập khẩu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa của bạn có thể nhanh chóng thông qua hải quan mà không gặp phải bất kỳ khó khăn nào.

Thế nào là thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là quá trình cơ quan Hải quan cho phép hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục kiểm tra, khai báo và nộp các nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Nói một cách dễ hiểu, đây chính là bước quan trọng để hàng hóa có thể đi vào hoặc ra khỏi lãnh thổ một quốc gia qua cửa khẩu, cảng biển, sân bay hoặc các điểm thông quan nội địa.

Tại sao phải làm thủ tục thông quan cho hàng hóa nhập khẩu

Khi thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa, thủ tục thông quan là bước bắt buộc không thể bỏ qua nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn hàng hóa được lưu thông trên thị trường.

Đảm bảo kiểm soát chất lượng & an toàn hàng hóa

Một trong những chức năng chính của quá trình thông quan là kiểm tra chất lượng, kiểm dịch và giám sát an toàn hàng hóa trước khi được lưu thông trong nội địa. Cơ quan hải quan phối hợp cùng các đơn vị chuyên ngành như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp hay Bộ Khoa học và Công nghệ để đảm bảo rằng sản phẩm nhập khẩu không gây hại đến sức khỏe người tiêu dùng, môi trường và an toàn cộng đồng. Điều này hạn chế tình trạng hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc sản phẩm không rõ nguồn gốc xuất xứ tràn vào thị trường.

Tránh bị xử phạt hành chính

Việc không làm hoặc cố tình lách luật trong thủ tục thông quan có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt hành chính, bị giữ hàng tại cảng hoặc thậm chí bị tịch thu lô hàng. Theo quy định của Nghị định 128/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực hải quan, các hành vi như kê khai sai mã HS, gian lận thương mại hay cố tình trốn thuế đều bị xử lý nghiêm minh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí phát sinh mà còn gây thiệt hại nặng về mặt uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Được phép lưu thông hợp pháp trên thị trường

Chỉ sau khi hoàn thành đầy đủ tờ khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu, và được cấp phép thông quan hàng hóa mới chính thức được công nhận là hợp pháp và đủ điều kiện để lưu thông, phân phối hoặc sử dụng tại thị trường Việt Nam. Đây là điều kiện tiên quyết để bạn có thể tiến hành bán hàng, sản xuất hoặc sử dụng sản phẩm nhập khẩu mà không gặp bất kỳ rào cản pháp lý nào từ cơ quan chức năng. Ngoài ra, việc thông quan đúng chuẩn còn giúp bạn dễ dàng hoàn thành chứng từ kế toán, chứng minh nguồn gốc xuất xứ khi thanh kiểm tra.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu

Khi thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai báo hải quan không chỉ giúp quy trình diễn ra suôn sẻ mà còn hạn chế tối đa rủi ro như hàng bị lưu kho, xử phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian nhận hàng.

Một bộ hồ sơ thông quan hàng hóa nhập khẩu chuẩn thường bao gồm những chứng từ sau:

1. Tờ khai hải quan: Đây là tài liệu bắt buộc, khai báo thông qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Thông tin trên tờ khai cần trùng khớp hoàn toàn với các chứng từ còn lại.
2. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là căn cứ xác định giá trị hàng hóa và tính thuế nhập khẩu. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng trị giá.
3. Vận đơn (Bill of Landing): Là chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành. Đây là cơ sở xác minh quyền sở hữu hàng hóa.
4. Giấy phép nhận khẩu: Áp dụng cho những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, máy móc đã qua sử dụng…
5. Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
6. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O): Tùy vào hiệp định thương mại giữa các nước, C/O giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo quy định.
7. Danh mục máy móc, thiết bị
8. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Quy trình làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu

Dưới đây là quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu được hướng dẫn cụ thể theo từng bước:

Bước 1: Khai tờ khai quan

Trước tiên, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo tờ khai hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan quản lý. Trong bước này, người khai hải quan cần nhập đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa, mã HS (HS code), trị giá tính thuế, số lượng, xuất xứ (C/O nếu có), cảng nhập và các giấy tờ liên quan như Commercial Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List (phiếu đóng gói) và Bill of Lading (vận đơn).

Việc khai đúng mã HS rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và các chính sách quản lý chuyên ngành (nếu có). Do đó, nếu bạn chưa quen thuộc, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác.

Bước 2: Mở tờ khai

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tiến hành phân luồng kiểm tra tờ khai gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ:

• Nếu tờ khai rơi vào luồng xanh, tức là không phải kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa, bạn chỉ cần nộp thuế, phí đầy đủ và hàng sẽ được thông quan ngay.
• Với luồng vàng, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
• Trường hợp luồng đỏ, hàng hóa phải kiểm tra thực tế (kiểm hóa).

Trong mọi trường hợp, sau khi mở tờ khai thành công, hệ thống sẽ cấp số tờ khai hợp lệ và doanh nghiệp tiếp tục các bước tiếp theo.

Bước 3: Kiểm tra chất lượng hàng hóa

Một số mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành như mỹ phẩm, thực phẩm, máy móc thiết bị cũ, dược phẩm… sẽ phải thực hiện bước kiểm tra chất lượng hoặc kiểm tra an toàn thực phẩm, kiểm dịch động thực vật theo quy định của các cơ quan chức năng như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp, Bộ Công thương,…

Thông thường, hải quan sẽ cho thông quan tạm thời để doanh nghiệp lấy mẫu hàng mang đi kiểm định. Sau khi có kết quả chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn hoặc giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, doanh nghiệp phải nộp bổ sung để hoàn tất hồ sơ thông quan.

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí

Trước khi hàng hóa được chính thức thông quan, doanh nghiệp cần nộp các loại thuế bắt buộc, bao gồm:

• Thuế nhập khẩu (Import Duty)
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
• Lệ phí hải quan

Khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và lệ phí, hàng hóa chính thức được thông quan và bạn có thể mang hàng về kho hoặc giao cho bên vận tải.

Những lưu ý cần nhớ khi làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu

• Kiểm tra kỹ hồ sơ giấy tờ trước khi khai báo: Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai bị từ chối hoặc xử lý chậm chính là do thiếu sót trong bộ hồ sơ hải quan. Theo quy định, hồ sơ cần có: hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đối chiếu thông tin đầy đủ và đồng nhất giữa các chứng từ để tránh tình trạng bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian thông quan.
• Cần xác định chính xác mã HS: Mã HS (Harmonized System Code) giúp xác định mức thuế nhập khẩu và các chính sách quản lý chuyên ngành. Nếu khai sai mã HS, bạn có thể bị áp thuế sai, thậm chí bị xử phạt hành chính.
• Đừng bỏ sót bước kiểm tra chuyên ngành: Với những mặt hàng như đồ điện tử, thiết bị y tế, thực phẩm,… thì kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hoặc công bố hợp quy là thủ tục bắt buộc. Bạn nên kiểm tra xem hàng hóa của mình có thuộc diện phải kiểm tra hay không để chủ động làm hồ sơ trước khi thông quan chính thức.

• Phải hoàn thành các khoản thuế phí: Sau khi khai báo thành công và được phân luồng, bạn sẽ phải đóng đủ thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và có thể là thuế tiêu thụ đặc biệt tùy loại hàng.
• Có thể sử dụng dịch vụ thông quan của TSL nếu gặp khó khăn: Trong trường hợp bạn mới bắt đầu hoạt động nhập khẩu, chưa hiểu rõ quy trình hoặc không muốn mất thời gian xử lý hàng tá thủ tục phức tạp thì nên sử dụng dịch vụ thông quan của TSL Logistics. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, TSL hỗ trợ từ A-Z: từ tra mã HS, chuẩn bị chứng từ, đăng ký kiểm tra chuyên ngành, cho tới nộp thuế và nhận hàng tận nơi. Điều này giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian làm thủ tục.

Trên đây là bài viết chi tiết về cách làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào có thể liên hệ trực tiếp với TSL để được tư vấn sớm nhất nhé.