Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng các quy định pháp lý. Quá trình này bao gồm nhiều bước quan trọng từ xin giấy phép, đặt lịch tàu cho đến kiểm tra đến vận chuyển hàng hóa. Bài viết này TSL sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết quy trình nhập khẩu bằng đường biển để bạn có thêm thông tin.
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu
Trước khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa, bạn cần xin giấy phép nhập khẩu từ các cơ quan quản lý nhà nước. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa của bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
Tài liệu cần thiết bao gồm hợp đồng mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại (commercial invoice), và bảng kê chi tiết hàng hóa (packing list). Quá trình này cũng yêu cầu bạn khai báo rõ ràng các thông tin về loại hàng, khối lượng, và giá trị nhằm tránh rủi ro khi thông quan.
Bước 2: Đặt lịch (Booking tàu)
Sau khi hoàn tất giấy phép, bước tiếp theo là đặt lịch tàu với các hãng vận tải biển. Lưu ý, để có thể đặt lịch tàu vận chuyển bạn sẽ cần đến hợp đồng thương mại, vậy nên cần chắc chắn việc đàm phán mua bán đã thành công.
Việc booking tàu cần được thực hiện sớm để đảm bảo thời gian vận chuyển phù hợp với kế hoạch. Nếu như bạn đặt lịch quá sớm thì giá vận chuyển có thể cao. Ngược lại nếu đặt quá muộn thì sẽ không còn chỗ trên tàu. Khoảng thời gian thích hợp để đặt chỗ là 2 tuần trước thời điểm tàu xuất phát.
Ngoài ra, bạn cần cung cấp các thông tin chính xác như tên cảng xuất khẩu, cảng nhập khẩu, số lượng container, và loại hàng hóa vận chuyển cho đơn vị vận chuyển Forwarder. Sau đó, Forwarder sẽ có nhiệm vụ liên hệ với bên mua hoặc bán để hướng dẫn đóng gói hàng hóa theo đúng yêu cầu.
Bước 3: Kiểm tra và xác nhận booking
Sau khi thực hiện booking, doanh nghiệp cần kiểm tra và xác nhận thông tin từ hãng vận tải. Điều này bao gồm việc rà soát các thông tin về lịch trình, chi phí vận chuyển, và số hiệu container. Trong trường hợp có sai sót hãy yêu cầu ngay để sửa chữa kịp thời.
Kiểm tra kỹ lưỡng giúp đảm bảo rằng các thông tin đã được thống nhất và phù hợp với thỏa thuận ban đầu. Đồng thời, việc xác nhận cũng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các bước tiếp theo, từ đóng gói hàng hóa đến thông quan tại cảng nhập khẩu.
Bước 4: Theo dõi quá trình đóng gói hàng hóa
Quá trình đóng gói hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm khi vận chuyển bằng đường biển. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hàng hóa để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
Hàng hóa phải được đóng gói theo đúng tiêu chuẩn quốc tế, sử dụng vật liệu bền, chống ẩm và bảo vệ sản phẩm khỏi tác động bên ngoài như va đập, độ ẩm, hoặc các yếu tố thời tiết. Ngoài ra, cần đánh dấu rõ ràng thông tin hàng hóa và hướng dẫn xử lý lên bao bì để thuận tiện cho các bên liên quan trong quá trình vận chuyển.
Thêm nữa cần đảm bảo tình trạng của container dùng để vận chuyển, bằng cách yêu cầu bên đóng gói gửi ảnh container để xác nhận tình trạng. Việc theo dõi và kiểm tra là điều cần thiết giúp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn và đúng tiến độ.
Bước 5: Kiểm tra và xác nhận các chứng từ liên quan
Bạn cần kiểm tra đầy đủ và chính xác các giấy tờ liên quan như hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, danh sách đóng gói,… Việc rà soát kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ giúp tránh sai sót có thể gây trì hoãn quá trình nhập khẩu. Bởi khi làm thủ tục thông quan nếu thông tin giấy tờ có sai sót thì sẽ rất rắc rối vì bạn sẽ phải chuẩn bị lại hoặc hàng hóa của bạn sẽ không được nhập khẩu.
Bước 6: Nhận thông báo khi hàng đến
Khi hàng hóa đã đến cảng nhập khẩu, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng vận tải. Thông báo này chứa các thông tin quan trọng như ngày đến, địa điểm nhận hàng và các thủ tục cần thiết để lấy hàng. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng thông báo và đối chiếu với các chứng từ liên quan để xác định tính chính xác.
Bước 7: Chuẩn bị giấy tờ thông quan
Bước này khá quan trọng vì ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian thông quan hàng hóa. Nếu như bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thì hàng hóa được thông quan nhanh chóng. Mặt khác nếu giấy tờ thiếu hoặc có sai sót bạn sẽ cần thêm thời gian để hoàn thiện.
Các chứng từ vận tải cơ bản
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: 02 bản chính
- Hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương: 01 bản sao
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 01 bản sao
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp: 01 bản sao
- Bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất): 02 bản chính
Bước 8: Làm thủ tục thông quan
Tại bước này, bạn cần nộp bộ hồ sơ hải quan tại cơ quan hải quan hoặc qua hệ thống thông VNACCS. Trong quá trình này, các cán bộ hải quan sẽ kiểm tra và xác minh thông tin hàng hóa, đối chiếu với các quy định hiện hành.
Bạn cần đảm bảo thông tin trong tờ khai nhập khẩu khớp với thực tế hàng hóa. Nếu phát sinh vấn đề như hàng hóa nằm trong diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để xử lý kịp thời, tránh phát trường hợp hàng hóa bị buộc phải tái xuất.
Bước 9: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, bạn tiến hành thanh lý tờ khai. Đây là bước xác nhận cuối cùng giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp, đảm bảo rằng hàng hóa đã được nhập khẩu hợp lệ và các khoản thuế, phí đã được thanh toán đầy đủ. Ngoài ra, bạn cần lưu giữ biên lai, chứng từ liên quan để phục vụ công tác kiểm toán hoặc tra cứu sau này.
Bước 10: Chuyển hàng hóa về kho và trả container rỗng
Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển là vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho của doanh nghiệp. Để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hoặc thất thoát, các doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức vận chuyển nội địa phù hợp, chẳng hạn như xe tải hoặc xe container chuyên dụng.
Sau khi hàng hóa đã được đưa về kho, container rỗng cần được trả lại đúng nơi quy định của hãng tàu. Lưu ý khi trả cần kiểm tra lại tình trạng của container để tránh các vấn đề phát sinh.
Bước 11: Lưu trữ hồ sơ và khiếu nại
Sau khi đã đưa hàng về kho bạn sẽ tiến hành kiểm tra lại tình trạng hàng hóa. Nếu có vấn đề cần yêu cầu kiểm tra và khiếu nại ngay. Tránh để quá lâu thì yêu cầu của bạn sẽ không được tiếp nhận.
Cuối cùng cần lưu giữ tất cả các giấy tờ liên quan, điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin khi cần mà còn đáp ứng yêu cầu pháp lý nếu có kiểm tra từ các cơ quan chức năng.
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu bằng đường biển
Chứng từ vận tải đường biển cơ bản
Khi bạn nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thì những giấy tờ liên quan đến việc làm thủ tục thông quan chắc chắn không thể thiếu. Cụ thể bạn sẽ cần chuẩn bị các chứng từ sau:
- Tờ khai hải quan gồm 2 bản chính
- Giấy phép nhập khẩu đối với các mặt hàng thuộc quản lý chuyên ngành của nhà nước
- Hợp đồng thương mại 1 bản sao
- Danh sách đóng gói
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Chứng từ liên quan đến tàu và cảng
Với phương thức nhập khẩu đường biển, còn cần chuẩn bị các chứng từ sau:
- Chỉ thị xếp hàng
- Biên lai thuyền phó
- Vận đơn (Bill of lading)
- Danh sách đóng gói (Packing list)
- Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)
- Phiếu kiểm đếm ( Dock sheet Tally sheet )
- Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice )
- Chứng nhận xuất xứ (℅)
Lưu ý cần biết khi nhập khẩu bằng đường biển
Các lưu ý khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa qua đường biển sẽ giúp bạn giảm rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết
Để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình thông quan, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ là bước không thể bỏ qua. Ngoài các giấy tờ cơ bản như tờ khai hải quan, vận đơn thì bạn cần bổ sung thêm giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch nếu hàng hóa thuộc nhóm quản lý chuyên ngành. Lời khuyên của TSL là bạn nên chuẩn bị giấy tờ từ sớm vì thời gian chờ giấy tờ được xét duyệt sẽ khá lâu.
Tính toán chi phí vận chuyển và các khoản phụ phí
Chi phí vận chuyển đường biển không chỉ bao gồm phí thuê container hay vận tải, mà còn có nhiều khoản phụ phí khác như phí làm hàng tại cảng, phí lưu container, phí chứng từ, và phí bảo hiểm hàng hóa. Bạn cần có kế hoạch rõ ràng để xây dựng dự trù ngân sách, ngoài ra cũng cần cập nhật giá thường xuyên vì phí vận chuyển sẽ thay đổi theo từng thời điểm.
Nên sử dụng dịch vụ vận tải đường biển của TSL
Đối với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc muốn tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, việc sử dụng dịch vụ vận tải đường biển chuyên nghiệp từ TSL là lựa chọn đáng cân nhắc. TSL không chỉ cung cấp giải pháp vận tải an toàn, nhanh chóng mà còn hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quy trình từ thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hóa đến bảo hiểm vận chuyển. Đặc biệt, với mạng lưới đối tác rộng khắp và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, TSL đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Trên đây là bài viết chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mà TSL muốn gửi đến bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải đường biển chuyên nghiệp hãy liên hệ với TSL qua hotline để nhận được tư vấn sớm nhất nhé.