Lịch tàu biển là một trong những thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao nhận hàng hóa, thông quan và bố trí kho bãi của doanh nghiệp. Chỉ cần thời gian tàu đến hoặc tàu rời cảng thay đổi vài ngày cũng có thể tác động đến tiến độ sản xuất, giao hàng và chi phí logistics. Trong bài viết này, TSL sẽ hướng dẫn cách tra cứu lịch tàu biển quốc tế nhanh chóng, dễ thực hiện cùng những lưu ý giúp doanh nghiệp theo dõi hành trình lô hàng hiệu quả hơn.
Tra cứu lịch tàu biển quốc tế là gì?
Tra cứu lịch tàu biển quốc tế là việc tìm kiếm và theo dõi thông tin về hành trình của một chuyến tàu vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất phát đến cảng đích. Thông qua việc tra cứu, doanh nghiệp có thể biết tàu đã khởi hành hay chưa, đang ở vị trí nào, dự kiến khi nào đến cảng hoặc có phát sinh thay đổi trong lịch trình hay không.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa tra cứu lịch tàu và tra cứu container. Thực tế, đây là hai hình thức khác nhau. Tra cứu lịch tàu tập trung vào hành trình của con tàu, trong khi tra cứu container giúp theo dõi tình trạng của từng container cụ thể trong suốt quá trình vận chuyển. Tùy mục đích theo dõi, doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp cả hai phương thức.
Những lợi ích khi theo dõi lịch trình tàu
Việc thường xuyên theo dõi lịch tàu giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong nhiều công việc liên quan đến xuất nhập khẩu. Khi biết chính xác thời gian tàu cập cảng, doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ hải quan, bố trí phương tiện nhận hàng hoặc sắp xếp kho bãi phù hợp.
Ngoài ra, cập nhật lịch trình còn giúp hạn chế các khoản chi phí phát sinh như lưu container hoặc lưu bãi do nhận hàng chậm. Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, việc theo dõi tiến độ vận chuyển cũng giúp chủ động trao đổi với khách hàng về thời gian giao hàng, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và hạn chế những tình huống ngoài kế hoạch.
Cần chuẩn bị những thông tin gì trước khi tra cứu?
Việc tra cứu sẽ nhanh và chính xác hơn nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các thông tin cơ bản về lô hàng hoặc chuyến tàu. Chỉ cần có một trong những dữ liệu phù hợp, bạn đã có thể tìm kiếm trên website hãng tàu hoặc các hệ thống theo dõi hành trình quốc tế.
Các thông tin thường được sử dụng để tra cứu
Thông tin được sử dụng nhiều nhất là tên tàu và số hiệu chuyến tàu (Voyage), tức mã số dùng để phân biệt từng chuyến khai thác của cùng một con tàu. Nếu có hai thông tin này, doanh nghiệp có thể tra cứu lịch trình khá nhanh trên website của hãng tàu hoặc các nền tảng theo dõi tàu.
Ngoài ra, số container cũng là dữ liệu phổ biến để kiểm tra tiến độ vận chuyển. Một lựa chọn khác là sử dụng số vận đơn đường biển (Bill of Lading), đây là chứng từ xác nhận việc hãng tàu đã tiếp nhận hàng để vận chuyển. Nhiều hãng tàu hiện nay đều hỗ trợ tra cứu trực tiếp bằng số vận đơn hoặc số container trên hệ thống trực tuyến.
Trường hợp thiếu thông tin thì nên xử lý như thế nào?
Nếu chưa có đủ dữ liệu để tra cứu, doanh nghiệp nên kiểm tra lại bộ chứng từ vận chuyển do người bán hoặc đơn vị giao nhận cung cấp. Trong trường hợp vẫn thiếu thông tin, có thể liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc công ty logistics đang phụ trách lô hàng để được hỗ trợ.
Việc cố gắng tra cứu khi không có đủ thông tin thường mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến kết quả không chính xác, đặc biệt với những tuyến có nhiều chuyến tàu cùng tên hoặc cùng hành trình.
Các cách tra cứu lịch tàu biển quốc tế phổ biến hiện nay
Hiện nay doanh nghiệp có thể tra cứu lịch tàu thông qua các nền tảng theo dõi tàu trực tuyến hoặc hệ thống của hãng tàu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu khác nhau, từ theo dõi vị trí thực tế của tàu đến kiểm tra tình trạng vận chuyển của từng lô hàng.
Tra cứu bằng MarineTraffic
MarineTraffic là một trong những nền tảng theo dõi tàu biển được sử dụng phổ biến trên thế giới. Hệ thống này thu thập dữ liệu từ công nghệ AIS (Automatic Identification System – hệ thống nhận dạng tự động), cho phép người dùng theo dõi vị trí của hàng nghìn tàu đang hoạt động trên biển.
Để tra cứu, doanh nghiệp chỉ cần nhập tên tàu hoặc số IMO nếu có. Sau khi tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị vị trí hiện tại của tàu trên bản đồ, hướng di chuyển, tốc độ, cảng đi, cảng đến và thời gian dự kiến cập cảng. MarineTraffic đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn biết tàu đang ở đâu hoặc theo dõi hành trình theo thời gian thực, thay vì chỉ xem lịch trình dự kiến.
Tra cứu trên website của hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển
Phần lớn các hãng tàu lớn hiện nay đều cung cấp công cụ tra cứu trực tuyến trên website. Người dùng có thể tìm kiếm bằng số vận đơn hoặc số container để kiểm tra toàn bộ quá trình vận chuyển.
So với các nền tảng theo dõi tàu, website của hãng tàu thường cung cấp nhiều thông tin liên quan trực tiếp đến lô hàng hơn. Doanh nghiệp có thể biết container đã được xếp lên tàu hay chưa, đang ở chặng nào, đã trung chuyển qua cảng nào hoặc dự kiến khi nào đến cảng đích. Đây cũng là nguồn dữ liệu chính thức mà nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng khi cần cập nhật tiến độ giao nhận.
Nên chọn cách tra cứu nào?
Không có phương pháp nào phù hợp cho mọi trường hợp. Nếu mục tiêu là theo dõi vị trí thực tế của con tàu trên biển, MarineTraffic là lựa chọn thuận tiện nhờ khả năng cập nhật liên tục.
Trong khi đó, website của hãng tàu phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng cụ thể của container hoặc vận đơn. Với những lô hàng có giá trị lớn hoặc yêu cầu cập nhật thường xuyên, nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp thêm hệ thống theo dõi của công ty logistics. Đơn vị vận chuyển sẽ chủ động thông báo khi lịch tàu thay đổi, giúp doanh nghiệp không phải tự kiểm tra nhiều lần và có phương án xử lý kịp thời.
Cách đọc kết quả sau khi tra cứu lịch tàu
Sau khi tra cứu thành công, người dùng sẽ thấy nhiều thông tin kỹ thuật liên quan đến lịch trình của tàu. Hiểu đúng ý nghĩa của các chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán thời gian hàng đến và chủ động hơn trong kế hoạch nhận hàng hoặc giao hàng.
Ý nghĩa của các thông tin thường gặp
Trong kết quả tra cứu, ETA (Estimated Time of Arrival) là thời gian dự kiến tàu đến cảng. Đây là thông tin được doanh nghiệp theo dõi nhiều nhất để chuẩn bị nhận hàng và bố trí nhân sự.
ETD (Estimated Time of Departure) là thời gian dự kiến tàu rời cảng xuất phát hoặc cảng trung chuyển. Ngoài ra, kết quả còn thể hiện cảng trung chuyển nếu hàng phải đổi tàu trong quá trình vận chuyển. Một số hệ thống cũng hiển thị vị trí hiện tại của tàu trên bản đồ, giúp người dùng biết chính xác tàu đang ở khu vực nào và còn bao xa so với cảng đích.
Vì sao lịch tàu có thể thay đổi?
Lịch tàu trên hệ thống chỉ là thời gian dự kiến và có thể điều chỉnh vì nhiều nguyên nhân. Điều kiện thời tiết xấu, bão hoặc sóng lớn có thể khiến tàu phải thay đổi tốc độ hoặc lịch trình.
Ngoài ra, tình trạng ùn tắc tại cảng, thay đổi kế hoạch khai thác của hãng tàu hoặc việc trung chuyển qua nhiều cảng cũng có thể khiến ETA và ETD thay đổi. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra một lần mà cần theo dõi thường xuyên, đặc biệt khi lô hàng sắp cập cảng.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ theo dõi lịch tàu, kiểm tra tiến độ vận chuyển, tư vấn thủ tục hải quan hoặc sử dụng dịch vụ vận tải quốc tế, TSL sẵn sàng đồng hành với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm. TSL hỗ trợ cập nhật lịch tàu, theo dõi hành trình lô hàng và đưa ra giải pháp logistics phù hợp, giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và tối ưu hơn.